Module de paiements pour nouveaux invités – Hostaway

Statut de paiement

Le statut de paiement est le montant que l'invité a déjà payé.

Nous avons 4 types de statuts de paiement :

Payé. Le prix total a été payé. Cela inclut certains cas où plus que le prix total a également été payé
Partiellement payé. Seule une partie a été payée
Non payé. Rien n'a été payé
Inconnu. Nous avons importé la réservation mais nous n'avons pas ces détails (b.com, Expedia, iCals, importations CSV, y compris Vrbo) ; cela passe à partiellement payé ou payé lorsqu'un frais est ajouté

Lorsque les OTA s'occupent du paiement, nous générons un frais auxiliaire pour refléter le montant payé par l'invité. Par conséquent, la logique est la suivante :

Canaux internes (direct, moteur de réservation, WordPress, partenaires, google), Vrbo, Expedia, et généralement Booking.com (lorsque nous recevons les détails CC ou VCC) : Nous nous baserons complètement sur nos frais système
Airbnb, Marriott, Booking.com (lorsque nous ne recevons pas les détails CC ou VCC) : Nous générons un frais auxiliaire avec la méthode "paiement OTA"

Le statut de paiement est visible à l'intérieur et à l'extérieur des réservations

À l'intérieur des réservations
- Une étiquette de statut à côté du statut de la réservation
- Barre de solde de paiement. Elle ne prend en compte que les frais dus, payés, en attente de confirmation et échoués. Les frais non créés apparaîtront comme "frais restants". Il y a une couleur différente pour chaque statut
- Chronologie des frais listée. Ils sont représentés par un point (frais) ou un carré (pré-autorisation). Il est possible d'effectuer certaines actions pour chacun d'eux
- À côté de la barre de progression, un message d'avertissement s'affichera lorsque le système détectera qu'il a ou va facturer au-delà du prix total, ou vice-versa : lorsque le système détecte que certains frais peuvent manquer
- Une info-bulle pour chaque cas différent sera affichée pour aider à comprendre d'où viennent les chiffres et les frais
- À l'intérieur des réservations, nous avons une section appelée “Paiement” composée de ces détails, une mini-table avec les frais et les actions disponibles par frais, et les options de carte de crédit
  
  L'option “Est payé” ne sera pas visible dans les réservations. Nous n'aurons qu'un seul menu déroulant pour toutes les réservations avec les différents statuts de paiement : Payé, Partiellement payé et Non payé.
  
  Remarque : Ce statut peut être remplacé manuellement si nécessaire. Si cela se produit, un avertissement expliquera que ce statut doit être géré manuellement à partir de maintenant
En dehors des réservations
- Rapport de réservations. Cela est utile pour comprendre si une réservation a déjà été payée. Vous pouvez facilement vérifier cela dans la colonne Statut de paiement. Si vous ne voyez pas cette colonne, assurez-vous de cliquer sur l'icône d'engrenage en haut à droite et de trouver et sélectionner Statut de paiement. Vous pouvez également visualiser des colonnes supplémentaires comme Solde, Solde restant et Montant payé. Ces colonnes apparaîtront également dans les fichiers CSV de réservation.
- Boîte de réception
- Calendrier

Quels sont les changements dans le système lors de l'utilisation du nouveau module de paiement des invités ?

Factures. Les factures sont générées par réservation et elles refléteront les dernières modifications de la réservation. Les auto-factures n'existeront plus avec ce nouveau module de paiement des invités. Au lieu de cela, nous aurons des paiements automatiques (voir le point 5 ci-dessous). Les factures peuvent être trouvées :
- À l'intérieur de la réservation
- Dans le tableau des charges → Vous pouvez filtrer par vue de réservation
- Dans le Portail Invité
  
  Ci-dessous se trouve la capture d'écran d'un exemple de téléchargement de document PDF.
  
