Módulo de Pagos para Nuevos Huéspedes

Estado del pago

El estado del pago es la cantidad que el huésped ya ha pagado.

Tenemos 4 tipos de estados de pago:

1. Pagado. Se pagó el precio total. Esto incluye algunos casos donde también se pagó más del precio total
2. Parcialmente pagado. Solo se pagó una parte
3. No pagado. No se pagó nada
4. Desconocido. Importamos la reserva pero no tenemos estos detalles (b.com, Expedia, iCals, importaciones CSV, incluyendo Vrbo); cambia a parcialmente pagado o pagado cuando se añade un cargo

Cuando las OTAs se encargan del pago, generamos un cargo auxiliar para reflejar la cantidad pagada por el huésped. Por lo tanto, la lógica es la siguiente:

1. Canales internos (directo, motor de reservas, WordPress, socios, google), Vrbo, Expedia, y usualmente Booking.com (cuando recibimos detalles de CC o VCC): Nos basaremos completamente en los cargos de nuestro sistema
2. Airbnb, Marriott, Booking.com (cuando no recibimos detalles de CC o VCC): Generamos un cargo auxiliar con el método “pago OTA”

El estado del pago es visible dentro y fuera de las reservas

1. Dentro de Reservas
   • Una etiqueta de estado junto al estado de la reserva
     
     
     
     
   • Barra de Balance de Pago. Solo considera los cargos debidos, pagados, en espera de confirmación y fallidos. Los cargos no creados aparecerán como "cargos restantes". Hay un color diferente para cada estado
     
     
     
     
   • Cronología de cargos listada. Están representados por un punto (cargo) o cuadrado (pre-autorización). Es posible realizar algunas acciones para cada uno de ellos
     
     
     
     
   • Junto a la barra de progreso, se mostrará un mensaje de advertencia cuando el sistema detecte que ha cobrado o va a cobrar más del precio total, o viceversa: cuando el sistema detecte que pueden faltar algunos cargos
     
     
     
     
   • Se mostrará una información sobre herramientas para cada caso diferente para ayudar a entender de dónde provienen los números y cargos
     
     
     
     
   • Dentro de las reservas, tenemos una sección llamada “Pago” que consta de estos detalles, una tabla mínima con los cargos y las acciones disponibles por cargo, y las opciones de tarjeta de crédito
     
     
     
     

     La opción “Está pagado” no será visible en las reservas. Solo tendremos un menú desplegable para todas las reservas con los diferentes estados de pago: Pagado, Parcialmente Pagado y No Pagado.
     
     

     Nota: Este estado puede ser anulado manualmente si es necesario. Si sucede, una advertencia explicará que este estado debe ser manejado manualmente de ahora en adelante
     
     
     
     

2. Fuera de Reservas
   • Informe de Reservas. Esto es útil para entender si una reserva ya ha sido pagada. Puedes verificarlo fácilmente en la columna Estado de Pago. Si no ves esa columna, asegúrate de hacer clic en el ícono de engranaje en la parte superior derecha y encontrar y seleccionar Estado de Pago. También puedes visualizar Columnas adicionales como Balance, Balance restante y Monto pagado. Estas columnas también aparecerán en los archivos CSV de reservas.
     
     
     
     
   • Bandeja de entrada
     
     
     
     
   • Calendario
     
     
     

¿Cuáles son los cambios en el sistema al usar el Nuevo Módulo de Pago de Huéspedes?

1. Facturas. Las facturas se generan por reserva y reflejarán los últimos cambios de la reserva. Las facturas automáticas ya no existirán al usar este nuevo módulo de pago de huéspedes. En su lugar, tendremos pagos automáticos (ver punto 5 a continuación). Las facturas se pueden encontrar:
   • Dentro de la reserva
     
     
     
     
   • En la tabla de cargos → Puedes filtrar por vista de reserva
     
     
     
     
   • En el Portal del Huésped
     
     
     
     

     A continuación se muestra la captura de pantalla de un ejemplo de descarga de documento PDF.

     El número de factura es único por reserva y tiene una "versión". Así que si la reserva o la plantilla se actualiza después de que se generó una factura anterior, cambiaremos el número (en el ejemplo a continuación, se convertiría en Factura #15442710-2) para la próxima factura de la reserva.

