Utiliza este artículo para configurar la facturación a huéspedes y la facturación electrónica en Hostaway, incluyendo perfiles de vendedor, plantillas de factura y configuraciones de facturación.
Introducción
Los gobiernos de todo el mundo, especialmente en Europa, durante 2026 están preparando los sistemas fiscales locales para la facturación electrónica, también conocida como e-invoicing. Para ayudarte, Hostaway trabaja junto con su socio Invopop.com como proveedor certificado de conexión de facturación electrónica para más de 30 sistemas locales de presentación ante autoridades fiscales nacionales.
Para ello, hemos creado una nueva versión de nuestro sistema de facturación a huéspedes, con el objetivo de dar soporte a nuestros propios sistemas de reserva directa y prepararnos para los requisitos de las OTA y de distintos países a lo largo del año, siempre que sea posible.
El nuevo sistema de facturación a huéspedes
En este momento, el sistema de facturación a huéspedes permite generar facturas y notas de crédito para reservas Directas, del sitio web de Hostaway, VRBO y Booking.com Host<>Guest, en las que tú o el vendedor sois el comerciante registrado para los pagos realizados por los huéspedes.
A la espera de cambios y necesidades para otras OTA, el sistema seguirá utilizando el sistema anterior de plantillas de factura.
Configuración del nuevo sistema de facturación a huéspedes
A medida que implementamos el nuevo sistema de facturación a huéspedes, tú, como propietario principal de la cuenta, deberías tener acceso a un nuevo menú en:
Reservas > Pagos de huéspedes > Facturas y configuración de facturas
Si todavía no tienes acceso, contacta con soporte para solicitarlo.
La configuración de tu sistema de facturación contiene 4 partes principales
-
Configurar o verificar la configuración de impuestos a nivel de anuncio:
Impuestos que se aplican según tus necesidades locales y, por tanto, a las reservas de los huéspedes. -
Añadir perfil(es) de vendedor:
El perfil de vendedor corresponde a quien cobra legalmente al huésped y debe presentar las facturas a las autoridades fiscales. Más detalles a continuación. -
Añadir plantilla de factura:
Permite proporcionar información adicional para las facturas, como logotipo, URL del sitio web de la empresa, términos y condiciones, políticas y otros campos personalizados necesarios localmente para cada factura creada. Puedes tener varias plantillas según tus necesidades y perfiles de “vendedor”. Más detalles a continuación. -
Añadir configuraciones de factura:
La configuración de factura permite, para cada vendedor conectado, añadir, por ejemplo, prefijos de numeración consecutiva, la plantilla que se aplicará, ajustes de cierre y envío de facturas manuales o automáticos, y los anuncios a los que se aplica dicha configuración. Más detalles a continuación.
Facturación estándar vs conexión de facturación electrónica
Hostaway admite una combinación de 2 flujos diferentes de creación de facturas para huéspedes.
Facturación estándar
Estas nuevas configuraciones de factura admiten numeración secuencial de facturas, y el cierre manual y automatizado es la configuración predeterminada para dar soporte a todos los países en los que no se admite o no es posible la presentación electrónica ante las autoridades fiscales locales.
Basándose en GOBL y en las configuraciones establecidas, se generará el PDF de la factura del huésped para tus reservas siguiendo estándares internacionales comunes.
Facturación electrónica
Estas nuevas configuraciones de factura permiten conectarte, a través del socio Invopop, con autoridades fiscales locales compatibles, como:
- España - VeriFactu
- Italia - SDI
- Francia - DGFIP
- y otras
Durante la configuración de un vendedor y de la configuración de facturas por país, cuando corresponda, puedes conectarte con la autoridad fiscal local proporcionando los datos del vendedor para hacer posible la conexión.
Una vez conectada la autoridad fiscal local, la factura generada seguirá las normas específicas de cumplimiento del país, así como el aspecto y formato proporcionados por la autoridad fiscal local después de su presentación.
Las normativas fiscales locales y sus requisitos pueden variar según la ubicación. Como proveedor de software, ofrecemos las mejores herramientas posibles para generar estas facturas. En última instancia, el “vendedor”, tú, el anfitrión, etc., seguís siendo responsables de mantener una configuración correcta, el resultado adecuado de las facturas y el cumplimiento normativo. Por ello, recomendamos consultar siempre con asesores fiscales locales cuando sea necesario.