  Le numéro de facture est unique par réservation et a une "version". Donc, si la réservation ou le modèle est mis à jour après qu'une facture précédente ait été générée dans le passé, nous changerons le numéro (dans l'exemple ci-dessous, il deviendrait Facture #15442710-2) pour la prochaine facture de réservation.
Reçus. Chaque charge a un reçu, et il peut être téléchargé en PDF. Un modèle peut également être défini pour les reçus, et un PDF peut être téléchargé pour chacun d'eux. Ceux-ci sont visibles :
- À l'intérieur des réservations
- Dans le tableau des charges
- Dans le Portail Invité (uniquement pour les charges payées)
  
  Ci-dessous se trouve la capture d'écran d'un exemple de téléchargement de document PDF
  
  Remarque : Vous pouvez choisir si vous souhaitez afficher ou non les factures et reçus dans le Portail Invité
  
  Il est possible de choisir si vous souhaitez afficher les factures et quand : Toujours, Après l'enregistrement, Après le départ, ou Après paiement complet. Il est également possible de sélectionner les canaux. c'est-à-dire : Vous préférez que les invités reçoivent toujours leurs factures d'Airbnb, mais pas pour le moteur de réservation ou les réservations directes. Et seulement après qu'ils aient payé intégralement. Les reçus pour les charges payées peuvent également être masqués. Par défaut, les deux options seront activées et tous les canaux sélectionnés pour les nouvelles annonces.
Charges Hors Ligne. Pour de nombreuses raisons, les paiements peuvent se faire en dehors de Hostaway : virements bancaires, espèces, paiements par carte de crédit ne passant pas par Hostaway, etc. Nous avons introduit des méthodes de paiement pour les charges qui généreront des "charges hors ligne" et se comporteront de manière très similaire aux charges actuelles. La principale différence est que celles-ci devront être gérées à 100% manuellement par vous.
Table des frais
- La table des frais contient tous les statuts des frais
- Des filtres peuvent être appliqués
- Des rapports CSV peuvent être téléchargés selon la sélection
- Les colonnes peuvent maintenant être glissées et déposées et triées par leurs valeurs
- Des actions sont également possibles depuis cette table
- Nous avons ajouté une vue groupée "par réservation" où elle montre toute réservation contenant des frais basés sur les filtres que vous avez sélectionnés. Elle donne un aperçu du statut de paiement pour la réservation, et si elle est dépliée, elle montrera les frais qu'elle contient. Les CSV seront toujours les mêmes, peu importe la vue que vous avez sélectionnée
Auto-paiements. Dans le nouveau module de paiement des invités, la facture et les frais ne seront pas ensemble. Les frais n'appartiendront plus à une facture mais à une réservation. Cela affecte Auto-paiements

Les canaux peuvent être multi-sélectionnés.

Solde restant : Nous avons ajouté un "Solde restant" type de montant, en plus du pourcentage et du montant fixe. C'est un auto-prélèvement intelligent dont la valeur s'adaptera en cas d'ajout d'autres frais ou de changement du prix total. Cela est très utile pour couvrir des cas tels que les modifications de réservation (les dates ont été prolongées ou réduites, nous avons ajouté manuellement des extras, augmenté la valeur de certains composants de prix, etc.).

Un seul solde restant par réservation doit être appliqué (et ne peut être ajouté automatiquement, pas par prélèvement manuel).

Basé sur cette option, quelques configurations suggérées sont :
1. 50% au moment de la réservation + Solde restant à l'enregistrement
2. 50% au moment de la réservation + Solde restant au départ
3. 100% au moment de la réservation + Solde restant au départ (généralement sera 0, mais il collectera tous les éléments en attente ; ne couvre cependant pas bien les réductions)
Gardez à l'esprit que les extras achetés via le portail des invités génèrent immédiatement un prélèvement pour le montant acheté.
Modèles de documents. Nous avons ajouté une section pour personnaliser les modèles pour les reçus et les factures. Ils ont des options très similaires, mais les points forts sont :
1. Logo
2. Couleurs
3. Informations
  - Ces données peuvent être spécifiques à l'annonce, elles s'adapteront donc en fonction de ce qui est défini au niveau de l'annonce
  - Il dispose d'un aperçu qui s'adapte (ou définit des espaces réservés lorsque nous avons besoin d'informations spécifiques)
    
    Remarque : Un seul modèle de document peut être défini par type de document (reçu/facture)