Dépenses & Extras

La gestion des dépenses et des extras vous permet de saisir et de suivre toutes les dépenses ou sources de revenus supplémentaires en dehors de l'activité de location.

Cet article couvrira les Dépenses et Extras dans :

• Rapports financiers
• Relevés de propriétaire
• Réservations
• Permissions utilisateur
• API publique
• Tâches

Dépenses & Extras dans les Rapports Financiers

Dans les Rapports Financiers, vous trouverez Dépenses & Extras.

Toutes les Dépenses & Extras existantes trouvées dans les Relevés de Propriétaire existants seront affichées. Toute autre nouvelle dépense sera également affichée.

Colonnes & Filtres

Par défaut, le système vous montre les colonnes les plus pertinentes, mais il y a plus de champs que vous pouvez sélectionner à partir de l'icône d'engrenage.

La sélection de colonnes et de filtres sera stockée dans le navigateur, vous verrez donc la même configuration lorsque vous reviendrez à cette section. Cela signifie que d'autres utilisateurs ne verront pas les mêmes colonnes sélectionnées. Les colonnes peuvent être glissées & déposées et ordonnées.

Vous pourrez filtrer par Concept, Période, Catégories, Annonces, Réservations, Propriétaires et Relevé de Propriétaire comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus.

Les actions possibles sont :

1. Ajouter une dépense. Les valeurs peuvent être négatives (généralement des dépenses) et positives (généralement des extras). Ces dépenses ou extras apparaîtront dans les Relevés de Propriétaire lorsqu'un nouveau relevé est créé, que les filtres y sont modifiés ou qu'un rafraîchissement manuel est demandé, et seulement si la Date + Annonce ou la Date + Propriétaire correspondent au Relevé de Propriétaire

2. Joindre un fichier

3. Modifier

4. Dupliquer

5. Supprimer

Aucune des actions effectuées dans cette section ne mettra automatiquement à jour les Relevés de Propriétaire existants. Cependant, l'ouverture d'un Relevé de Propriétaire vous invitera à le faire si le système détecte qu'une dépense compatible a été ajoutée ou qu'une dépense existante (dans le Relevé de Propriétaire) a été modifiée ou supprimée.

Vue Personnalisée

Vous pouvez créer et réutiliser des Vues Personnalisées dans les Dépenses & Extras.

Télécharger le Rapport

Cette option générera un fichier CSV. Vous pouvez filtrer/choisir les résultats avant de les télécharger.

Importation des Dépenses & Extras

Vous avez une option pour importer en masse les dépenses et extras, afin de pouvoir les enregistrer dans une feuille de calcul séparée et les ajouter facilement à notre système.

Ici vous pouvez trouver le modèle - Il est important que :

• Vous respectiez les noms des colonnes
• Remplissez tous les champs obligatoires
• Utilisez le format séparé par des virgules
• Respectez le format

Dépenses & Extras dans les Déclarations de Propriétaire

La Déclaration du Propriétaire remplira automatiquement la section Dépenses & Extras et affectera le Total de la Déclaration du Propriétaire en fonction de deux conditions :

1. Annonce + Date : La date et l'annonce doivent faire partie de la Déclaration du Propriétaire

2. Propriétaire + Date : La date et le propriétaire doivent faire partie de la Déclaration du Propriétaire

Pour les Déclarations de Propriétaire existantes, nous les conserverons telles quelles. Nous les conserverons comme un "instantané", même si elles ne sont pas conformes. Cependant, lorsque vous mettez à jour ou rafraîchissez une déclaration (filtres, propriétaires assignés), nous appliquerons les Dépenses & Extras qui correspondent à la Déclaration du Propriétaire (pas celles qui existent dans celle-ci, s'il y a une différence). De plus, chaque fois que vous ouvrez une Déclaration de Propriétaire, le système vérifiera s'il y a une divergence entre la déclaration enregistrée et le tableau principal.

Les dépenses peuvent également être ajoutées lors de la création des Déclarations de Propriétaire.

• Création est la seule action qui pousse les données vers le tableau principal
• Édition (y compris l'attachement, etc.) ne le fait pas, elle reste dans la Déclaration du Propriétaire

Parfois, vous pouvez vouloir des dépenses uniquement à des fins comptables, mais ne pas vouloir qu'elles apparaissent sur les déclarations du propriétaire. Dans ces cas, il est possible de les masquer et elles seront exclues.

Elles peuvent être récupérées en cliquant sur “X dépense(s) masquée(s)”

Dépenses & Extras dans les Réservations

Dans les Réservations, vous pouvez trouver une sous-section pour refléter toutes les dépenses associées :

Un champ financier peut également être trouvé ici. Il peut être utilisé pour opérer ou afficher dans les rapports financiers si nécessaire.

Dépenses & Extras dans les Permissions Utilisateur

Les Dépenses & Extras ont leur propre ensemble de permissions. Pour visualiser les Extras & Dépenses et les gérer dans les Déclarations de Propriétaire, les permissions "Voir" doivent être sélectionnées. Si un utilisateur a accès pour voir les Déclarations de Propriétaire, il/elle verra toujours les Extras & Dépenses.

API Publique 

Nous avons ajouté la prise en charge de l'API publique. Il sera désormais possible de :

• Récupérer la dépense et toutes les données qu'elle contient
• Mettre à jour la dépense et toutes les données pouvant être mises à jour via le tableau de bord : concept (obligatoire), catégorie (si nous n'avons pas cette catégorie, elle en créera une nouvelle), date (obligatoire), réservation, annonce (l'annonce correspondra à celle de la réservation si non fournie), email et identifiant du propriétaire, montant
• Supprimer toute dépense

Dépenses & Extras dans les Tâches

Les tâches peuvent générer automatiquement des dépenses lorsqu'elles sont terminées. Vous avez une option pour les tâches automatiques et manuelles de créer une dépense lorsqu'une tâche est marquée comme "terminée".

La dépense prendra en compte le coût de la tâche (en appliquant une valeur négative), la description de la tâche sera le concept de la dépense et la réservation et/ou l'annonce seront également automatiquement attribuées. La date de la dépense correspondra à la date à laquelle la tâche a été marquée comme terminée. Les catégories peuvent également être attribuées.

Une fois la dépense générée, il est toujours possible de la modifier si nécessaire ; mais les modifications apportées à la dépense n'affecteront pas la tâche. Modifier la tâche (par exemple le coût ou la description) lorsqu'elle a déjà été complétée ne mettra pas à jour les dépenses précédemment générées.