Comment ajouter des formules personnalisées ?
Qu'est-ce qu'une formule ?
Les formules sont des calculs mathématiques basés sur les champs de réservation. Pour toutes les réservations (sauf iCal), nous avons des formules financières.
Dans Hostaway, vous pouvez créer des formules de deux manières différentes :
- Assistant de formule
- Ajouter une formule personnalisée
Dans cet article, nous nous concentrerons sur comment créer une formule personnalisée. Veuillez regarder la vidéo suivante dans laquelle nous expliquons comment créer des formules personnalisées afin que vous puissiez commencer à les utiliser immédiatement et profiter de leur plein potentiel.
Comme vous pouvez le lire dans l'article sur l'Assistant de formule, le système peut créer certaines formules pour vous, des formules par défaut qui, dans la plupart des cas, fonctionneront pour créer des rapports à partir de différents canaux. Ces formules ne peuvent pas être supprimées une fois créées, mais vous pouvez toujours les modifier ou les masquer.
Toutes les informations financières que vous pouvez visualiser dans votre onglet Activité de location proviennent des formules que vous avez créées précédemment.
Les formules peuvent être définies à partir du système dans son ensemble, ou elles peuvent être modifiées à partir d'une annonce spécifique. Si vous allez dans Rapports financiers > Paramètres financiers, vous visualiserez toutes les formules existantes pour l'ensemble du système. Veuillez noter que vous pouvez modifier et personnaliser les formules existantes ainsi que créer de nouvelles ; de plus, lors de la modification ou de la création de nouvelles formules, vous pouvez toujours utiliser des valeurs ainsi que des formules au sein des formules.
Comment ajouter des formules manuellement ?
Pour créer une nouvelle formule, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Allez sur votre tableau de bord Hostaway > Rapports financiers > Paramètres financiers
- Cliquez sur + Ajouter une formule personnalisée
- Entrez le nom que vous souhaitez attribuer à la formule
- Entrez la description de la formule
- Entrez la valeur de la formule
- Sélectionnez si vous souhaitez que cette formule soit affichée en pourcentage
- Sélectionnez si vous souhaitez que cette formule s'applique uniquement à des canaux spécifiques
- Sélectionnez si vous souhaitez que cette formule s'applique uniquement à des statuts spécifiques
- Cliquez sur Ajouter une formule
- La formule sera disponible dans l'onglet Activité de location en tant que nouvelle colonne
Notes
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Le bouton "ici" vous mènera à un article contenant des informations très utiles sur les champs que vous pouvez utiliser dans vos formules
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Les formules dans les annonces peuvent être trouvées en cliquant sur Annonces > Modifier > onglet Paramètres financiers et vous pourrez visualiser toutes les formules spécifiques à cette annonce
- Les formules peuvent être créées au niveau du compte (Tableau de bord > Rapport financier > Paramètres financiers) ou au niveau de l'annonce et peuvent être modifiées à n'importe quel niveau. Les modifications effectuées au niveau du compte se propagent à l'annonce mais pas l'inverse
- Lorsqu'une nouvelle formule personnalisée est créée, elle se propage également à toutes les annonces. Mais vous pouvez la modifier au niveau de l'annonce. Elle ne mettra pas à jour les autres annonces
- Lors de la modification d'une formule au niveau des paramètres, elle modifiera toutes les formules non modifiées au niveau de l'annonce. Si vous l'avez modifiée manuellement, vous devrez la mettre à jour manuellement
Utilisation des formules dans les formules
Hostaway permet la création de formules dans les formules jusqu'à 7 niveaux. Cela signifie que la formule A peut contenir la formule B et la formule B peut contenir la formule C et ainsi de suite jusqu'à G.
Une validation apparaîtra toujours si le système identifie un scénario de boucle ou une erreur sera générée si vous essayez de créer une formule dans un formateur de plus de 7 niveaux.
Comment modifier une formule
Pour modifier une formule dans Hostaway, suivez les étapes ci-dessous :
- Allez sur votre tableau de bord Hostaway > Sélectionnez Rapport financier dans le menu de gauche. Ensuite, cliquez sur Paramètres financiers
- Sélectionnez la formule à modifier. Localisez la formule que vous souhaitez modifier. Cliquez sur les trois points sous la colonne de l'icône d'engrenage
- Cliquez sur Modifier. Dans le menu déroulant, sélectionnez Modifier.
- Modifiez la formule. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira sur le côté droit de l'écran, où vous pourrez modifier la formule
- Apportez des modifications. Modifiez les champs souhaités pour répondre à vos besoins
- Enregistrez les modifications. Une fois que vous avez terminé la modification, cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications
Paramètres de formule basés sur le temps
En réponse aux commentaires des clients, nous avons introduit des versions de formules basées sur le temps pour vous donner plus de contrôle sur quand et comment les formules sont appliquées. Cela est particulièrement utile lorsque vous devez mettre à jour les taux de commission, les frais ou d'autres paramètres qui doivent prendre effet à une date spécifique—sans affecter les réservations précédentes.
