Qu'est-ce que le formulaire d'enregistrement en ligne ?

Le formulaire d'enregistrement en ligne vous permet de collecter :

Informations sur les invités. Noms, numéros de téléphone, e-mails, pièces d'identité et selfies avant l'enregistrement, pour tous les invités séjournant ou seulement les invités principaux
Heures d'arrivée et de départ estimées. Ce qui ajustera automatiquement la réservation, les nettoyages et toutes les automatisations pertinentes
Questions personnalisées. Celles-ci sont liées à des champs personnalisés, pour recueillir les demandes spéciales et les préférences de vos invités. Si vous le souhaitez, vous pouvez également inclure le contrat de location dans le formulaire, ainsi que des ventes additionnelles

Où pouvez-vous trouver cette fonctionnalité ?

Allez sur votre tableau de bord Hostaway > Inscriptions > Modifier > onglet Portail des invités
Pour activer le formulaire d'enregistrement en ligne pour une inscription activez le bouton de bascule du formulaire d'enregistrement en ligne
Vous pouvez copier en masse vers d'autres inscriptions. En le faisant, tous les paramètres du formulaire sont copiés tels quels, il n'y a pas d'option pour sélectionner quels paramètres copier

Comment télécharger toutes les informations des invités à partir du formulaire d'enregistrement en ligne ?

Le tableau de bord Hostaway vous permet de télécharger toutes les données des invités à partir du formulaire d'enregistrement en ligne en un seul endroit.

Vous pouvez facilement télécharger les informations des invités en suivant les étapes suivantes :

Allez sur votre tableau de bord Hostaway > Réservations
Cliquez sur Télécharger les données des invités > CSV
Utilisez des filtres pour personnaliser votre téléchargement
Pour télécharger les données des invités pour toutes les réservations, effacez les filtres
Vous téléchargerez toutes les données du formulaire d'enregistrement pour les réservations filtrées

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Recommandations & Limitations

Le formulaire d'enregistrement en ligne sera disponible dans le Portail Invité entre un certain nombre de jours (c'est-à-dire 3 jours avant l'enregistrement) et jusqu'à l'heure d'enregistrement
Les invités peuvent enregistrer le formulaire en tant que brouillon et revenir le remplir plus tard s'ils ont besoin de plus de temps pour rassembler les informations
Le lien sera actif jusqu'à ce que le formulaire soit soumis
Les informations des invités pour tous les invités séjournant seront ajoutées au Livre d'Or et peuvent être utilisées à des fins de marketing
Nous collectons les informations des invités uniquement pour les invités adultes (18+)
Hostaway ne vérifie pas l'identité de l'invité pour s'assurer que ce n'est pas un faux
Une fois l'heure d'enregistrement passée, le formulaire d'enregistrement en ligne ne sera plus accessible via le Portail Invité. Il restera accessible via son URL unique, afin que les invités puissent le remplir même après l'enregistrement

Pour en savoir plus, regardez la vidéo de présentation sur :

