Come aggiungere formule personalizzate?

Cos'è una formula?

Le formule sono calcoli matematici basati sui campi di prenotazione. Per tutte le prenotazioni (eccetto iCal) abbiamo Formule Finanziarie.

In Hostaway puoi creare formule in due modi diversi:

1. Formula Wizard
2. Aggiungi formula personalizzata

In questo articolo, ci concentreremo su come creare una formula personalizzata. Guarda il seguente video in cui spieghiamo come creare formule personalizzate in modo da poterle utilizzare subito e sfruttare tutto il loro potenziale.

Come puoi leggere nell'articolo su Formula Wizard, il sistema può creare alcune formule per te, formule predefinite che nella maggior parte dei casi funzioneranno per creare report da diversi canali. Queste formule non possono essere eliminate una volta create, ma puoi sempre modificarle o nasconderle.

Tutte le informazioni finanziarie che puoi visualizzare nella tua scheda Attività di Affitto provengono dalle formule che hai creato in precedenza.

Le formule possono essere impostate dal sistema nel suo complesso, oppure possono essere modificate da un elenco specifico. Se vai su Financial Reporting > Financial Settings visualizzerai tutte le formule esistenti per l'intero sistema. Nota che puoi modificare e personalizzare le formule esistenti così come crearne di nuove; inoltre, quando modifichi o crei nuove formule, puoi sempre utilizzare valori così come formule all'interno delle formule.

Come aggiungere formule manualmente?

Per creare una nuova formula, dovresti seguire i seguenti passaggi:

1. Vai al tuo Hostaway Dashboard > Financial Reporting > Impostazioni finanziarie
2. Clicca su + Aggiungi formula personalizzata
3. Inserisci il nome che desideri assegnare alla formula
4. Inserisci la descrizione della formula
5. Inserisci il valore della formula
6. Seleziona se desideri che questa formula sia visualizzata come percentuale
7. Seleziona se desideri che questa formula si applichi solo a specifici canali
8. Seleziona se desideri che questa formula si applichi solo a specifici stati
9. Clicca su Aggiungi formula
10. La formula sarà disponibile nella scheda Attività di Affitto come una nuova colonna

Note

• Il pulsante "qui" ti porterà a un articolo con informazioni molto utili sui campi che puoi utilizzare all'interno delle tue formule

• Le formule all'interno degli annunci possono essere trovate cliccando su Annunci > Modifica > scheda Impostazioni Finanziarie e sarai in grado di visualizzare tutte le formule specifiche per quell'annuncio

• Le formule possono essere create a livello di account (Dashboard > Report finanziari > Impostazioni finanziarie) o a livello di annuncio e possono essere modificate a qualsiasi livello. Le modifiche effettuate a livello di account si propagano all'annuncio ma non viceversa
• Quando viene creata una nuova formula personalizzata, si propagherà anche a tutti gli annunci. Ma puoi modificarla a livello di annuncio. Non aggiornerà altri annunci
• Quando si modifica una formula a livello di Impostazioni, verranno modificate tutte le formule non modificate a livello di annuncio. Se l'hai modificata manualmente, dovrai aggiornarla manualmente

Utilizzo delle formule all'interno delle formule

Hostaway consente la creazione di formule all'interno delle formule fino a 7 livelli. Ciò significa che la formula A può contenere la formula B e la formula B può contenere la formula C e così via fino a G.

Apparirà comunque una convalida se il sistema identifica uno scenario di loop o verrà generato un errore se si tenta di creare una formula all'interno di un formulatore di più di 7 livelli.

Come modificare una formula

Per modificare una formula in Hostaway, segui i passaggi seguenti:

1. Vai al tuo Dashboard Hostaway > Seleziona Report finanziari dal menu a sinistra. Quindi, fai clic su Impostazioni finanziarie
2. Seleziona la formula da modificare. Individua la formula che desideri modificare. Fai clic sui tre punti sotto la colonna dell'icona dell'ingranaggio
3. Fai clic su Modifica. Dal menu a discesa, seleziona Modifica.
4. Modifica la formula. Si aprirà una nuova finestra sul lato destro dello schermo, dove puoi modificare la formula
5. Apporta modifiche. Modifica i campi desiderati per soddisfare le tue esigenze
6. Salva le modifiche. Una volta terminata la modifica, fai clic su Salva per applicare le modifiche

Impostazioni delle formule basate sul tempo

In risposta al feedback dei clienti, abbiamo introdotto versioni di formule basate sul tempo per darti un maggiore controllo su quando e come vengono applicate le formule. Questo è particolarmente utile quando è necessario aggiornare le tariffe di commissione, le spese o altre impostazioni che devono entrare in vigore in una data specifica—senza influire sulle prenotazioni precedenti.

