Integración Nativa Hostaway + SES Hospedajes

¿Qué es SES Hospedajes?

SES Hospedajes es una plataforma gubernamental que requiere que los administradores de propiedades registren todas las reservas de alquiler a corto plazo y los datos de los huéspedes. Su principal propósito es garantizar el cumplimiento legal, la identificación de los huéspedes y la presentación oportuna de informes a las autoridades locales.

Con la nueva integración nativa entre Hostaway y SES Hospedajes, los gestores de propiedades ahora pueden enviar fácilmente y de forma automática los registros de datos obligatorios a las autoridades pertinentes, permitiendo automatizar el proceso de registro directamente a través de nuestro sistema.

Requisitos previos

• Cuenta activa de Hostaway
• Registro/credenciales de SES Hospedajes
• El anuncio debe estar ubicado en territorios de España donde SES Hospedajes sea obligatorio. El alcance de esta integración no incluye aún el País Vasco ni Cataluña.
• Asegúrate también de configurar automatizaciones para enviar el formulario de check-in y recordatorios a los huéspedes. Para más información sobre esto, consulta nuestra guía de usuario aquí.
• Asegúrate de que cada anuncio tenga habilitado el formulario de check-in. Ve a Listados > Editar > Portal de huéspedes y habilita el formulario de check-in para los anuncios que quieras conectar con SES Hospedajes.
  
  

Notas importantes antes de comenzar

• Al configurar tus anuncios en SES Hospedajes, el sistema empezará a enviar automáticamente los datos requeridos para las nuevas reservas.
• Para las reservas existentes, si estabas usando otro software, lo más probable es que ese otro software ya haya enviado la comunicación de la reserva a SES Hospedajes y que solo falte la comunicación de los datos del huésped. Para completar ambas comunicaciones, simplemente envía nuestro formulario de check-in a tu huésped en las reservas pendientes, y una vez que el huésped lo envíe, nuestro sistema mandará la comunicación de los datos del huésped a SES Hospedajes.
• Cuando se registre una estancia de propietario, no se enviarán datos a SES Hospedajes.

Obtener tus credenciales de SES Hospedajes

Para conectar tus anuncios a SES Hospedajes a través de Hostaway, primero necesitas proporcionar las credenciales de SES Hospedajes. Esto se puede hacer de dos formas, dependiendo de tu preferencia operativa:

• Recopilando el nombre de usuario, la contraseña y el código de arrendador de cada uno de tus propietarios.
• Si estás registrado como operador y has registrado los anuncios a tu nombre en la plataforma SES Hospedajes, solo necesitarás tus propias credenciales.

¿Qué credenciales debo usar?

En un correo electrónico que recibiste de SES Hospedajes, encontrarás las credenciales necesarias.

Por favor, asegúrate de usar las credenciales de servicios web, que aparecen al final del correo, como se muestra en la imagen de abajo (no las que aparecen en la parte superior del correo):

Aquí tienes un enlace a la guía de usuario de SES Hospedajes, por si necesitas registrar nuevos anuncios o si tus propietarios necesitan crear sus propias cuentas para obtener las credenciales.

1. Ve a Configuración y haz clic en la pestaña SES Hospedajes
2. Haz clic en el botón Registrar propietario y anuncio(s)
   
   
    

3. Introduce las credenciales correspondientes en los campos.
   
   
    

   Ten en cuenta

   • El campo Propietario es de texto libre, no se rellena automáticamente con los nombres de usuario existentes en tu base de usuarios de Hostaway.
   • Si un propietario tiene varios anuncios, puedes añadir anuncios adicionales al mismo propietario con el botón +Añadir anuncio.
   • Los menús desplegables de anuncios se rellenan automáticamente con todos tus anuncios ubicados en España. Las propiedades fuera de España no aparecerán en esa lista.
   • Solo el administrador de la cuenta tiene acceso a la pestaña SES Hospedajes, ya que esta sección gestiona información sensible. Otros tipos de usuarios no podrán realizar esta configuración.
4. Una vez introducidas las credenciales, haz clic en Guardar y el sistema validará las credenciales.
   • Ten en cuenta lo siguiente: Durante la configuración, podrías recibir un correo electrónico de SES Hospedajes que se ve así:
     
     
      
   • Este es solo un mensaje de prueba que enviamos a SES Hospedajes para verificar las credenciales de los propietarios. Es un paso necesario para terminar de conectar tus credenciales y no se requiere ninguna acción adicional de tu parte.