     
     
     

2. Recibos. Cada cargo tiene un recibo, y se puede descargar en un PDF. También se puede establecer una plantilla para los recibos, y se puede descargar un PDF para cada uno de ellos. Estos son visibles:

   • Dentro de Reservas
     
     
     
     

   • En la tabla de cargos
     
     
     
     
   • En el Portal del Huésped (solo para cargos pagados)
     
     
     
     A continuación se muestra la captura de pantalla de un ejemplo de descarga de documento PDF
     
     
     
     Nota: Puedes elegir si deseas mostrar o no facturas y recibos en el Portal del Huésped
     
     Es posible elegir si deseas mostrar facturas y cuándo: Siempre, Después del check-in, Después del check-out, o Después de haber pagado completamente. También es posible seleccionar los canales. Es decir: Prefieres que los huéspedes sigan recibiendo sus facturas de Airbnb, pero no para el Motor de Reservas o Reservas Directas. Y solo después de que hayan pagado completamente. Los recibos de cargos pagados también se pueden ocultar. Por defecto, ambas opciones estarán activadas y todos los canales seleccionados para nuevos listados.
     
     
     
     
3. Cargos Offline. Por muchas razones, los pagos pueden realizarse fuera de Hostaway: transferencias bancarias, efectivo, pagos con tarjeta de crédito que no pasan por Hostaway, etc. Hemos introducido métodos de pago para cargos que generarán "cargos offline" y se comportarán de manera muy similar a los cargos actuales. La principal diferencia es que estos deberán ser gestionados 100% manualmente por ti.
   
   
   
   

4. Tabla de cargos

   • La tabla de cargos contiene todos los estados de los cargos

   • Se pueden aplicar filtros

   • Se pueden descargar informes CSV según la selección
     
     
     
     

   • Las columnas ahora se pueden arrastrar y soltar y ordenar por sus valores

   • También son posibles acciones desde esta tabla
     
     
     
     

   • Hemos añadido una vista agrupada "por reserva" donde se muestra cualquier reserva que contenga cargos basados en los filtros que has seleccionado. Proporciona una visión general del estado de pago de la reserva, y si se despliega mostrará los cargos que contiene. Los CSV siempre serán los mismos, sin importar la vista que hayas seleccionado
     
     
     
     

5. Pagos automáticos. En el nuevo módulo de pago de huéspedes, la factura y los cargos no estarán juntos. Los cargos ya no pertenecerán a una factura sino a una reserva. Esto afecta a Pagos automáticos
   
   
   
   
   Los canales pueden ser de selección múltiple.
   
   Saldo restante: Hemos añadido un “Saldo restante” tipo de monto, además de porcentaje y fijo. Este es un cargo automático inteligente cuyo valor se adaptará en caso de que se añadan otros cargos o cambie el precio total. Esto es muy útil para cubrir casos como alteraciones de reserva (las fechas se extendieron o redujeron, añadimos manualmente extras, aumentamos el valor de algunos componentes de precio, etc.).
   
   Solo se debe aplicar un saldo restante por reserva (y solo se puede añadir automáticamente, no por cargo manual).
   
   
   
   

   Basado en esta opción, algunas configuraciones sugeridas son:

   1. 50% al momento de la reserva + Saldo restante al check-in

   2. 50% al momento de la reserva + Saldo restante al check-out

   3. 100% al momento de la reserva + Saldo restante al check-out (generalmente será 0, pero recogería cualquier ítem pendiente; sin embargo, no cubre bien las reducciones)

   Ten en cuenta que los extras comprados a través del portal de huéspedes generan inmediatamente un cargo por el monto comprado.

   
   
6. Plantillas de Documentos. Hemos añadido una sección para personalizar las plantillas de Recibos y Facturas. Tienen opciones muy similares, pero los aspectos destacados son:
   1. Logo
   2. Colores
   3. Información
      • Estos datos pueden ser específicos del listado, por lo que se adaptarán según lo que se establezca a nivel de listado
      • Tiene una vista previa que se adapta (o establece marcadores de posición cuando necesitamos información específica)
        
        
        
        Nota: Solo se puede establecer una plantilla de documento por tipo de documento (recibo/factura)