Questions Fréquemment Posées sur les Tâches

Un de mes utilisateurs ne peut voir aucune tâche, pourquoi ?

Un utilisateur ne peut voir que les tâches qui lui sont assignées. Un superviseur peut voir toutes les tâches qu'il supervise.

Les tâches seront-elles annulées si ma réservation est annulée ?

Oui, la tâche sera automatiquement annulée si la réservation est annulée, sauf si la tâche a été modifiée depuis l'application mobile.

Le titre de la tâche changera-t-il lorsque les dates de réservation sont modifiées ?

Oui, le titre de la tâche sera automatiquement mis à jour en fonction des modifications des dates de réservation.

Le planning des tâches sera-t-il modifié si mes dates de réservation changent ?

Oui, la tâche sera automatiquement mise à jour en fonction des modifications des dates de réservation, sauf si la tâche a été modifiée (tâche intelligente) depuis l'application mobile.

Il est prévu que le auto-tâches créées à partir d'une réservation soient synchronisées avec les heures d'enregistrement/départ de la réservation concernée, l'heure de début et de fin de la tâche devant se mettre à jour automatiquement en fonction des modifications d'enregistrement et de départ de la réservation.

Cependant, chaque fois qu'une auto-tâche est mise à jour manuellement sur les heures de début/fin, elle ne se syncronisera plus avec les modifications d'enregistrement/départ de la réservation :

Des modifications manuelles sur l'heure de début/fin d'une auto-tâche, puis le changement de l'heure de début/fin de la réservation, ne mettront PAS à jour la tâche
Des modifications manuelles sur une auto-tâche autres que l'heure de début/fin, puis le changement de l'heure de début/fin de la réservation, mettront à jour la tâche

Toutes les tâches sont-elles visibles dans le calendrier ?

Les tâches liées aux réservations sont visibles dans le calendrier. Si une tâche est créée à partir d'une auto-tâche, elle sera visible dans le calendrier. Les tâches liées à une annonce avec une date programmée sont visibles dans le calendrier. Pour cela, vous devez aller dans le Calendrier et sélectionner Afficher "Toutes les Tâches". Les tâches sont symbolisées par un baril noir.

Les tâches qui ne sont pas liées à une réservation (Tâche Manuelle) ou à une annonce, même si elle a une date programmée, ne seront pas affichées dans le calendrier. Les tâches archivées ne seront pas affichées dans le calendrier.

Puis-je ajouter une Liste de contrôle à une Tâche/Auto-tâche ? Peut-elle être gérée depuis l'application mobile également ?

Oui. La Liste de contrôle peut être ajoutée depuis le Tableau de bord et l'application mobile et toute modification sera affichée sur les deux plateformes.

De plus, les listes de contrôle ajoutées ou modifiées à une auto-tâche existante ne s'appliqueront qu'aux nouvelles tâches qu'elle génère.

Puis-je ajouter une pièce jointe à une Tâche/Auto-tâche ? Peut-elle être gérée depuis l'application mobile également ?

Oui. Des pièces jointes peuvent être ajoutées à une Tâche et des Auto-tâches et elles seront affichées sur les tâches générées après le changement. Les pièces jointes et toute modification seront affichées à la fois sur le Tableau de bord Hostaway et l'application mobile.

Puis-je attribuer la tâche à un utilisateur/superviseur/groupe d'utilisateurs ? Peut-elle être gérée depuis l'application mobile également ?

Oui. L'attribution des tâches est prise en charge par l'utilisateur, le superviseur et le groupe d'utilisateurs. Elle peut être gérée depuis le tableau de bord et l'application mobile, et toute modification sera visible sur les deux plateformes.

Quel est le but des champs personnalisés dans les tâches ?

Lorsque vous ajoutez des informations au logiciel Hostaway, ces informations sont affichées dans des champs. De cette façon, vous avez un champ "nom_invité", "pays", etc.

Lorsque vous avez besoin de stocker des informations supplémentaires dans le logiciel, vous pouvez utiliser l'option "Champs personnalisés". Par exemple, vous pouvez ajouter un champ personnalisé "Rouleaux de papier toilette" aux tâches pour que votre nettoyeur sache combien de rouleaux doivent être dans l'appartement. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Gérer les champs personnalisés.

Que signifient les statuts des tâches ?