5. Si la validación es exitosa, tus propiedades conectadas y sus respectivos propietarios se mostrarán en pestañas como se ilustra a continuación:
   
   

   
    

   Ten en cuenta que si has registrado todas tus propiedades gestionadas bajo tu propia cuenta en SES Hospedajes, la tabla de propietarios solo contendrá una fila con tus propias credenciales. Si prefieres gestionar las credenciales de cada propietario individualmente, cada propietario aparecerá en una fila diferente.

6. Una vez que el anuncio ha sido validado y aparece en la tabla, nuestro sistema también configura automáticamente los campos del Portal de Huéspedes. Marcamos como obligatorios todos los campos necesarios que SES Hospedajes solicita a los huéspedes. Esto se puede encontrar en cada Anuncio > Editar > Portal de Huéspedes.
   • Nota: también es posible hacer preguntas adicionales si lo deseas, pero no es posible editar los campos obligatorios de SES Hospedajes.
     
     
7. Para los gestores de propiedades que también recogen firmas de contratos de alquiler en el formulario de check-in, esto se puede habilitar en la configuración del Portal de Huéspedes > Incluir contrato de alquiler si no está firmado. Al habilitarlo, el contrato de alquiler se mostrará al final del formulario de check-in.
   
   

Añadir anuncios adicionales o modificar los anuncios configurados

Puedes eliminar y editar los anuncios y propietarios existentes configurados en SES Hospedajes.

• Registrar anuncio: puedes añadir anuncios adicionales a los propietarios ya configurados en SES Hospedajes.
• Registrar propietario y anuncio(s): para registrar nuevos propietarios con sus nuevos anuncios.
• Icono de acción Editar: para actualizar las credenciales de los propietarios y anuncios si es necesario.
• Acción Eliminar - Anuncios: eliminar anuncios de la configuración detendrá el envío de datos a SES Hospedajes.
• Acción Eliminar - Propietarios: eliminar un propietario en esta configuración también eliminará todos sus anuncios y esta acción detendrá el envío de datos a SES Hospedajes.

Ten en cuenta: después de eliminar uno o varios anuncios, los campos de check-in en la configuración del Portal de Huéspedes volverán a ser modificables, ya que no se exigirán los campos obligatorios.

Visualización del estado

Una vez configurados tus anuncios, la tabla de reservas también mostrará el estado de las comunicaciones con SES Hospedajes. Aquí puedes comprobar si los datos se enviaron correctamente o si hubo errores que requieren tu atención.

Puedes filtrar también la tabla de Reservas para ver únicamente las reservas con estado “Acción requerida”.

• No aplicable si la reserva corresponde a un anuncio que no está configurado para SES Hospedajes
• En progreso si la reserva o el registro de check-in se ha comunicado a SES Hospedajes y Hostaway está esperando aprobación
• Completada si la reserva o el registro de check-in se comunicó correctamente a SES Hospedajes
• Acción requerida si la reserva o el registro de check-in debe comunicarse nuevamente porque tuvo algunos errores que deben corregirse

Si se requiere una acción en una reserva, puedes abrir la sección de Huéspedes en la página de detalles de la reserva para leer más información sobre el error y actualizar la información necesaria. Consulta la sección de errores de la guía de usuario para más detalles.


 

Un consejo adicional: recomendamos agregar el estado del check-in a esta vista, de modo que en esa columna también puedas llevar un seguimiento del estado de envío del formulario de check‑in de tus huéspedes y hacer el seguimiento correspondiente si es necesario.

Comunicación de la reserva

En la primera comunicación que realizamos a SES Hospedajes, enviamos los siguientes datos obligatorios:

• Fecha de la reserva, fechas de llegada y salida (nuestros sistemas lo detectan automáticamente)
• Nombre
• Apellido
• Al menos un método de contacto: número de teléfono o dirección de correo electrónico

Ten en cuenta:

1. Si una reserva proviene de las OTAs, tendremos la información necesaria para enviar los datos.
2. Si una reserva se crea manualmente en el panel, asegúrate de introducir los datos necesarios en la sección Reserva > Huéspedes.

Tener los datos del huésped solo en la sección Información básica no es suficiente.

También debes escribir los datos del huésped como se muestra a continuación: Reserva > sección Huéspedes.

3. Si la comunicación de la reserva es exitosa y se realiza una modificación en la reserva (por ejemplo, el huésped amplía la estancia), reenviamos automáticamente los datos de la reserva con los cambios.

