Bandeja de entrada: Automatizaciones de mensajes

Introducción

• La automatización de mensajes proporciona la capacidad de enviar mensajes automáticamente basados en eventos de reserva
• Los mensajes automatizados pueden incluir información recopilada del anuncio, la reserva y otros detalles. Por ejemplo, puedes escribir: Hola [guest_name], que extrae el nombre del huésped de la reserva
• Recomendamos encarecidamente que crees una automatización por tema y luego uses campos en lugar de crear una automatización por anuncio para cada tema. Esto te facilitará la gestión y actualización de la automatización
• Todas las automatizaciones se crean cuando recibimos una reserva y luego se envían basadas en los eventos seleccionados. Podrás gestionar la automatización antes de que se envíe: Cancelar, Editar o Enviar Inmediatamente
• Cualquier nueva automatización se aplicará a reservas recién creadas
• La automatización recién creada generará mensajes automatizados para reservas pasadas/existentes dependiendo del desencadenante del evento y las condiciones adicionales establecidas en la automatización. Incluso si es una automatización recién creada, el mensaje automatizado aún se creará para una reserva existente o anterior siempre que esté dentro del marco de tiempo y la condición del mensaje automatizado. Por ejemplo: La fecha de reserva es el 30 de octubre / La fecha de check-in es el 11 de noviembre / La fecha de check-out es el 18 de noviembre. Si la automatización se crea el 11 de noviembre y está configurada para activarse "en la reserva", entonces el mensaje no se enviará. Si la automatización se crea el 11 de noviembre y está configurada para activarse 1 día antes del check-out, entonces el mensaje se enviará.
• Si una reserva está en estado pendiente y la automatización se modifica o crea antes de que la reserva se establezca como nueva, la automatización no se enviará porque Hostaway no sabe si el contenido sigue siendo correcto. Deberías hacerlo manualmente.
• Cuando desactivas la automatización, se te dará la opción de eliminar o dejar los mensajes programados. Dejarlos no significa que se enviarán; son mensajes programados y deben enviarse manualmente.

¿Cómo crear un mensaje automatizado?

En tu Panel de Hostaway > Mensajes > Automatización

• Nombre de la automatización > Para uso interno
• Enviarlo por SMS > Lee sobre la función de SMS
• Correo electrónico CC > Para enviar una copia de la automatización
• Asunto > Se mostrará si este mensaje se envía como un correo electrónico. Puedes usar campos
• Mensaje > Ingresa tu mensaje. Recuerda usar campos (Lee más abajo)
• Idiomas > Lee más aquí
• Evento Desencadenante > Selecciona cuándo deseas que se envíe esta automatización
  La automatización se puede crear para todos los canales o múltiples canales, todas las propiedades, selección de múltiples propiedades o basada en una propiedad o puede ser específica de un canal.
  • Reserva. El mensaje se envía cuando llega una nueva reserva
  • Llegada del huésped (check-in). Mensaje enviado al huésped basado en el día/hora de llegada
  • Salida del huésped (check-out). Mensaje enviado al huésped durante o después del check-out
  • Consulta del huésped
  • Reserva pendiente
  • Cancelación de reserva
  • Pago Exitoso. Solo aplicable para cargos gestionados por Hostaway a través de un procesador de pagos, para canales que manejan cargos directamente como Airbnb, es mejor usar el desencadenante de estado "Está pagado")
  • Pago Fallido
  • Día de la semana. Un día específico de la semana/hora específica. Te permite elegir un día de la semana y una hora cuando se enviarán los mensajes mientras una reserva está en curso. Después de seleccionar los días y la hora visualizarás dos casillas:
    • Desencadenar en el día de check-in: si se selecciona, la automatización se activará después de la hora de check-in
    • Desencadenar en el día de check-out: si se selecciona, la automatización se activará después de la hora de check-out
  • Mensaje recibido
    • A veces es interesante activar la automatización de mensajes dependiendo de la hora en que se reciben los mensajes, por ejemplo, para crear mensajes fuera de horario de oficina o simplemente para informar a los huéspedes que serán respondidos pronto.