Caractéristiques principales
- Sélection d'événement. Vous pouvez désormais choisir parmi trois événements—enregistrement, départ ou création—pour définir quand une nouvelle version de formule doit prendre effet.
- Sélection de date. Définissez une date spécifique à laquelle la nouvelle version de la formule doit s'appliquer, vous permettant de gérer les changements rétroactivement et à partir d'un point défini.
- Versions multiples. Créez plusieurs versions de formule selon les besoins, y compris pour des dates passées, afin d'assurer l'exactitude de vos rapports financiers.
- Ajustements au niveau de l'annonce. La fonctionnalité de formule basée sur le temps est disponible au niveau de l'annonce, vous permettant d'affiner les formules pour des propriétés individuelles.
De plus, le bouton Copier les paramètres vous permet de répliquer facilement les modifications de formule sur plusieurs annonces, vous faisant gagner du temps et des efforts. Si les dates d'une réservation sont modifiées, le système vérifiera automatiquement les conditions de date et appliquera la version correcte de la formule, garantissant cohérence et précision.
En activant les formules basées sur le temps, vous pouvez vous assurer que vos rapports financiers reflètent les montants corrects, même lorsque des modifications sont apportées en cours de période.
Comment supprimer une formule
Pour supprimer une formule, veuillez suivre les étapes suivantes :
- Accédez à votre tableau de bord Hostaway > Rapports financiers > Paramètres financiers
- Sélectionnez la formule que vous souhaitez supprimer > Cliquez sur les trois points sous la colonne de l'icône d'engrenage
- Cliquez sur Supprimer dans le menu déroulant
- Une fenêtre contextuelle s'ouvrira vous indiquant :
- Quelle formule contient celle sélectionnée
- La suppression de cette formule la remplacera par un 0 partout où elle est utilisée et des recalculs seront déclenchés
- Si vous êtes d'accord avec ce qui précède, cliquez sur Supprimer quand même
Configurer une formule par canal
- Dans certains cas, vous pouvez avoir besoin d'une formule spécifique pour des canaux spécifiques. Par exemple, si vous souhaitez créer une formule pour refléter le total de la réservation. Chaque canal est dans ce cas différent
- Créez votre formule et sélectionnez Appliquer uniquement à des canaux spécifiques
- Ensuite, vous pouvez sélectionner les canaux auxquels vous souhaitez que cette formule s'applique
Qu'en est-il de la combinaison des résultats de ces formules ?
Une fois que vous avez créé votre formule par canal, pour refléter le total de la réservation, vous pouvez vouloir les combiner.
Vous n'avez besoin de créer qu'une seule formule générale dans "Valeur", avec les différentes formules par canal que vous avez créées auparavant.
Afficher et calculer les formules en pourcentages
Dans de nombreux cas, les formules représentent des pourcentages, notamment lors de la définition d'un taux de commission.
Par exemple, pour définir une commission de 20 %, une formule de 0,2 est souvent recommandée pour simplifier les calculs lorsqu'elle est combinée avec d'autres formules. Cependant, lorsque ces données sont affichées dans les onglets Activité de location ou Déclarations de propriétaire, cela peut prêter à confusion. Nous afficherions la valeur comme 0,2 avec un symbole de devise, et les totaux seraient affichés comme la somme de toutes les lignes au lieu d'une moyenne.
Pour éviter cette confusion, nous avons mis en place une option dans les paramètres de formule appelée Afficher cette formule en pourcentage.
Lorsqu'ils sont sélectionnés, les résultats sont affichés en pourcentages et les totaux représentent une moyenne. Cela sera également affiché dans les CSVs et les Déclarations de Propriétaire.
De plus, lors de la génération de la PmCommission à l'aide de l'assistant de formule, cette option est appliquée automatiquement pour éviter toute confusion.
Nous avons également mis à jour toutes les formules PmCommission existantes générées par l'assistant de formule avec des valeurs comprises entre 0 et 1, car elles étaient utilisées comme pourcentages.
Notes supplémentaires :
- Ce paramètre est appliqué au niveau général de la formule et affecte toutes les annonces
- Les formules basées sur des pourcentages ne peuvent pas être utilisées dans les totaux généraux de la déclaration du propriétaire
Formules par Défaut
Les anciens comptes Hostaway peuvent avoir ce qu'on appelait des "Formules par défaut". Celles-ci avaient certaines valeurs de remplacement, mais avec l'évolution des OTA et de Hostaway, elles n'étaient pas parfaitement précises.
Nous recommandons d'utiliser l'Assistant de Formules pour les remplacer par de nouvelles compositions plus précises. Les formules par défaut originales sont totalTax, totalGuestFees, rentalRevenue, subTotalPrice, pmCommission, et ownerPayout.
Vous pouvez trouver une liste de tous les Champs Financiers.