Gastos y Extras

La gestión de gastos y extras te permite ingresar y rastrear cualquier gasto o fuente adicional de ingresos fuera de la actividad de alquiler.

Este artículo cubrirá los Gastos y Extras en:

• Informes Financieros
• Estados de Propietarios
• Reservas
• Permisos de Usuario
• API Pública
• Tareas

Gastos y Extras en Informes Financieros

En los Informes Financieros, encontrarás Gastos y Extras.

Se mostrarán todos los Gastos y Extras existentes encontrados dentro de los Estados de Propietarios existentes. Cualquier otro gasto nuevo también se mostrará.

Columnas y Filtros

Por defecto, el sistema te muestra las columnas más relevantes, pero hay más campos que puedes seleccionar desde el icono de engranaje.

La selección de columnas y filtros se almacenará en el navegador, por lo que verás la misma configuración cuando regreses a esta sección. Esto significa que otros Usuarios no verán las mismas columnas seleccionadas. Las columnas se pueden arrastrar y soltar y ordenar.

Podrás filtrar por Concepto, Marco de Tiempo, Categorías, Listados, Reservas, Propietarios y Estado de Propietario como puedes ver en la captura de pantalla arriba.

Las posibles acciones son:

1. Agregar gasto. Los valores pueden ser negativos (generalmente gastos) y positivos (generalmente extras). Estos gastos o extras aparecerán en los Estados de Propietarios cuando se cree un nuevo estado, se cambien los filtros allí o se solicite una actualización manual, y solo si la Fecha + Listado o Fecha + Propietario coinciden con el Estado de Propietario

2. Adjuntar un archivo

3. Editar

4. Duplicar

5. Eliminar

Ninguna de las acciones realizadas en esta sección actualizará automáticamente los Estados de Propietarios existentes. Sin embargo, abrir un Estado de Propietario te invitará a hacerlo si el sistema detecta que se agregó un gasto compatible o se editó o eliminó uno existente (en el Estado de Propietario).

Vista Personalizada

Puedes crear y reutilizar Vistas Personalizadas en los Gastos y Extras.

Descargar Informe

Esta opción generará un archivo CSV. Puedes filtrar/elegir los resultados antes de descargarlos.

Importación de Gastos y Extras

Tienes una opción para importar en masa gastos y extras, para que puedas registrarlos en una hoja de cálculo separada y añadirlos fácilmente a nuestro sistema.

Aquí puedes encontrar la plantilla - Es importante que:

• Respetes los nombres de las columnas
• Rellenes todos los campos obligatorios
• Utilices el formato separado por comas
• Respetes el formato

Gastos y Extras en los Estados de Cuenta del Propietario

El Estado de Cuenta del Propietario llenará automáticamente la sección de Gastos y Extras y afectará el Total del Estado de Cuenta del Propietario basado en dos condiciones:

1. Listado + Fecha: La fecha y el listado deben ser parte del Estado de Cuenta del Propietario

2. Propietario + Fecha: La fecha y el propietario deben ser parte del Estado de Cuenta del Propietario

Para los Estados de Cuenta del Propietario existentes, los mantendremos tal como estaban. Los mantendremos como una "instantánea", incluso si no cumplen. Sin embargo, cuando actualices o refresques un estado de cuenta (filtros, propietarios asignados), aplicaremos los Gastos y Extras que coincidan con el Estado de Cuenta del Propietario (no los que existan en él, si hay una diferencia). Además, cada vez que abras un Estado de Cuenta del Propietario, el sistema verificará si hay una discrepancia entre el estado de cuenta guardado y la tabla principal.

Los gastos también se pueden añadir al crear Estados de Cuenta del Propietario.

• Creación es la única acción que envía datos a la tabla principal
• Edición (incluyendo adjuntar etc.) no lo hace, permanece en el Estado de Cuenta del Propietario

A veces puedes querer gastos solo para fines contables, pero no quieres que aparezcan en los estados de cuenta del propietario. En estos casos, es posible ocultarlos y serán excluidos.

Pueden ser recuperados haciendo clic en “X gasto(s) oculto(s)”

Gastos y Extras en Reservas

En Reservas puedes encontrar una subsección para reflejar cualquier gasto relacionado:

También se puede encontrar un campo financiero allí. Se puede usar para operar o mostrar en informes financieros cuando sea necesario.

Gastos y Extras en Permisos de Usuario

Gastos y Extras tienen su conjunto específico de permisos. Para visualizar Extras y Gastos y gestionarlos dentro de los Estados de Propietario, se deben seleccionar los permisos de "Ver". Si un usuario tiene acceso para ver los Estados de Propietario, aún verá Extras y Gastos.

API Pública 

Hemos añadido soporte para la API pública. Ahora será posible:

• Recuperar el gasto y todos los datos que contiene
• Actualizar el gasto y cualquier dato que se pueda actualizar a través del panel: concepto (obligatorio), categoría (si no tenemos esa categoría, se creará una nueva), fecha (obligatoria), reserva, listado (el listado corresponderá al de la reserva si no se proporciona), correo electrónico e id del propietario, cantidad
• Eliminar cualquier gasto

Gastos y Extras en Tareas

Las tareas pueden generar automáticamente gastos cuando se completan. Tienes una opción para que las tareas automáticas y manuales creen un gasto cuando una tarea se marca como "hecha".

El gasto considerará el costo de la tarea (aplicando un valor negativo), la descripción de la tarea será el concepto del gasto y la reserva y/o listado también se asignarán automáticamente. La fecha del gasto corresponderá a la fecha en que la tarea fue marcada como hecha. También se pueden asignar categorías.

Una vez que se genera el gasto, aún es posible editarlo si es necesario; pero los cambios en el gasto no afectarán a la tarea. Editar la tarea (por ejemplo, el costo o la descripción) cuando ya se ha completado no actualizará los gastos generados previamente.