Come utilizzare la funzione Task?

In questo articolo, spiegheremo:

Come creare un task manuale
Come creare un auto-task
Come cambiare lo stato del task
Aggiungere una checklist a un task
Aggiungere una nota
Aggiungere un costo
Aggiungere una risoluzione
Aggiungere un allegato

Informazioni aggiuntive:

Come creare un Task Manuale?

Per creare un Task Manuale segui i seguenti passaggi:

Vai al tuo Dashboard Hostaway > Task
Clicca su Aggiungi Task
Inserisci il Titolo del Task
Imposta il Programma, i Dettagli, i Link & Allegati
Salva Task

Note:

Puoi creare il Task per un annuncio e un canale specifico
Utente e Supervisore possono essere assegnati se li hai già creati nel modulo Gestione Utenti. Si prega di controllare Come Creare un Utente.

Come creare un Auto Task?

Per creare un Auto Task segui i seguenti passaggi:

Vai al tuo Dashboard Hostaway > Task
Seleziona Gestisci Auto-task
Clicca su Aggiungi Auto-task
Scegli un Titolo per il Task
Imposta il Programma, i Dettagli, i Link & Allegati
Salva Auto-task

Note

Non puoi selezionare più canali nella funzione auto-task. Puoi scegliere solo un canale o puoi lasciarlo senza scegliere alcun canale in modo che l'auto-task si applichi a tutte le prenotazioni del canale
Se desideri applicare un Auto-task alle prenotazioni esistenti, non dimenticare di cliccare su "Crea task" dall'auto-task per le prenotazioni esistenti

Duplicare un Auto-task

Puoi cliccare sull'icona "copia" accanto a ciascun Auto-task per creare un Auto-task duplicato

Generare un auto-task per un upsell

A volte potrebbe essere necessario creare un'attività automatica dopo che l'ospite ha acquistato un upsell in modo da avere un promemoria per preparare l'articolo. Per questo scenario, segui i passaggi successivi:

Vai al tuo Hostaway Dashboard > Attività > Gestisci attività automatiche > Aggiungi attività automatica
Scegli un Titolo per l'Attività
Seleziona evento > Upsell aggiunto
Imposta il Programma, i Dettagli, i Link & Allegati
Salva Attività Automatica

Come cambiare lo stato dell'Attività?

Stati delle Attività

Da Fare: qualsiasi attività creata manualmente o dal sistema, e che è in attesa di essere presa in carico
Accettata: stato per fornire un feedback che qualcuno ha accettato di lavorarci, ma il lavoro non è ancora iniziato
In Corso: qualcuno ha iniziato a lavorare sull'attività
Fatto: il lavoro è stato completato

Puoi cambiare lo Stato delle Attività in due modi diversi:

Cambiando manualmente lo stato tramite il menu a tendina all'interno dell'Attività
Trascinando l'attività nella colonna corrispondente (Da Fare, Accettata, In Corso e Fatto)

Cambiare la data/ora di inizio e fine delle attività automatiche

È un comportamento previsto che le attività automatiche create da una prenotazione siano sincronizzate con gli orari di check-in/check-out della prenotazione correlata, l'orario di inizio e fine dell'attività dovrebbe aggiornarsi automaticamente in base alle modifiche di check-in e check-out della prenotazione. Tuttavia, ogni volta che un'attività automatica viene aggiornata manualmente sugli orari di inizio/fine, non si sincronizzerà più con le modifiche di check-in/check-out della prenotazione.

Modifiche manuali sull'orario di inizio/fine di un'attività automatica, quindi le modifiche dell'orario di inizio/fine della prenotazione NON aggiorneranno l'attività.
Modifiche manuali su un'attività automatica diverse dall'orario di inizio/fine, quindi il cambiamento dell'orario di inizio/fine della prenotazione dovrebbe aggiornare l'attività

Aggiungi una checklist alla tua attività

Alcune delle tue attività potrebbero richiedere un controllo se tutte le sotto-attività sono completate. Ad esempio, un ospite chiede un cestino per la colazione con champagne - per questo, puoi aggiungere più elementi alla checklist dell'attività in modo che l'utente o il membro del team possa spuntarli quando completati. Puoi anche utilizzare le checklist predefinite che puoi creare nei modelli di checklist.

Aggiungi costi dell'attività

Chi sta svolgendo questa attività potrebbe dover spendere del denaro per l'attività. Ad esempio, l'utente assegnato potrebbe dover acquistare nuova carta igienica e puoi aggiungere quanto costa. In questa finestra, il creatore dell'attività, il supervisore o l'utente assegnato possono annotare questi costi.

Note:

Questo modulo ha le opzioni di valuta più comuni disponibili. Quando la tua valuta non è elencata, puoi lasciarla vuota
Puoi aggiungere questo costo al Rapporto Finanziario

Aggiungi note di risoluzione a un'attività

Quando desideri ricevere feedback dall'assegnatario dell'attività o lasciare un feedback per loro sul risultato dell'attività, puoi utilizzare questa finestra e fornire un punteggio finale.

Aggiungi un allegato a un'attività

Puoi caricare diversi file nelle attività o, ad esempio, aiutare i tuoi addetti alle pulizie a caricare immagini prima e dopo aver pulito la stanza.

Filtra attività

Puoi filtrare le attività in base a Supervisore, Annuncio, Canale, Assegnatario e Ordine di ordinamento. Per filtrare le attività devi:

Vai alla tua Dashboard Hostaway > Attività
Seleziona la barra Gestisci Attività
Clicca sul filtro che desideri applicare
Seleziona quello desiderato dal menu a tendina

Quando un'attività viene disassegnata da un utente

Considerazioni iniziali:

Quando un'attività viene disassegnata da un utente, Hostaway notificherà quell'utente
Quando l'assegnatario di un'attività cambia da un utente a un altro, Hostaway notificherà entrambi gli utenti
La notifica includerà informazioni sull'assegnatario precedente e su quello nuovo

Le attività non assegnate possono essere trovate nella Dashboard

Per trovare questa funzione segui i seguenti passaggi:

Vai alla tua Dashboard Hostaway > Attività > Gestisci Attività
Clicca sul filtro "Assegnatario" e seleziona "Non assegnato"
Questo ti facilita nel trovare le attività che devono essere assegnate

Promemoria per le attività nello stesso giorno

Con i promemoria per le attività nello stesso giorno, puoi inviare notifiche il giorno in cui un'attività dovrebbe iniziare, alle 8 del mattino ora dell'annuncio, all'assegnatario dell'attività.

Si prega di notare che se si tratta di una prenotazione arrivata lo stesso giorno dell'attività prima delle 8 del mattino, questo promemoria non verrà inviato.

Questi promemoria possono anche essere inviati tramite SMS, per quegli utenti che preferiscono questo metodo rispetto alle notifiche push/email.

Notifiche per attività che non iniziano/terminano in orario

Abilitando queste notifiche, l'utente verrà avvisato se è impostato come supervisore dell'attività, 30 minuti dopo l'orario di inizio dell'attività (se l'attività non è stata spostata su In corso) e 30 minuti dopo l'orario di fine dell'attività (se l'attività non è stata spostata su completata).