Solución de errores en la comunicación de la reserva

• Reservas provenientes de empresas

En algunos casos, recibirás una reserva proveniente de un OTA en la que el Nombre y el Apellido son nombres de empresa, por ejemplo: Compañía Los Amigos, S.L. En estos casos, SES Hospedajes rechazará la comunicación de la reserva porque su sistema puede detectar que se trata de información de una empresa y no de una persona.

Para resolver este error, por favor recopila la información del huésped e introdúcela en la sección Reservation > Guests. Recuerda que necesitamos al menos: Nombre, Apellido y, o bien un Email o un número de teléfono para que la comunicación con SES Hospedajes sea exitosa.

Comunicación de los datos de los huéspedes

En la segunda comunicación que realizamos a SES Hospedajes, enviamos los datos de todos los huéspedes de la reserva, según los campos obligatorios que solicitan las autoridades.

• Independientemente de la nacionalidad del huésped, si reside en España, el formulario cambiará automáticamente a una lista desplegable para elegir la Provincia y el Municipio.
• Los huéspedes menores de edad no necesitan proporcionar datos de documento, pero sí deben especificar el parentesco (hijo/hija, etc.).

Para esta comunicación, nuestro sistema simplemente envía los datos a SES Hospedajes cuando los huéspedes han completado nuestro formulario de check-in y hacen clic en el botón Enviar.

Solución de errores en la comunicación de los datos de los huéspedes

En algunos casos, tus huéspedes introducirán información incorrecta o cometerán errores en el formulario de check-in. Por ejemplo, poner números como 1111 en los campos de Nombre. En esos casos, SES Hospedajes rechazará el envío de datos y mostrará el error recibido en la sección Reserva > Huéspedes.

Limitación conocida sobre los errores que recibimos y mostramos desde SES Hospedajes:

1. SES Hospedajes no nos especifica cuál de los huéspedes (si la reserva tiene varios huéspedes) tiene el problema o error. Revisa todos los campos en la sección de Huéspedes para asegurarte de que estén correctamente completados. Corrige los errores si es necesario y luego haz clic en Guardar. Esta acción activará automáticamente una nueva comunicación con SES Hospedajes para intentar enviar los datos nuevamente.
   
   
    

2. Si hay múltiples errores en un mismo huésped, SES Hospedajes solo nos informa de los errores uno por uno. No nos proporciona una lista completa de todos los errores. Por favor, verifica que todos los campos obligatorios de tus huéspedes estén completos.

Acerca de los errores, ten en cuenta:

• Hay 3 posibles categorías de errores que pueden ocurrir:

1. Errores de comunicación: cuando los servicios web de SES Hospedajes están fuera de línea/no disponibles o cuando están enviando respuestas no válidas. En este caso, Hostaway detecta el problema e intenta reenviar los datos automáticamente. También contactaremos al soporte de SES Hospedajes para desbloquear el envío de la información.
2. Información faltante: errores relacionados con datos de huéspedes obligatorios que faltan y que son requeridos por SES Hospedajes. Como se describió anteriormente en la guía, estos son los errores en los que debes corregir los datos de los huéspedes en la sección Registro > Huésped.
3. Información no válida: errores que ocurren cuando los datos enviados no superan las validaciones de SES Hospedajes porque contienen errores puntuales (por ejemplo, el código postal debe ser un número de 5 dígitos, pero en realidad tiene 6). También puedes corregir estos errores en la sección Registro > Huésped.

• Hostaway aplica validaciones a los datos recibidos y reduce la aparición de este tipo de problemas, pero no siempre es posible evitarlos. En estos casos, cuando la comunicación se envía a SES Hospedajes, sus servicios web pueden tardar un tiempo (hasta varias horas) en realizar todas las comprobaciones antes de, eventualmente, rechazar la comunicación. En ese caso, los errores se mostrarán en la sección Reservas > Huésped.
• Hemos identificado y documentado los errores más comunes informados por el sistema de SES Hospedajes. Estos mensajes de error también están siendo traducidos a los idiomas compatibles con el panel de Hostaway, incluido el español. Sin embargo, aún pueden presentarse algunos errores inesperados de SES Hospedajes que todavía no se han registrado.
• En la versión actual de esta funcionalidad, cuando se produce un error, no crearemos una notificación en el panel de Hostaway. Para revisar los errores, por favor visita la tabla de Reservas para confirmar el estado del envío.

Seguiremos mejorando nuestra cobertura a medida que encontremos nuevos errores con el tiempo.