Accepté : indique que quelqu'un a accepté de travailler sur la tâche, mais n'a pas encore commencé à y travailler
En cours : quelqu'un a commencé à travailler sur la tâche
Terminé : le travail a été achevé
Archivé : similaire à Gmail, une tâche peut être archivée afin qu'elle ne soit plus visible sur le tableau.

Comment puis-je changer le statut d'une tâche sur le tableau de bord et dans l'application mobile ?

Dans le tableau de bord :

En entrant manuellement dans le détail de la tâche et en changeant le statut en fonction du menu déroulant
En faisant glisser manuellement la tâche d'une colonne à une autre

Dans l'application mobile :

En entrant manuellement dans le détail de la tâche et en changeant le statut en fonction du menu déroulant

Si je change le statut d'une tâche sur le tableau de bord, le verrai-je sur l'application mobile ? Ou vice versa ?

Oui, toute modification sur l'une ou l'autre plateforme se répercutera sur l'autre.

Comment savoir s'il s'agit d'une tâche d'une tâche automatique ?

Toute tâche dans le tableau de bord qui est une tâche d'une tâche automatique aura une icône pour indiquer qu'elle a été créée sur la base d'une tâche automatique. Pour identifier de quelle tâche automatique il s'agit, il suffit de survoler l'icône et vous verrez le titre de la tâche automatique.

Puis-je désactiver une tâche automatique ? Cela affectera-t-il les tâches existantes ?

Oui, directement depuis la tâche automatique. La désactivation n'affectera pas les tâches existantes. Cependant, de nouvelles tâches ne seront pas créées après une désactivation.

Puis-je modifier une tâche automatique ? Cela affectera-t-il les tâches existantes ?

Oui, directement depuis la tâche automatique. Cependant, la modification n'affectera pas les tâches existantes. Mais de nouvelles tâches seront créées en fonction de la modification.

Qu'est-ce que le rapport de temps ?

Le rapport de temps fournira des informations sur le temps total passé sur les tâches pendant une période, par assigné. Le rapport de temps rend compte de chaque tâche, sur la période pendant laquelle les tâches ont été en statut "En cours". Si la tâche n'a pas été mise en statut "En cours", le suivi indiquera zéro pour cette tâche.

Que signifient toutes les options de filtre sur le tableau ?

Vue : les filtres précédemment enregistrés peuvent être directement accessibles sous le filtre "Vue"
Annonce : filtre pour une annonce spécifique afin de voir toutes les tâches associées à l'annonce
Canal : filtre pour un canal spécifique afin de voir toutes les tâches associées au canal, ou toutes les tâches associées à une réservation du canal sélectionné
Assigné : filtre par assigné pour voir toutes les tâches assignées à l'utilisateur
Commence après : en utilisant le sélecteur de date, vous pouvez filtrer toutes les tâches qui commencent après la date sélectionnée
Commence avant : le sélecteur de date vous permet de filtrer toutes les tâches qui commencent avant la date sélectionnée
Échéance après : utilisez le sélecteur de date pour filtrer toutes les tâches dues après la date sélectionnée
Échéance avant : utilisez le sélecteur de date pour filtrer toutes les tâches qui sont dues avant la date sélectionnée.

Comment les différents types d'utilisateurs verront-ils la fonctionnalité dans l'application mobile ?

Les utilisateurs et les connexions de compte peuvent gérer les tâches de manière égale :

Ils peuvent changer le statut des tâches
Ils peuvent mettre le statut "En cours"
Les utilisateurs verront le bouton "Démarrer", en cliquant dessus, la tâche sera également mise "En cours"

Qui a la permission de changer les statuts du tableau des tâches ?

Tous les utilisateurs ont la permission de changer le statut d'une tâche, y compris le propriétaire du compte. Sauf si l'utilisateur a une permission de visualisation uniquement.

Pouvons-nous configurer une tâche dans le passé ?

Oui, le calendrier indiquera que la tâche aurait déjà dû commencer.

Les utilisateurs peuvent-ils définir une échéance antérieure à la date de début ?

Non, seules les dates et heures futures (par rapport à la date et l'heure de début) peuvent être configurées.

Puis-je dupliquer une tâche automatique sans la créer de zéro ?

Oui, il est possible de dupliquer une tâche automatique. Vous trouverez une icône de "copie" à côté de chaque tâche automatique.