Modulo Pagamenti Nuovi Ospiti – Hostaway

Stato del pagamento

Lo stato del pagamento è l'importo che l'ospite ha già pagato.

Abbiamo 4 tipi di stati di pagamento:

Pagato. Il prezzo totale è stato pagato. Questo include alcuni casi in cui è stato pagato più del prezzo totale
Parzialmente pagato. È stata pagata solo una parte
Non pagato. Non è stato pagato nulla
Sconosciuto. Abbiamo importato la prenotazione ma non abbiamo questi dettagli (b.com, Expedia, iCals, importazioni CSV, inclusi Vrbo); cambia in parzialmente pagato o pagato quando viene aggiunto un addebito

Quando le OTA si occupano del pagamento, generiamo un addebito ausiliario per riflettere l'importo pagato dall'ospite. Pertanto la logica è la seguente:

Canali interni (diretto, motore di prenotazione, WordPress, partner, google), Vrbo, Expedia e solitamente Booking.com (quando riceviamo dettagli CC o VCC): Ci baseremo completamente sugli addebiti del nostro sistema
Airbnb, Marriott, Booking.com (quando non riceviamo dettagli CC o VCC): Generiamo un addebito ausiliario con il metodo "Pagamento OTA"

Lo stato del pagamento è visibile all'interno e all'esterno delle prenotazioni

All'interno delle Prenotazioni
- Un'etichetta di stato accanto allo stato della prenotazione
- Barra del Saldo Pagamenti. Considera solo gli addebiti dovuti, pagati, in attesa di conferma e falliti. Gli addebiti non creati appariranno come "addebiti rimanenti". C'è un colore diverso per ogni stato
- Elenco cronologico degli addebiti. Sono rappresentati da un punto (addebito) o quadrato (pre-autorizzazione). È possibile eseguire alcune azioni per ciascuno di essi
- Accanto alla barra di avanzamento, verrà visualizzato un messaggio di avviso quando il sistema rileva che ha o sta per addebitare oltre il prezzo totale, o viceversa: quando il sistema rileva che potrebbero mancare alcuni addebiti
- Verrà visualizzato un tooltip per ciascun caso diverso per aiutare a comprendere da dove provengono i numeri e gli addebiti
- All'interno delle prenotazioni, abbiamo una sezione chiamata "Pagamento" che consiste in questi dettagli, una mini tabella con gli addebiti e le azioni disponibili per ciascun addebito, e le opzioni della carta di credito
  
  L'opzione "È pagato" non sarà visibile nelle prenotazioni. Avremo solo un menu a tendina per tutte le prenotazioni con i diversi stati di pagamento: Pagato, Parzialmente Pagato e Non Pagato.
  
  Nota: Questo stato può essere sovrascritto manualmente se necessario. Se accade, un avviso spiegherà che questo stato deve essere gestito manualmente d'ora in poi
Fuori dalle Prenotazioni
- Rapporto Prenotazioni. Questo è utile per capire se una prenotazione è già stata pagata. Puoi facilmente verificarlo nella colonna Stato Pagamento. Se non vedi quella colonna, assicurati di cliccare sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra e trova e seleziona Stato Pagamento. Puoi anche visualizzare Colonne aggiuntive come Saldo, Saldo rimanente e Importo pagato. Queste colonne appariranno anche nei file CSV delle prenotazioni.
- Posta in arrivo
- Calendario

Quali sono i cambiamenti nel sistema quando si utilizza il Nuovo Modulo di Pagamento Ospiti?

Fatture. Le fatture sono generate per prenotazione e rifletteranno le ultime modifiche della prenotazione. Le auto-fatture non esisteranno più quando si utilizza questo nuovo modulo di pagamento ospite. Invece, avremo pagamenti automatici (vedi punto 5 sotto). Le fatture possono essere trovate:
- All'interno della prenotazione
- Nella tabella delle spese → Puoi filtrare per vista prenotazione
- Nel Portale Ospiti
  
  Di seguito è riportato lo screenshot di un esempio di documento PDF scaricabile.
  