Paramètres du formulaire d'enregistrement en ligne

Canaux. Le formulaire peut être actif pour tous les canaux ou seulement pour certains canaux. Par exemple, vous pouvez estimer que l'identité des invités Airbnb est suffisamment validée, donc ils n'ont pas besoin d'une couche de validation supplémentaire, et désactiver le formulaire pour les invités Airbnb
Temps d'activation du formulaire. Cela détermine quand le formulaire sera accessible via le Portail Invité. Le formulaire n'est accessible via le Portail Invité que si le statut de la Réservation est Confirmé comme Modifié. Le formulaire est disponible via son URL unique jusqu'à ce qu'il soit soumis
Texte Affiché. Vous pouvez écrire un texte personnalisé à apparaître au début et à la fin du formulaire
Cases à cocher. Déterminez quelles informations doivent être collectées :
- Heure d'arrivée estimée
  - Les invités ne peuvent pas entrer une heure d'arrivée antérieure à l'heure d'enregistrement par défaut dans la réservation
  - Cela active également le champ "méthode d'arrivée" non obligatoire, et si "Avion" est sélectionné comme méthode d'arrivée, alors les numéros de vol peuvent également être collectés. Cela s'affichera dans la page de réservation de l'invité
  - Modifier ceux-ci dans le formulaire affectera toute l'automatisation pertinente, les nettoyages, etc.
- Heure de départ estimée
  - Les invités ne peuvent pas entrer une heure de départ postérieure à l'heure de départ par défaut dans la réservation
- Contrat de location
  - Sera inclus uniquement s'il n'a pas encore été signé
  - Il peut être trouvé sur la page de réservation de l'invité
- Informations sur l'invité
  - Ces champs peuvent être obligatoires ou non
  - Nom, Sexe, Email, Numéro de téléphone, Date de naissance, Nationalité, Lieu de naissance, Lieu de délivrance, Numéro d'identification, Photo d'identité, et Selfie
  - Ces champs peuvent être collectés uniquement pour l'invité principal (celui qui a fait la réservation) ou pour tous les invités adultes séjournant
  - Changer le nom de l'invité principal dans le formulaire le changera également dans la réservation
  - Toutes les informations sur l'invité peuvent être trouvées sur la page de réservation et le Livre d'invités
- Questions supplémentaires
  - Celles-ci sont liées à des champs de réservation personnalisés et peuvent être utilisées pour collecter des informations supplémentaires
  - Par exemple, si une place de parking est requise ou si l'invité voyage avec un animal de compagnie
  - Les réponses apparaissent dans la réservation sous Champs personnalisés et peuvent être utilisées pour créer des flux d'automatisation personnalisés ou afficher des informations spécifiques dans les Tâches
  - Les questions supplémentaires peuvent être obligatoires ou non
  - Vous pouvez définir des questions supplémentaires de deux manières différentes :
    - Questions spécifiques à l'invité. C'est une question pour chaque invité, où vous pouvez ajouter toute question à laquelle chaque invité de la réservation doit répondre
    - Questions générales de réservation (Informations supplémentaires). C'est une question unique pour l'ensemble de la réservation. Une réponse est requise pour la réservation en utilisant un champ personnalisé
  - Pour le moment, ces réponses ne seront pas incluses dans le fichier CSV

Ajouter des ventes incitatives à votre formulaire d'enregistrement en ligne

Pour configurer quelles ventes incitatives seront affichées dans le formulaire d'enregistrement en ligne, suivez ces étapes :

Allez dans Annonces > Modifier > Prix & Frais
Sélectionnez le frais que vous souhaitez modifier
Allez à droite et cliquez sur l'icône d'engrenage grise > Modifier le frais
Sélectionnez "Formulaire d'enregistrement en ligne" dans le menu déroulant "Apparaît dans"
Enregistrer

Envoyer le formulaire d'enregistrement en ligne aux invités

Le formulaire a une URL unique qui existe en tant que champ dynamique et peut être utilisé dans l'automatisation des messages
Utilisez le champ dynamique {{online_checkin_link}}
Le formulaire est accessible via le portail invité à partir de l'heure d'activation du formulaire (comme défini dans les paramètres) jusqu'à l'heure d'enregistrement

Remplir le formulaire d'enregistrement en ligne

Lorsque l'invité accède au formulaire, il doit remplir tous les champs obligatoires pour le soumettre, gardez à l'esprit que même si le champ ne s'applique qu'à l'invité principal, il doit toujours être spécifié s'il est obligatoire ou non.
Les invités peuvent enregistrer le formulaire en tant que brouillon
Une fois soumis, l'invité est invité à indiquer s'il souhaite acheter des ventes incitatives. Ils peuvent passer cette étape
S'il y a une carte de crédit dans la réservation, les ventes incitatives seront immédiatement et automatiquement facturées sur cette carte de crédit. Sinon, l'invité sera invité à entrer une carte de crédit
La soumission du formulaire est irréversible, et les invités ne peuvent pas modifier leurs réponses. Les informations peuvent être modifiées depuis le tableau de bord Hostaway

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