¿Cómo agregar fórmulas personalizadas?

¿Qué es una fórmula?

Las fórmulas son cálculos matemáticos basados en campos de reserva. Para todas las reservas (excepto iCal) tenemos Fórmulas Financieras.

En Hostaway puedes crear fórmulas de dos maneras diferentes:

1. Asistente de Fórmulas
2. Agregar fórmula personalizada

En este artículo, nos centraremos en cómo crear una fórmula personalizada. Por favor, mira el siguiente video en el que explicamos cómo crear fórmulas personalizadas para que puedas comenzar a usarlas de inmediato y aprovechar todo su potencial.

Como puedes leer en el artículo sobre el Asistente de Fórmulas, el sistema puede crear algunas fórmulas para ti, fórmulas predeterminadas que en la mayoría de los casos funcionarán para crear informes de diferentes canales. Estas fórmulas no se pueden eliminar una vez creadas, pero siempre puedes editarlas u ocultarlas.

Toda la información financiera que puedes visualizar en tu pestaña de Actividad de Alquiler proviene de las fórmulas que has creado previamente.

Las fórmulas se pueden establecer desde el sistema en su conjunto, o se pueden editar desde un listado específico. Si vas a Informes Financieros > Configuración Financiera, visualizarás todas las fórmulas existentes para todo el sistema. Ten en cuenta que puedes editar y personalizar fórmulas existentes así como crear nuevas; además, al editar o crear nuevas fórmulas, siempre puedes usar valores así como fórmulas dentro de fórmulas.

¿Cómo agregar fórmulas manualmente?

Para crear una nueva fórmula, debes seguir los siguientes pasos:

1. Ve a tu Panel de Hostaway > Informes Financieros > Configuración financiera
2. Haz clic en + Agregar fórmula personalizada
3. Ingresa el nombre que te gustaría asignar a la fórmula
4. Ingresa la descripción de la fórmula
5. Ingresa el valor de la fórmula
6. Selecciona si deseas que esta fórmula se muestre como un porcentaje
7. Selecciona si deseas que esta fórmula se aplique solo a canales específicos
8. Selecciona si deseas que esta fórmula se aplique solo a estados específicos
9. Haz clic en Agregar fórmula
10. La fórmula estará disponible en la pestaña de Actividad de Alquiler como una nueva columna

Notas

• El botón "aquí" te llevará a un artículo con información muy útil sobre los campos que puedes usar dentro de tus fórmulas

• Las fórmulas dentro de los listados se pueden encontrar haciendo clic en Listados > Editar > pestaña de Configuración Financiera y podrás visualizar todas las fórmulas específicas para ese listado

• Las fórmulas se pueden crear a nivel de cuenta (Panel de control > Informes financieros > Configuración financiera) o a nivel de listado y se pueden modificar en cualquier nivel. Las modificaciones realizadas a nivel de cuenta se propagan al listado pero no viceversa
• Cuando se crea una nueva fórmula personalizada, también se propagará a todos los listados. Pero puedes modificarla a nivel de listado. No actualizará otros listados
• Al editar una fórmula a nivel de Configuración, se editarán todas las fórmulas no modificadas a nivel de listado. Si la has modificado manualmente, necesitarás actualizarla manualmente

Uso de fórmulas dentro de fórmulas

Hostaway permite la creación de fórmulas dentro de fórmulas hasta 7 niveles. Esto significa que la fórmula A puede contener la fórmula B y la fórmula B puede contener la fórmula C y así sucesivamente hasta G.

Aún aparecerá una validación si el sistema identifica un escenario de bucle o se generará un error si intentas crear una fórmula dentro de un formulador de más de 7 niveles.

Cómo editar una fórmula

Para editar una fórmula en Hostaway, sigue los pasos a continuación:

1. Ve a tu Panel de Hostaway > Selecciona Informes Financieros del menú de la izquierda. Luego, haz clic en Configuración Financiera
2. Selecciona la Fórmula a Editar. Ubica la fórmula que deseas editar. Haz clic en los tres puntos bajo la columna del ícono de engranaje
3. Haz clic en Editar. En el menú desplegable, selecciona Editar.
4. Edita la Fórmula. Se abrirá una nueva ventana en el lado derecho de la pantalla, donde puedes editar la fórmula
5. Realiza Cambios. Modifica los campos deseados para adaptarlos a tus necesidades
6. Guarda los Cambios. Una vez que hayas terminado de editar, haz clic en Guardar para aplicar los cambios

Configuración de Fórmulas Basadas en el Tiempo

En respuesta a los comentarios de los clientes, hemos introducido versiones de fórmulas basadas en el tiempo para darte más control sobre cuándo y cómo se aplican las fórmulas. Esto es particularmente útil cuando necesitas actualizar las tasas de comisión, tarifas u otras configuraciones que deben entrar en vigor en una fecha específica—sin afectar las reservas anteriores.

