Comment se préparer pour le rapport financier ?

Dans cet article, nous expliquerons comment se préparer pour le rapport financier et comment comprendre la fonctionnalité.

Comme vous pouvez le lire dans l'article sur l'assistant de formule, le système peut créer des formules pour vous, des formules par défaut qui, dans la plupart des cas, fonctionneront pour créer des rapports à partir de différents canaux. Ces formules ne peuvent pas être supprimées une fois créées, mais vous pouvez toujours les modifier ou les masquer.

Toutes les informations financières que vous pouvez visualiser dans les rapports financiers, les analyses, l'activité locative ou les rapports d'occupation proviennent des formules que vous avez créées précédemment.

Les formules peuvent être définies à partir du système dans son ensemble, ou elles peuvent être modifiées à partir d'une annonce spécifique. Si vous allez dans Rapports financiers > Paramètres financiers, vous visualiserez toutes les formules existantes pour l'ensemble du système. Veuillez noter que vous pouvez modifier et personnaliser les formules existantes ainsi que créer de nouvelles ; de plus, lors de la modification ou de la création de nouvelles formules, vous pouvez toujours utiliser des valeurs ainsi que des formules dans les formules.

Veuillez regarder la vidéo éducative suivante dans laquelle nous expliquons de manière simple les principales fonctionnalités du rapport financier afin que vous puissiez commencer à l'utiliser immédiatement et profiter de tout son potentiel.

Changer le symbole de la devise du rapport financier

Cette option ne changera que le symbole dans le rapport financier. Il n'y aura pas de conversions de devises.

Vous pouvez trouver cette option en suivant les étapes suivantes :

Allez sur votre tableau de bord Hostaway > Rapports financiers > Paramètres
Cliquez sur "Paramètres supplémentaires" > Changez le symbole du rapport financier

Configurer vos taxes

Les différents canaux envoient les taxes à Hostaway de différentes manières, ce qui rend difficile la compilation de ces valeurs pour un rapport financier précis. C'est là que l'ajout de taxes aux paramètres financiers de Hostaway est utile. Par conséquent, avant de créer un rapport financier pour vos annonces, vous devez configurer les taxes que vous souhaitez appliquer à ces annonces
Ces paramètres s'appliqueront à tous les canaux sauf pour Airbnb et Booking.com où l'option Mapping des taxes doit être utilisée. Nous serons la source de vérité pour les réservations Direct, Booking Engine, plugin WordPress, Vrbo et Marriott, ainsi que pour tout ajout saisi dans le portail des invités. Par conséquent, la configuration des taxes augmentera le prix total pour ces canaux. Hostaway utilisera cette valeur pour calculer également les valeurs fiscales d'Expedia
Les nouvelles réservations contiendront la taxe après que vous l'ayez "ajoutée"

Pour ajouter vos taxes, vous devez suivre les étapes suivantes :

Allez à votre tableau de bord Hostaway > Rapports financiers > Paramètres
Cliquez sur "Ajouter une taxe"
Sélectionnez le "Type de taxe"
Sélectionnez le "Montant", et s'il s'agit d'un pourcentage ou d'un montant fixe
Si pourcentage, sélectionnez s'il doit s'appliquer au tarif de base et/ou aux frais de nettoyage
Sélectionnez si vous souhaitez appliquer un montant de taxe différent en fonction du nombre de nuits
Cliquez sur "Ajouter"

Cela configurera une taxe sur toutes vos annonces. Si vous devez modifier une annonce spécifique, vous pouvez aller à Annonce > Modifier > Paramètres financiers > Nouvelles taxes

Lors de la modification d'une taxe existante dans les Paramètres financiers, cela mettra à jour toutes les taxes inchangées au niveau de l'annonce. Si vous avez modifié manuellement la taxe pour une annonce, elle ne peut être modifiée qu'au niveau de l'annonce. La modification au niveau des Paramètres financiers ne mettra pas à jour cette annonce
Les taxes ne seront calculées que pour les réservations nouvellement reçues
Les nouvelles taxes seront utilisées pour calculer le montant de la taxe pour les canaux externes, pour le rapport financier. Nous ne prendrons pas en compte les informations fiscales que les canaux externes nous envoient car elles sont trop différentes selon le canal
Les taxes sont utilisées pour calculer le prix total pour les canaux Hostaway (réservations directes, moteur de réservation et plugin WordPress)
Pour Booking.com et Vrbo, nous exportons également le pourcentage de taxe sur le loyer de la propriété sous Annonce > Champs financiers. Ces taxes s'appliquent à toutes les annonces sauf si une taxe différente est définie sur la page de l'annonce
Pour Airbnb et Expedia, les taxes doivent être gérées dans le canal

Créer ou modifier vos formules financières

Les formules sont des calculs mathématiques basés sur les champs de réservation. Pour toutes les réservations (sauf iCal), nous avons des formules financières.

Nous avons créé pour vous quelques formules par défaut que vous ne pouvez pas supprimer mais que vous pouvez modifier. Pour créer une nouvelle formule, vous pouvez aller à Tableau de bord Hostaway > Rapports financiers > Paramètres financiers > Ajouter une formule personnalisée selon les exigences de l'entreprise.

Lisez et personnalisez vos rapports

Analytique

Nous avons construit plusieurs graphiques pour vous donner une idée de vos performances. Vous pouvez utiliser des filtres pour obtenir des informations plus précises.

Rapports financiers : Analytique

Activité de location

Toutes les informations de réservation sont agrégées dans ce rapport. Vous pouvez filtrer et également télécharger 3 types de rapports différents.

Rapports financiers : Activité de location

Rapport d'occupation

C'est un autre rapport basé sur votre taux d'occupation.

Rapports financiers : Rapport d'occupation

Dépenses & Extras

Ceci est un rapport basé sur vos dépenses et extras

Rapports financiers : Dépenses & Extras

Vue personnalisée

Vous pouvez créer et réutiliser des vues personnalisées dans l'activité de location, le rapport d'occupation et les dépenses & extras.

Les vues personnalisées enregistrent tous vos filtres sélectionnés et l'ordre des colonnes du tableau. Cela vous permet d'enregistrer et de réutiliser une vue personnalisée à tout moment. Cela vous aidera à gagner du temps lors de la préparation des rapports, car vous pouvez ajuster les filtres, sélectionner, organiser et arranger les colonnes et autres options, et enregistrer la personnalisation pour les rapports futurs. Si vous créez régulièrement différents rapports avec des données différentes, vous n'avez jamais à recommencer à zéro à chaque fois.

Ces vues peuvent même être définies avec des dates rapides dynamiques telles que "Le mois dernier" ou "Année en cours (YTD)", de sorte qu'il ne sera pas nécessaire de mettre à jour les dates - il suffit de sélectionner la vue enregistrée et vos données apparaîtront instantanément.

Cette fonctionnalité est disponible pour tous les utilisateurs ayant accès à ces sections. Cependant, les vues sont enregistrées par utilisateur, ce qui signifie que chaque utilisateur peut créer et accéder à ses propres vues personnalisées adaptées à ses besoins.

Détail des réservations Hostaway et frais optionnels

En activant les rapports financiers, vous activez également le détail des réservations Hostaway et les frais optionnels/remises.