Desglose de las secciones de configuración de facturas
Añadir perfil(es) de vendedor
Cada factura necesita incluir los datos del vendedor para proporcionárselos al huésped. En general, el vendedor es el comerciante registrado y la persona o empresa que cobra al huésped y presenta impuestos ante las autoridades locales, cuando corresponda, de forma manual o automática.
Paso 1
Cuando empieces a añadir un nuevo perfil de vendedor, el sistema primero te pedirá que selecciones el país del vendedor desde el menú desplegable y hagas clic en Siguiente.
Paso 2
Los países compatibles con facturación electrónica, como España, Francia, Italia y otros, en el paso 2 te preguntarán si deseas:
Sí, enviar las facturas automáticamente a una autoridad fiscal conectada una vez cerradas
El sistema te pedirá el nombre del vendedor y el ID fiscal legal para iniciar la creación de una conexión de facturación electrónica. La dirección del vendedor y otros datos se completarán eventualmente según los datos registrados en la oficina fiscal local.
No, gestionas las facturas localmente y las presentas manualmente de forma externa cuando sea necesario ante la autoridad fiscal
El sistema omitirá automáticamente la configuración de conexión de facturación electrónica y pasará al paso 3 indicado más abajo.
Nota importante: no será posible cambiar más adelante de “sí” a “no”. Por tanto, si deseas cambiar entre enviar o no enviar facturas a las autoridades fiscales, tendrás que crear un nuevo perfil de vendedor desde el principio, que solo se aplicará a nuevas reservas en adelante.
Paso 3a: Perfiles compatibles con facturación electrónica
Cuando se selecciona una conexión de facturación electrónica, el sistema, dependiendo del país correspondiente, te pedirá el nombre oficial completo registrado del vendedor y el número de identificación fiscal internacional perteneciente al vendedor.
A partir de ahí, el sistema empezará a cargar los pasos de la guía de conexión específica del país con Invopop, donde se solicitarán más detalles.
Para algunos países, se te pedirá descargar un contrato en PDF para su firma legal y, en el siguiente paso, subir este documento legalmente firmado al asistente de conexión.
Una vez completados todos los pasos, se iniciará la solicitud de conexión y, dependiendo del país, las autoridades fiscales pueden tardar un par de días en aprobarla.
El sistema mostrará en el resumen del vendedor el estado de la conexión una vez completada, como exitosa o rechazada, según la respuesta de la autoridad fiscal.
Si es rechazada, en algunos casos podrás reiniciar la presentación corrigiendo los datos; en otros casos, te pedimos que contactes con soporte para recibir ayuda caso por caso.
Paso 3b: Datos de dirección del vendedor sin facturación electrónica
Cuando no utilices el paso 3a anterior, o cuando todavía no esté disponible para tu país, la configuración te pedirá proporcionar diversos datos del vendedor:
- Nombre completo: puede ser el nombre de una persona física o de una empresa.
- ID fiscal: el ID fiscal oficial internacional completo del vendedor.
- Dirección: línea de dirección oficial.
- Ciudad: ciudad en la que está registrado el vendedor.
- Código postal: código postal de la dirección del vendedor.
- Estado: estado, región o municipio correspondiente a la dirección del vendedor.
- Teléfono: número de teléfono internacional con formato +XX XXX.XXX perteneciente al vendedor.
- Correo electrónico: dirección de correo electrónico para uso externo en caso de preguntas de los huéspedes sobre la factura.
Paso 4 opcional: Nuevas opciones de plantilla de factura para huéspedes
Por defecto, el sistema proporciona una plantilla predeterminada para la factura, excluyendo elementos como el logotipo de la empresa y la URL del sitio web.
Los términos y condiciones, políticas y otros campos personalizados que puedan ser necesarios en la parte superior o inferior de las facturas pueden añadirse mediante las nuevas configuraciones de plantillas personalizadas.
Con estas nuevas configuraciones, puedes crear plantillas que se utilizarán para enriquecer las facturas oficiales según tus necesidades.
Las configuraciones individuales de plantillas podrán seleccionarse posteriormente cuando configures la configuración de facturas.
Las siguientes opciones están disponibles:
- Añadir un nuevo título interno para la plantilla: utilizado para facilitar el reconocimiento y uso por configuración de factura.
- Añadir una URL del sitio web: por ejemplo, la URL del sitio web público del vendedor o de la empresa.
