Comment créer des paiements et facturer manuellement ?

Hostaway vous offre des options pour planifier automatiquement les paiements, mais aussi pour facturer manuellement les invités avant et pendant leur séjour. Les frais peuvent être facilement configurés dans la page de détails des réservations des invités, accessible via le menu des réservations ou en étant redirigé depuis le calendrier, la boîte de réception ou la page d'aperçu des paiements des invités.

Pour facturer manuellement, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Allez à votre tableau de bord Hostaway > Réservations
2. Sélectionnez une réservation > Faites défiler vers le bas > Factures & frais
3. Ajouter un frais > Remplissez les informations requises nécessaires
   

   • Nom. Un nom pour reconnaître le type de paiement

   • Description. Une courte description interne personnalisée de ce dont il s'agit si nécessaire

   • Montant du frais. Dans la devise de la réservation utilisée pour le frais

   • Méthode de paiement

     • Vous devez avoir une carte de crédit (en ligne) utilisant votre intégration Stripe, Authorize.net ou Braintree et la carte de crédit du client ajoutée à la réservation au préalable.

     • Ensuite, vous devez avoir une carte de crédit (hors ligne) telle qu'une machine à carte locale que vous utilisez, Chèque, Virement bancaire, Espèces, Paypal, VCC, et autres. Toutes les méthodes de paiement hors ligne et autres signifient que vous avez géré localement les transactions et les avez reconnues lorsqu'elles ont été payées ou les avez ajoutées comme devant être payées après quoi vous les reconnaissez comme entièrement payées

   • Statut

     • Lorsqu'une carte de crédit (en ligne) est utilisée, un frais commence toujours avec le statut "Dû", une fois que la carte de crédit a été débitée avec succès, le système convertira automatiquement le frais en statut "Payé"

     • Lorsqu'une autre méthode de paiement est sélectionnée, vous pouvez sélectionner le statut "Dû" pour reconnaître le paiement comme "Payé" à une date ultérieure, par exemple lorsque vous attendez que le virement bancaire arrive.

     • Si le paiement a déjà été effectué localement, c'est-à-dire paiement en espèces, vous pouvez sélectionner le statut comme "Payé"

     • Le statut Payé est le statut final et à ce moment-là ne peut pas être modifié en raison d'une action de correction ou de remboursement

   • Planifier le frais. Ici, vous pouvez utiliser l'option "Débiter maintenant" par exemple lorsque votre compte Stripe doit traiter instantanément un paiement par carte de crédit en ligne. "À la date" par exemple lorsque vous prévoyez que ce frais soit prélevé plus tard. "À l'événement" par exemple lors de l'enregistrement, un jour avant le départ, et d'autres options

4. Ajouter un frais à cette réservation

Après l'ajout de la charge, vous verrez la charge apparaître dans la ligne de charge sur la page de détail de la réservation. Vous pouvez cliquer dessus pour ouvrir le menu de charge spécifique qui vous offre différentes options à utiliser selon le statut.

Statut du Solde de Paiement

Lorsque le statut est À payer :

1. Vous pourrez modifier la charge si des changements doivent être effectués
2. Vous pouvez télécharger le reçu PDF pour la charge avec les détails de paiement à payer, par exemple dans les cas hors ligne
3. Vous pouvez enregistrer lorsque le paiement hors ligne est complété et payé
4. Vous pouvez annuler la charge si elle n'est plus valide ou doit être payée

Lorsque le statut est Payé :

1. Vous pouvez télécharger le reçu de la charge
2. Bientôt, vous pourrez rembourser ou corriger une charge au statut payé

Lorsque le statut est Échoué :

• Vous pouvez réessayer manuellement la charge par carte de crédit en ligne avec la même carte ou une nouvelle carte potentiellement ajoutée à la réservation
• Toute charge échouée sera retentée sur la même carte de crédit sur laquelle elle a échoué, que ce soit une nouvelle carte ajoutée ou non ; si une nouvelle carte doit être utilisée sur une charge échouée, vous devez annuler la charge et en créer une nouvelle, sinon, la tentative sera refaite sur la même carte qui a été utilisée à l'origine.

Remarque

• La page de détail de la réservation offre également l'option de télécharger une facture finale au format PDF. Cette facture finale sera mise à jour pendant la période de réservation lorsque, par exemple, vous ajoutez des nettoyages supplémentaires en tant que vente incitative qui sont facturés dans le détail de la facture finale ou lorsque vous prolongez le séjour et vendez un jour de plus avec une nouvelle charge
• La facture finale est généralement fournie au client lors du départ comme une vue complète du coût de leur séjour et des reçus de paiement effectués.