Comment utiliser la fonctionnalité Tâche ?

Dans cet article, nous expliquerons :

Comment créer une tâche manuelle
Comment créer une tâche automatique
Comment changer le statut de la tâche
Ajouter une liste de contrôle à une tâche
Ajouter une note
Ajouter un coût
Ajouter une résolution
Ajouter une pièce jointe

Informations supplémentaires :

Comment créer une tâche manuelle ?

Pour créer une tâche manuelle, suivez les étapes suivantes :

Allez sur votre tableau de bord Hostaway > Tâches
Cliquez sur Ajouter une tâche
Insérez le titre de la tâche
Configurez le planning, les détails, les liens et les pièces jointes
Enregistrez la tâche

Notes :

Vous pouvez créer la tâche pour une annonce et un canal spécifiques
L'utilisateur et le superviseur peuvent être assignés si vous les avez déjà créés dans le module de gestion des utilisateurs. Veuillez consulter Comment créer un utilisateur.

Comment créer une tâche automatique ?

Pour créer une tâche automatique, veuillez suivre les étapes suivantes :

Allez sur votre tableau de bord Hostaway > Tâches
Sélectionnez Gérer les tâches automatiques
Cliquez sur Ajouter des tâches automatiques
Choisissez un titre de tâche
Configurez le planning, les détails, les liens et les pièces jointes
Enregistrez la tâche automatique

Notes

Vous ne pouvez pas sélectionner plusieurs canaux dans la fonctionnalité de tâche automatique. Vous pouvez choisir un seul canal ou vous pouvez laisser sans choisir de canal pour que la tâche automatique s'applique à toutes les réservations de canal
Si vous souhaitez appliquer une tâche automatique aux réservations existantes, n'oubliez pas de cliquer sur "Créer des tâches" à partir de la tâche automatique pour les réservations existantes

Dupliquer une tâche automatique

Vous pouvez cliquer sur l'icône "copier" à côté de chaque tâche automatique pour créer une tâche automatique dupliquée

Générer une tâche automatique pour une vente incitative

Parfois, vous pouvez avoir besoin de créer une tâche automatique après que l'invité ait acheté un produit supplémentaire afin d'avoir un rappel pour préparer l'article. Pour ce scénario, veuillez suivre les étapes suivantes :

Allez sur votre tableau de bord Hostaway > Tâches > Gérer les tâches automatiques > Ajouter une tâche automatique
Choisissez un titre de tâche
Sélectionnez événement > Ajout de produit supplémentaire
Configurez le calendrier, les détails, les liens et les pièces jointes
Enregistrez la tâche automatique

Comment changer le statut de la tâche ?

Statuts des tâches

À faire : toute tâche créée manuellement ou par le système, et en attente d'être prise en charge
Acceptée : état pour indiquer qu'une personne a accepté de travailler dessus, mais le travail n'a pas encore commencé
En cours : quelqu'un a commencé à travailler sur la tâche
Terminée : le travail est terminé

Vous pouvez changer le statut des tâches de deux manières différentes :

Changer manuellement le statut via le menu déroulant dans la tâche
Faire glisser la tâche vers la colonne correspondante (À faire, Acceptée, En cours et Terminée)

Changer la date/heure de début et de fin des tâches automatiques

Il est prévu que les tâches automatiques créées à partir d'une réservation soient synchronisées avec les heures d'arrivée/départ de la réservation concernée, l'heure de début et de fin de la tâche devrait se mettre à jour automatiquement en fonction des modifications d'arrivée et de départ de la réservation. Cependant, chaque fois qu'une tâche automatique est mise à jour manuellement sur les heures de début/fin, elle ne sera plus synchronisée avec les modifications d'arrivée/départ de la réservation.

Modifications manuelles de l'heure de début/fin d'une tâche automatique, alors les modifications de l'heure de début/fin de la réservation NE mettront PAS à jour la tâche.
Modifications manuelles d'une tâche automatique autres que l'heure de début/fin, alors le changement de l'heure de début/fin de la réservation devrait mettre à jour la tâche

Ajouter une liste de contrôle à votre tâche

Certaines de vos tâches peuvent nécessiter une vérification si tous les sous-tâches sont terminées. Par exemple, un invité demande un panier petit-déjeuner au champagne - pour cela, vous pouvez ajouter plusieurs éléments à la liste de contrôle de la tâche afin que l'utilisateur ou le membre de l'équipe puisse les cocher une fois terminés. Vous pouvez également utiliser les listes de contrôle prédéfinies que vous pouvez créer dans les modèles de liste de contrôle.

Ajouter des coûts de tâche

La personne qui effectue cette tâche pourrait avoir besoin de dépenser de l'argent pour la tâche. Par exemple, l'utilisateur assigné aurait besoin d'acheter du papier toilette neuf et vous pouvez indiquer combien cela coûte. Dans cette fenêtre, le créateur de la tâche, le superviseur ou l'utilisateur assigné peut noter ces coûts.

Remarques :

Ce module propose les options de devises les plus courantes disponibles. Lorsque votre devise n'est pas répertoriée, vous pouvez la laisser vide
Vous pouvez ajouter ce coût au rapport financier

Ajouter des notes de résolution à une tâche

Lorsque vous souhaitez obtenir des commentaires de la part du responsable de la tâche ou leur laisser des commentaires sur le résultat de la tâche, vous pouvez utiliser cette fenêtre et fournir une note finale.

Ajouter une pièce jointe à une tâche

Vous pouvez télécharger différents fichiers pour les tâches ou, par exemple, aider vos nettoyeurs à télécharger des images avant et après avoir nettoyé la pièce.

Filtrer les tâches

Vous pouvez filtrer les tâches en fonction du superviseur, de l'annonce, du canal, de l'assigné et de l'ordre de tri. Pour filtrer les tâches, vous devez :

Aller à votre tableau de bord Hostaway > Tâches
Sélectionner la barre Gérer les tâches
Cliquer sur le filtre que vous souhaitez appliquer
Sélectionner celui souhaité dans le menu déroulant

Lorsqu'une tâche est désassignée d'un utilisateur

Considérations initiales :

Lorsqu'une tâche est désassignée d'un utilisateur, Hostaway en informera cet utilisateur
Lorsqu'un assigné de tâche change d'un utilisateur à un autre, Hostaway informera les deux utilisateurs
La notification inclura des informations sur l'ancien assigné et le nouvel assigné

Les tâches non assignées peuvent être trouvées dans le tableau de bord

Pour trouver cette fonctionnalité, veuillez suivre les étapes suivantes :

Aller à votre tableau de bord Hostaway > Tâches > Gérer les tâches
Cliquez sur le filtre "Assigné" et sélectionnez "Non assigné"
Cela vous permet de trouver plus facilement les tâches qui doivent être assignées

Rappels le jour même pour les tâches

Avec les rappels le jour même pour les tâches, vous pouvez envoyer des notifications le jour où une tâche doit commencer, à 8h00 heure de l'annonce, à l'assigné de la tâche.

Veuillez noter que s'il s'agit d'une réservation arrivée le même jour que la tâche avant 8h00, ce rappel ne sera pas envoyé.

Ces rappels peuvent également être envoyés par SMS, pour les utilisateurs qui préfèrent cela aux notifications push/email.

Notifications pour les tâches ne commençant/pas terminant à l'heure

Activer ces notifications informera l'utilisateur s'il est défini comme superviseur de la tâche, 30 minutes après l'heure de début de la tâche (si la tâche n'a pas été déplacée à En cours) et 30 minutes après l'heure de fin de la tâche (si la tâche n'a pas été déplacée à terminée).