Caratteristiche principali

• Selezione Evento. Ora puoi scegliere tra tre eventi—check-in, check-out o creazione—per definire quando una nuova versione della formula dovrebbe entrare in vigore.
• Selezione Data. Imposta una data specifica per quando la nuova versione della formula dovrebbe applicarsi, permettendoti di gestire i cambiamenti retroattivamente e da un punto definito in avanti.
• Versioni Multiple. Crea più versioni della formula secondo necessità, inclusi per date passate, per garantire l'accuratezza dei tuoi report finanziari.
• Regolazioni a Livello di Annuncio. La funzione di formula basata sul tempo è disponibile a livello di annuncio, così puoi affinare le formule per proprietà individuali.

Inoltre, il pulsante Copia Impostazioni ti permette di replicare facilmente le modifiche della formula su più annunci, risparmiando tempo e sforzo. Se le date di una prenotazione vengono modificate, il sistema controllerà automaticamente le condizioni di data e applicherà la versione corretta della formula, garantendo coerenza e accuratezza.

Abilitando le formule basate sul tempo, puoi garantire che i tuoi report finanziari riflettano gli importi corretti, anche quando vengono apportate modifiche a metà periodo.

Come Eliminare una Formula

Per eliminare una formula segui i seguenti passaggi:

1. Vai al tuo Dashboard Hostaway > Report Finanziari > Impostazioni Finanziarie
2. Seleziona la formula che desideri eliminare > Clicca sui tre puntini sotto la colonna dell'icona dell'ingranaggio
3. Clicca su Elimina dal menu a tendina
4. Si aprirà un pop-up che ti dirà:
   • Quale formula contiene quella selezionata
   • Eliminando questa formula verrà sostituita con uno 0 ovunque venga utilizzata e verranno attivati i ricalcoli
5. Se sei d'accordo con quanto sopra, clicca su Elimina Comunque

Imposta una formula per canale

• In alcuni casi, potresti aver bisogno di una formula specifica per canali specifici. Ad esempio, se vuoi creare una formula per riflettere il Totale della Prenotazione. Ogni canale è in questo caso diverso
• Crea la tua formula e seleziona Applica solo a canali specifici
• Quindi, puoi selezionare i canali ai quali vuoi che questa formula si applichi

E per quanto riguarda la combinazione dei risultati di queste formule?

Una volta creata la tua formula per canale, per riflettere il Totale della Prenotazione, potresti volerle combinare.

Devi solo creare una formula generale all'interno di "Valore", con le diverse formule per canale che hai creato prima.

Visualizzare e Calcolare le formule come percentuali

In molti casi, le formule rappresentano percentuali, specialmente quando si imposta un tasso di commissione.

Ad esempio, per impostare una commissione del 20%, è spesso consigliata una formula di 0.2 per semplificare i calcoli quando combinata con altre formule. Tuttavia, quando questi dati vengono visualizzati nelle schede Attività di Affitto o Dichiarazioni del Proprietario, può risultare confuso. Visualizzeremmo il valore come 0.2 con un simbolo di valuta, e i totali verrebbero visualizzati come la somma di tutte le righe anziché una media.

Per evitare questa confusione abbiamo implementato un'opzione nelle impostazioni della formula chiamata Visualizza questa formula come percentuale.

Quando selezionato, i risultati vengono visualizzati come percentuali e i totali rappresentano una media. Questo verrà visualizzato anche nei CSV e nei Rendiconti Proprietario.

Inoltre, quando si genera il PmCommission utilizzando il wizard delle formule, questa opzione viene applicata automaticamente per evitare confusione.

Abbiamo anche aggiornato tutte le formule PmCommission esistenti generate dal wizard delle formule con valori compresi tra 0 e 1, poiché venivano utilizzate come percentuali.

Note aggiuntive:

• Questa impostazione viene applicata a livello di formula generale e influisce su tutti gli annunci
• Le formule basate su percentuali non possono essere utilizzate nei totali generali del rendiconto del proprietario

Formule Predefinite

I vecchi account Hostaway potrebbero avere quelle che venivano chiamate "Formule predefinite". Queste avevano alcuni valori segnaposto, ma con l'evoluzione delle OTA e di Hostaway, non erano perfettamente accurate.

Consigliamo di utilizzare il Wizard delle Formule per sostituirle con nuove composizioni più accurate. Le formule predefinite originali sono totalTax, totalGuestFees, rentalRevenue, subTotalPrice, pmCommission e ownerPayout.

Puoi trovare un elenco di tutti i Campi Finanziari.