¿Qué es el Formulario de Check-in en Línea?

El Formulario de Check-in en Línea te permite recopilar:

1. Información de los huéspedes. Nombres, números de teléfono, correos electrónicos, identificaciones y selfies antes del check-in, para todos los huéspedes que se hospedan o solo para los huéspedes principales
2. Tiempos estimados de llegada y salida. Lo cual ajustará automáticamente la reserva, las limpiezas y toda la automatización relevante
3. Preguntas personalizadas. Estas están vinculadas a campos personalizados, para recopilar solicitudes especiales y preferencias de tus huéspedes. Si lo deseas, también puedes incluir el Acuerdo de Alquiler en el formulario, así como Ventas Adicionales
   
   

¿Dónde puedes encontrar esta función?

1. Ve a tu Panel de Control de Hostaway > Propiedades > Editar > pestaña Portal de Huéspedes

2. Para activar el Formulario de Check-in en Línea para una propiedad activa el interruptor del Formulario de Check-in en Línea

3. Puedes copiar en masa a otras propiedades. Al hacerlo, todas las configuraciones del formulario se copian tal cual, no hay opción para seleccionar qué configuraciones copiar

¿Cómo descargas toda la información de los huéspedes del Formulario de Check-in en Línea?

El Panel de Control de Hostaway te permite descargar todos los datos de los huéspedes del formulario de check-in en línea en un solo lugar.

Puedes descargar fácilmente la información de los huéspedes siguiendo los siguientes pasos:

1. Ve a tu Panel de Control de Hostaway > Reservas
2. Haz clic en Descargar datos de huéspedes > CSV
3. Usa filtros para personalizar tu descarga
4. Para descargar datos de huéspedes para todas las reservas, limpia los filtros
5. Descargarás todos los datos del formulario de check-in para las reservas filtradas

Recomendaciones & Limitaciones

1. El Formulario de Check-in en Línea estará disponible en el Portal de Huéspedes entre un cierto número de días (es decir, 3 días antes del check-in) y hasta la hora del check-in
2. Los huéspedes pueden guardar el formulario como borrador y volver a completarlo más tarde en caso de que necesiten más tiempo para recopilar la información
3. El enlace estará activo hasta que se envíe el formulario
4. La información de los huéspedes para todos los huéspedes que se alojen se añadirá al Libro de Huéspedes y se puede utilizar con fines de marketing
5. Recopilamos información de los huéspedes solo para huéspedes adultos (18+)
6. Hostaway no verifica la identificación del huésped para asegurarse de que no sea falsa
7. Una vez que haya pasado la hora del check-in, el Formulario de Check-in en Línea ya no será accesible a través del Portal de Huéspedes. Aún será accesible a través de su URL única, por lo que los huéspedes pueden completarlo incluso después del check-in

Para aprender más mira el Video de Recorrido en:

• Configuración del Formulario de Check-In en Línea
  
• Compartir el formulario con los huéspedes
• Rellenar el formulario
• Ver las respuestas

Configuración del Formulario de Check-in en Línea

1. Canales. El formulario puede estar activo para todos los canales o solo para algunos canales. Por ejemplo, puede considerar que la identidad de los huéspedes de Airbnb está suficientemente validada, por lo que no necesitan una capa adicional de validación, y desactivar el formulario para los huéspedes de Airbnb
2. Tiempo de activación del formulario. Esto determina cuándo el formulario estará accesible a través del Portal de Huéspedes. El formulario solo es accesible a través del Portal de Huéspedes si el estado de la Reserva es Confirmado como Modificado. El formulario está disponible a través de su URL única hasta que se envíe
3. Texto Mostrado. Puede escribir un texto personalizado para que aparezca al principio y al final del formulario
4. Cajas de verificación. Determine qué información debe recopilarse:
   • Hora estimada de llegada
     • Los huéspedes no pueden ingresar una hora de llegada que sea anterior a la hora de check-in predeterminada en la reserva
     • Esto también activa el campo "método de llegada" no obligatorio, y si se selecciona "Avión" como método de llegada, también se pueden recopilar números de vuelo. Se mostrará en la página de reserva del huésped
     • Cambiar estos en el formulario afectará toda la automatización relevante, limpiezas, etc.
   • Hora estimada de salida

     • Los huéspedes no pueden ingresar una hora de salida que sea posterior a la hora de check-out predeterminada en la reserva

   • Acuerdo de alquiler
     • Se incluirá solo si no se ha firmado aún
     • Se puede encontrar en la página de reserva del huésped
   • Información del huésped
     • Estos campos pueden ser obligatorios o no
     • Nombre, Sexo, Correo Electrónico, Número de Teléfono, Fecha de Nacimiento, Nacionalidad, Lugar de nacimiento, Lugar de emisión, Número de Identificación, Foto de Identificación y Selfie
     • Estos campos se pueden recopilar solo para el huésped principal (el que hizo la reserva) o para todos los huéspedes adultos que se alojen
     • Cambiar el nombre del huésped principal en el formulario también lo cambiará en la reserva
     • Toda la información del huésped se puede encontrar en la página de reserva y en el Libro de Huéspedes
   • Preguntas Adicionales
     • Estas están vinculadas a campos de reserva personalizados y se pueden usar para recopilar más información
     • Por ejemplo, si se requiere un espacio de estacionamiento o si el huésped viaja con una mascota
     • Las respuestas aparecen en la reserva bajo Campos Personalizados y se pueden usar para crear flujos de automatización personalizados o mostrar información específica en Tareas
     • Las preguntas adicionales pueden ser obligatorias o no
     • Puede establecer preguntas adicionales de dos maneras diferentes:
       • Preguntas específicas para el huésped. Esta es una pregunta para cada huésped, donde puede agregar cualquier pregunta que cada huésped en la reserva necesite responder
       • Preguntas generales de la reserva (Información adicional). Esta es una sola pregunta para toda la reserva. Se requiere una respuesta para la reserva utilizando un campo personalizado
     • Por el momento, estas respuestas no se incluirán en el archivo CSV
       
       
       
       

Agregar ventas adicionales a su formulario de check-in en línea

Para configurar qué ventas adicionales se mostrarán en el formulario de check-in en línea, siga estos pasos:

1. Vaya a Listados > Editar > Precio y tarifas
2. Seleccione la tarifa que desea editar
3. Vaya a la derecha y haga clic en el ícono de engranaje gris > Editar tarifa
4. Seleccione "Formulario de check-in en línea" en el menú desplegable "Aparece en"
5. Guardar

Enviando el formulario de check-in en línea a los huéspedes

• El formulario tiene una URL única que existe como un campo dinámico y se puede usar en Automatización de mensajes
• Use el campo dinámico {{online_checkin_link}}
• El formulario es accesible a través del Portal de Huéspedes desde el momento de activación del formulario (según lo establecido en la configuración) hasta la hora de check-in
  
  

Rellenando el formulario de check-in en línea

1. Cuando el huésped accede al formulario, debe completar todos los campos obligatorios para enviarlo, tenga en cuenta que incluso si el campo solo es aplicable al huésped principal, aún debe especificarse si es obligatorio o no.
2. Los huéspedes pueden guardar el formulario como borrador
3. Una vez enviado, se le pregunta al huésped si desea comprar ventas adicionales. Pueden omitir esta etapa
4. Si hay una tarjeta de crédito en la reserva, las ventas adicionales se cargarán inmediata y automáticamente a esa tarjeta de crédito. Si no, se le pedirá al huésped que ingrese una tarjeta de crédito
5. Enviar el formulario es irreversible, y los huéspedes no pueden editar sus respuestas. La información se puede editar desde el Panel de Hostaway