Características Clave

• Selección de Evento. Ahora puedes elegir entre tres eventos—check-in, check-out o creación—para definir cuándo debe entrar en vigor una nueva versión de la fórmula.
• Selección de Fecha. Establece una fecha específica para cuando la nueva versión de la fórmula deba aplicarse, permitiéndote manejar cambios retroactivamente y desde un punto definido en adelante.
• Múltiples Versiones. Crea múltiples versiones de fórmulas según sea necesario, incluyendo para fechas pasadas, para asegurar la precisión de tus informes financieros.
• Ajustes a Nivel de Listado. La función de fórmula basada en el tiempo está disponible a nivel de listado, para que puedas ajustar fórmulas para propiedades individuales.

Además, el botón Copiar Configuraciones te permite replicar fácilmente los cambios de fórmula en múltiples listados, ahorrándote tiempo y esfuerzo. Si se modifican las fechas de una reserva, el sistema verificará automáticamente las condiciones de fecha y aplicará la versión correcta de la fórmula, asegurando consistencia y precisión.

Al habilitar fórmulas basadas en el tiempo, puedes asegurarte de que tus informes financieros reflejen las cantidades correctas, incluso cuando se realicen cambios a mitad de período.

Cómo Eliminar una Fórmula

Para eliminar una fórmula, sigue los siguientes pasos:

1. Ve a tu Panel de Control de Hostaway > Informes Financieros > Configuraciones Financieras
2. Selecciona la fórmula que deseas eliminar > Haz clic en los tres puntos debajo de la columna del ícono de engranaje
3. Haz clic en Eliminar del menú desplegable
4. Se abrirá una ventana emergente que te dirá:
   • Qué fórmula contiene la seleccionada
   • Eliminar esta fórmula la reemplazará con un 0 donde sea utilizada y se activarán recalculaciones
5. Si estás de acuerdo con lo anterior, haz clic en Eliminar de todos modos

Configurar una fórmula por canal

• En algunos casos, puede que necesites tener una fórmula específica para canales específicos. Por ejemplo, si deseas crear una fórmula para reflejar el Total de la Reserva. Cada canal es diferente en este caso
• Crea tu fórmula y selecciona Aplicar solo a canales específicos
• Luego, puedes seleccionar los canales a los que deseas que se aplique esta fórmula

¿Qué hay de combinar los resultados de estas fórmulas?

Una vez que hayas creado tu fórmula por canal, para reflejar el Total de la Reserva, puede que desees combinarlas.

Solo necesitas crear una fórmula general dentro de "Valor", con las diferentes fórmulas por canal que has creado antes.

Mostrar y Calcular fórmulas como porcentajes

En muchos casos, las fórmulas representan porcentajes, especialmente al establecer una tasa de comisión.

Por ejemplo, para establecer una comisión del 20%, a menudo se recomienda una fórmula de 0.2 para simplificar los cálculos cuando se combina con otras fórmulas. Sin embargo, cuando estos datos se muestran en las pestañas de Actividad de Alquiler o Declaraciones del Propietario, puede ser confuso. Mostraríamos el valor como 0.2 con un símbolo de moneda, y los totales se mostrarían como la suma de todas las filas en lugar de un promedio.

Para evitar esta confusión, hemos implementado una opción en las configuraciones de fórmula llamada Mostrar esta fórmula como un porcentaje.

Cuando se selecciona, los resultados se muestran como porcentajes y los totales representan un promedio. Esto también se mostrará en los CSVs y Estados de Propietarios.

Además, al generar el PmCommission utilizando el asistente de fórmulas, esta opción se aplica automáticamente para evitar confusiones.

También hemos actualizado todas las fórmulas existentes de PmCommission generadas por el asistente de fórmulas con valores entre 0 y 1, ya que se estaban utilizando como porcentajes.

Notas adicionales:

• Esta configuración se aplica a nivel de fórmula general y afecta a todos los listados
• Las fórmulas basadas en porcentajes no se pueden usar en los totales generales del estado del propietario

Fórmulas Predeterminadas

Las cuentas antiguas de Hostaway pueden tener lo que se llamaba "Fórmulas predeterminadas". Estas tenían algunos valores de marcador de posición, pero con la evolución de las OTAs y Hostaway, no eran perfectamente precisas.

Recomendamos usar el Asistente de Fórmulas para sustituirlas por composiciones nuevas y más precisas. Las fórmulas predeterminadas originales son totalTax, totalGuestFees, rentalRevenue, subTotalPrice, pmCommission y ownerPayout.

Puedes encontrar una lista de todos los Campos Financieros.