  Il numero di fattura è unico per prenotazione e ha una "versione". Quindi, se la prenotazione o il modello vengono aggiornati dopo che una fattura precedente è stata generata in passato, cambieremo il numero (nell'esempio sotto, diventerebbe Fattura #15442710-2) per la prossima fattura della prenotazione.
Ricevute. Ogni addebito ha una ricevuta, e può essere scaricata in un PDF. È possibile impostare un modello per le Ricevute e scaricare un PDF per ciascuna di esse. Queste sono visibili:
- All'interno delle Prenotazioni
- Nella tabella degli addebiti
- Nel Portale Ospiti (solo per addebiti pagati)
  
  Di seguito è riportato lo screenshot di un esempio di download di documento PDF
  
  Nota: Puoi scegliere se mostrare o meno fatture e ricevute nel Portale Ospiti
  
  È possibile scegliere se mostrare le fatture e quando: Sempre, Dopo il check-in, Dopo il check-out, o Dopo il pagamento completo. È anche possibile selezionare i canali. Ad esempio: Preferisci che gli ospiti ricevano ancora le loro fatture da Airbnb, ma non per il Motore di Prenotazione o Prenotazioni Dirette. E solo dopo che hanno pagato completamente. Anche le ricevute per gli addebiti pagati possono essere nascoste. Per impostazione predefinita, entrambe le opzioni saranno attivate e tutti i canali selezionati per i nuovi annunci.
Addebiti Offline. Per molte ragioni, i pagamenti possono avvenire al di fuori di Hostaway: bonifici bancari, contanti, pagamenti con carta di credito non effettuati tramite Hostaway, ecc. Abbiamo introdotto metodi di pagamento per addebiti che genereranno "addebiti offline" e si comporteranno in modo molto simile agli addebiti attuali. La principale differenza è che questi dovranno essere gestiti al 100% manualmente da te.
Tabella delle spese
- La tabella delle spese contiene tutti gli stati delle spese
- È possibile applicare filtri
- I report CSV possono essere scaricati in base alla selezione
- Le colonne ora possono essere trascinate e ordinate in base ai loro valori
- Le azioni sono anche possibili da questa tabella
- Abbiamo aggiunto una vista raggruppata "per prenotazione" dove mostra qualsiasi prenotazione che contiene spese in base ai filtri che hai selezionato. Fornisce una panoramica dello stato del pagamento per la prenotazione e, se espansa, mostrerà le spese che contiene. I CSV saranno sempre gli stessi, indipendentemente dalla vista selezionata
Pagamenti automatici. Nel nuovo modulo di pagamento ospite, la fattura e le spese non saranno insieme. Le spese non apparterranno più a una fattura ma a una prenotazione. Questo influisce su Pagamenti automatici

I canali possono essere selezionati multipli.

Saldo rimanente: Abbiamo aggiunto un “Saldo rimanente” tipo di importo, oltre a percentuale e fisso. Questo è un addebito automatico intelligente il cui valore si adatterà nel caso vengano aggiunte altre spese o il prezzo totale cambi. Questo è molto utile per coprire casi come modifiche alla prenotazione (le date sono state estese o ridotte, abbiamo aggiunto manualmente extra, aumentato il valore di alcuni componenti di prezzo, ecc.).

Dovrebbe essere applicato solo un saldo rimanente per prenotazione (e può essere aggiunto solo automaticamente, non tramite addebito manuale).

In base a questa opzione alcune impostazioni suggerite sono:
1. 50% al momento della prenotazione + Saldo rimanente al check-in
2. 50% al momento della prenotazione + Saldo rimanente al check-out
3. 100% al momento della prenotazione + Saldo rimanente al check-out (generalmente sarà 0, ma raccoglierà eventuali elementi in sospeso; tuttavia non copre bene le riduzioni)
Tieni presente che gli extra acquistati tramite il portale ospiti generano immediatamente un addebito per l'importo acquistato.
Modelli di Documento. Abbiamo aggiunto una sezione per personalizzare i modelli per Ricevute e Fatture. Hanno opzioni molto simili, ma i punti salienti sono:
1. Logo
2. Colori
3. Informazioni
  - Questi dati possono essere specifici per l'annuncio, quindi si adatteranno in base a ciò che è impostato a livello di annuncio
  - Ha un'anteprima che si adatta (o imposta segnaposto quando abbiamo bisogno di informazioni specifiche)
    
    Nota: Può essere impostato solo un modello di documento per tipo di documento (ricevuta/fattura)