Comment créer des modèles de messages ?

La fonctionnalité de messagerie Hostaway vous permet de créer des groupes de modèles et des modèles individuels. Les modèles sont comme des brouillons qui peuvent être utilisés pour répondre à vos invités.

Créer des modèles de messages

En haut à droite, cliquez sur "Ajouter un nouveau modèle" :

• Nom du modèle et Description. Informations internes
• Canaux. Vous ne pouvez pas sélectionner plusieurs canaux
• Annonces. Vous pouvez attribuer une, un groupe ou toutes les annonces au modèle de message
  • Par exemple, si vous souhaitez réutiliser un modèle de message uniquement pour un groupe d'annonces, vous pouvez créer un modèle de message et l'appliquer uniquement à ce groupe d'annonces
• Nom du groupe. Sélectionnez un groupe précédemment créé, si nécessaire, afin qu'il applique le modèle aux annonces correspondantes sous le même groupe.
• Message. Rédigez le message du modèle
  • Vous pouvez utiliser des champs si vous le souhaitez
  • Les modèles de messages ne prennent pas en charge le HTML externe. Vous pouvez utiliser l'éditeur HTML fourni, mais aucune source externe n'est prise en charge
  • Un modèle peut être modifié avant d'être envoyé à un invité

Utiliser un modèle de message

Après avoir sélectionné une conversation, vous pouvez accéder aux modèles directement dans la boîte de réception, sur le côté droit. Lorsque vous cliquez sur l'un des noms de modèle, il ajoutera automatiquement le message à la fenêtre de discussion afin que vous puissiez l'envoyer directement ou le modifier selon vos besoins.

Note supplémentaire
Si le modèle est attribué à une annonce spécifique et que l'annonce est supprimée, le modèle n'apparaîtra qu'après cela dans le compte administrateur avec l'information "toutes les annonces". L'administrateur peut alors l'attribuer à une autre annonce, le supprimer ou l'appliquer à toutes les annonces.

Créer des groupes de modèles de messages

Avec le logiciel Hostaway, vous pouvez ajouter des groupes de modèles à votre compte. Ces groupes peuvent être basés sur vos propres besoins. Par exemple, vous pouvez créer des groupes tels que "Administration" pour les modèles de facturation et de réservation, "Bâtiment" pour les modèles sur le fonctionnement de la machine à laver, ou "Activités" pour les modèles concernant les événements et les choses à faire dans la région. Créez les groupes et attribuez-les à des canaux et/ou des annonces. Appliquer ce groupe à un modèle spécifique sélectionnera automatiquement les mêmes annonces que le groupe, vous ne pouvez pas modifier les annonces applicables si elles diffèrent de la configuration du groupe.