- Añadir un logotipo del vendedor: un logotipo de 800x400 o equivalente, utilizado en la parte superior de las facturas.
- Términos y condiciones: términos y condiciones generales que deseas incluir en el PDF de la factura como una nueva página adjunta.
- Políticas: políticas generales que deseas incluir en el PDF de la factura como una nueva página adjunta.
- Campos personalizados: campos opcionales específicos del anuncio o de la reserva que deseas añadir bajo los datos superiores del vendedor o en la parte inferior del PDF de la factura.
Paso 5: Añadir configuración/es de factura
La configuración de factura, también conocida como configuración predefinida de factura o invoice preset, permite definir múltiples ajustes basados en:
- un perfil de vendedor,
- una plantilla de factura,
- una conexión o no conexión de facturación electrónica,
- y los anuncios involucrados o pertenecientes al vendedor.
Siempre necesitas configurar al menos el perfil de vendedor antes de empezar con una configuración de factura.
Paso 5a
Cuando hagas clic en el botón “Añadir configuración de factura”, primero verás una pantalla para seleccionar el vendedor y sus datos, a los que se aplicará la nueva configuración de factura.
Selecciona de la lista el vendedor para el que deseas crear la configuración de factura.
Paso 5b
Se abrirán los ajustes generales, donde se te pedirá proporcionar un nombre interno para la configuración como título de la configuración.
A continuación, puedes definir los formatos de numeración secuencial de facturas tanto para facturas como para notas de crédito.
El sistema admite una lista de varios formatos de numeración, incluyendo soporte para prefijos y sufijos, así como ajustes del número inicial cuando sea necesario para facturas y notas de crédito.
Se recomienda preguntar a tu asesor fiscal local qué formato se ajusta a los requisitos locales.
Paso 5c
Una vez completado lo anterior, ahora puedes seleccionar qué plantilla de factura debe utilizarse para esta configuración, basándote en el paso 4 anterior.
Paso 5d
Ahora has llegado a las opciones de configuración de cierre de facturas.
En este momento, las facturas se generan automáticamente en estado Borrador cada 24 horas, 14 días antes de la fecha oficial de check-in.
El estado de borrador te permite realizar ajustes manualmente o, cuando corresponda, de forma automática antes de que la factura se cierre y finalice.
Con los ajustes siguientes, puedes elegir, según tus propios requisitos, si deseas mantener el control manualmente o si quieres que el sistema finalice y cierre automáticamente las facturas según las opciones de planificación disponibles.
Al principio, se recomienda mantener esta opción configurada en cierre manual. Esto te permite revisar las facturas en estado borrador según tu nueva configuración y aprobarlas manualmente una vez confirmes que son válidas.
Más adelante, siempre puedes optar por el cierre automatizado editando la configuración de factura.
Para configuraciones conectadas a facturación electrónica, en este momento solo permitimos el cierre manual y abriremos el cierre automatizado un poco más adelante este año, según la demanda.
Paso 5e
Ahora has llegado a la sección “Aplicar a la selección de anuncios”.
Basándose en el paso completado anteriormente, el sistema mostrará todos los anuncios que tengan una ubicación de país coincidente con la ubicación del país del vendedor que seleccionaste previamente.
Ahora puedes seleccionar los anuncios a los que debe aplicarse esta configuración de factura.
Selecciona los anuncios para finalizar la configuración con la opción de guardar.
Nota importante
Cuando trabajes con un solo perfil de vendedor, utiliza la opción para aplicarlo automáticamente a los próximos anuncios nuevos.
Cuando trabajes con varios perfiles de vendedor diferentes, no selecciones la opción de aplicación automática a nuevos anuncios.
En estos casos, al añadir nuevos anuncios a tu cuenta, puedes editar y seleccionar el nuevo anuncio o crear nuevos ajustes predefinidos de factura según tus necesidades.
Has llegado al final de la configuración
Una vez que hayas seguido todos los pasos, habrás llegado al final de la configuración.
A partir de ahora, el sistema aplicará la configuración a las nuevas reservas entrantes netas a las que corresponda.
Dependiendo de tu demanda local y de las nuevas reservas creadas con check-in a menos de 14 días en el futuro, deberías ver aparecer las primeras facturas en borrador después de un mínimo de 1 día.
Cuando utilices varios vendedores, como se mencionó anteriormente, puedes empezar con el siguiente perfil de vendedor y repetir los pasos anteriores según sea necesario.