Boîte de réception

La boîte de réception centralise toutes les communications entre hôtes et invités en un seul endroit, éliminant le besoin de passer d'une application OTA à une autre et même d'un appareil à un autre pour gagner du temps et augmenter la réactivité. Avec la possibilité d'envoyer des messages de canal, des emails, des SMS, et des messages WhatsApp, vous n'aurez besoin que d'une seule boîte de réception pour communiquer avec vos invités.

Points forts

• Possibilité d'envoyer des messages via l'API OTA pour la connexion API d'Airbnb, Booking.com et Vrbo. Pour les autres canaux, la messagerie est toujours basée sur un système de proxy email

  • En raison des limitations d'intégration, les messages de Booking.com seront affichés s'ils sont liés à des réservations confirmées et non à des demandes de renseignements. Cela diffère de Vrbo, où les demandes de renseignements sont affichées dans le tableau de bord Hostaway > Boîte de réception

• Capacités de messagerie des co-hôtes Airbnb. Possibilité de sélectionner l'expéditeur du message dans la liste des co-hôtes Airbnb disponibles. Depuis la boîte de réception Hostaway, vous pouvez choisir le compte avec des permissions de co-hébergement que vous souhaitez utiliser comme expéditeur du message.
  
  
  
  
  • Uniquement pour les messages envoyés manuellement, pas pour les messages automatiques
  • La sélection de l'utilisateur ne peut être effectuée que sur le tableau de bord, pas sur l'application mobile
  • La sélection de l'utilisateur pour chaque réservation via le tableau de bord se reflétera sur les messages envoyés depuis l'application mobile
  • L'utilisateur doit avoir accès en tant que co-hôte à l'annonce sur Airbnb
  • Le compte Airbnb du co-hôte doit être connecté à Hostaway depuis le gestionnaire de canaux
  • L'annonce doit être réimportée pour actualiser notre liste de co-hôtes assignés à la propriété sur Airbnb

• Possibilité d'envoyer des messages via email. Cela signifie que vous pouvez envoyer et recevoir des messages vers et depuis le fournisseur d'email de l'invité (c'est-à-dire Google)

  • Pour utiliser votre adresse email au lieu de l'adresse email de l'expéditeur Hostaway, veuillez lire cet article

• Possibilité d'utiliser la communication SMS bidirectionnelle (messages texte uniquement) avec une limitation de 140 caractères et dans les pays où le service est applicable. Veuillez consulter cet article pour comprendre dans quels pays la messagerie SMS bidirectionnelle est disponible

• Possibilité de définir des notifications pour les attributions de conversation

• Possibilité de laisser des notes internes pour les utilisateurs

  • Les notes internes sont affichées en jaune

• Possibilité de pré-approuver les demandes de renseignements Airbnb

• Possibilité d'envoyer des offres spéciales Airbnb

• Un rafraîchissement plus rapide permet de voir les nouveaux messages sans avoir besoin de rafraîchir la page

• Possibilité d'utiliser une version réactive de la boîte de réception sur les appareils mobiles

Options de la boîte de réception

Marquer les messages comme lus/non lus

Lors de l'importation des annonces, Hostaway importe les réservations et génère les fils de messages, mais ils sont par défaut non lus.

Pour marquer ces messages comme lus en masse, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Allez sur votre tableau de bord Hostaway > Boîte de réception

2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Mise à jour en masse

3. Choisissez l'option pour marquer le message comme Lu / Archivé

4. Sélectionnez la date du dernier message envoyé ou reçu

5. Cliquez sur Confirmer

Veuillez noter :

1. S'il y a de nombreux fils à mettre à jour, le processus peut prendre quelques minutes

2. Rafraîchissez manuellement votre navigateur et vous devriez voir que tous les messages ont été marqués comme souhaité

3. Le statut Lu/non lu est par utilisateur, mais l'archivage concerne tous les fils d'un compte

4. Lorsqu'une automatisation de message est envoyée, bien que le message soit envoyé avec votre nom d'utilisateur, il sera affiché comme non lu puisque vous ne l'avez pas écrit vous-même

5. Lorsqu'une nouvelle réservation est importée dans Hostaway, peu importe qui a envoyé le dernier message, il sera affiché comme non lu

6. Lorsqu'un invité répond, la conversation sera marquée comme non lue

7. Lorsque vous répondez directement depuis le canal, le message sera marqué comme non lu. Nous ne pouvons pas afficher la conversation comme lue dans Hostaway car elle a été lue en dehors de Hostaway

Vous pouvez également marquer ces messages comme non lus ou les archiver individuellement :

Mettre en veille les messages

Vous pouvez mettre en veille les messages pour un temps donné et récupérer automatiquement le message après que le temps soit écoulé.

Archiver les messages

En savoir plus ici sur comment archiver vos messages.

Pièces jointes

Possibilité d'envoyer des pièces jointes avec les limitations suivantes :

• Airbnb n'accepte que les fichiers image en .jpg et .png

• Booking.com n'accepte que les fichiers image en .jpg et .png. Les PDF ou les codes QR ne sont pas pris en charge

• VRBO accepte les fichiers image en .jpg et .png ainsi que les PDF

• Email direct : images & PDF

Attribuer des messages

Possibilité d'attribuer un fil de messages à un utilisateur Hostaway sur le même compte.

Remarque : Vous pouvez filtrer par fil non attribué dans la boîte de réception. Si vous souhaitez vérifier rapidement les messages qui ne sont pas attribués à un utilisateur, vous pouvez utiliser ce filtre pour vérifier les fils non attribués.

Programmer des messages manuels

Vous pouvez programmer des messages manuels

Formater les messages

HTML est disponible dans la boîte de réception pour aider à formater les messages. Cette option est disponible uniquement pour les canaux directs car les autres canaux ne permettent pas le HTML. Certaines options incluent le formatage du texte, l'ajout d'images, de liens hypertextes et l'alignement.

Notification de nouveau message

Vous n'avez pas besoin d'aller dans votre boîte de réception pour voir si vous avez de nouveaux messages non lus. Une notification circulaire avec un numéro à l'intérieur indiquera les messages reçus. Notez que ce numéro se mettra à jour automatiquement si la notification "Nouveau message" est activée dans le tableau de bord. Sinon, il se mettra à jour lorsque vous actualiserez n'importe quelle page.