      Para ofrecer más posibilidades, añadimos algunas opciones adicionales:

      • Activar solo para el primer mensaje del huésped en el hilo
      • Activar en días y horas específicos para una zona horaria
  • Código de puerta creado
  • Formulario de check-in en línea enviado
  • Reseña enviada por el huésped. Puedes activar mensajes automáticos a los huéspedes cuando o después de que se haya enviado una reseña. Un posible caso de uso podría ser enviarles un mensaje para agradecerles por la reseña. Esta automatización se activa por reseñas publicadas
  • Éxito en la retención previa a la autorización. Puedes configurar la automatización cuando la retención previa a la autorización sea exitosa. Puede ser que una reserva tenga más de una retención previa a la autorización. Si incluso una es "éxito en la retención", es suficiente para que se aplique la condición
  • Check-in en línea disponible. Si se selecciona este evento, el mensaje se enviará siempre que el formulario de check-in en línea esté disponible en el Portal del Huésped
• Condiciones adicionales > Leer más abajo
• Canales > Puedes seleccionar uno o varios canales
• Listados > Puedes seleccionar uno de varios listados
• Agregar automáticamente nuevos listados > Si estás agregando nuevos listados, ¿quieres que se añadan a esta automatización o no?
• Aplicar zona horaria del listado > Si deseas aplicar la zona horaria del listado o no
• Siempre activar > Si esta automatización está fuera de la regla del evento (es decir, el huésped reservó para mañana pero el evento es 4 días antes del check-in) ¿quieres enviarlo o no?

Estilo de mensajes

Uso de campos y campos personalizados en mensajes

Puedes usar campos y campos personalizados para tus mensajes automatizados. El campo que selecciones del menú desplegable agregará automáticamente el valor que le pertenece cuando se envíe un correo electrónico a un huésped. Por ejemplo, si escribes "Hola "guest_name" luego tomará el nombre del huésped de los detalles de la reserva y reemplazará este texto con "Hola John Do":



Del mismo modo, puedes seleccionar campos personalizados y agregarlos a los mensajes de automatización que crees:

Si deseas agregar fotos a una automatización de mensajes puedes usar campos personalizados siguiendo los siguientes pasos:

1. Guarda una foto en Google Drive
2. Ve a tu Panel de Hostaway > Listados > Gestionar campos personalizados
   
   
   
   
3. Agregar campo personalizado > Nombre del campo personalizado > Agregar nuevo campo
   
   
   
   
4. Ve a Listados > Editar > Campos personalizados > Pega el enlace de la foto de Google Drive > Guardar
   
   
   
   
5. Ve a Bandeja de entrada > Automatizaciones > Selecciona la Automatización > Editar
6. Selecciona el campo personalizado del listado del menú desplegable
   
   
   
   
7. Guardar

Puedes encontrar más información sobre campos personalizados en este artículo.

Notas

• Si un campo personalizado está vacío, será reemplazado por un espacio en el mensaje. Asegúrate siempre de haber ingresado la información para los campos que utilizas
• Algunos canales utilizan filtros de spam que pueden impedir que cierta información como correos electrónicos, detalles de contacto y URLs se incluyan en los mensajes
  • Booking.com puede bloquear el enlace del Portal de Huéspedes si no realizas algunos ajustes en el Extranet de Booking.com. Por favor, visita su artículo sobre configuraciones de seguridad de mensajería y realiza los cambios necesarios
  • Booking.com no admite enlaces clicables, como URLs, direcciones de correo electrónico o números de teléfono en mensajes enviados a través de su Extranet. Cualquier mensaje que contenga enlaces clicables o números de teléfono no será enviado ni mostrado en el Extranet de Booking.com. Puedes enviarlos por SMS o a los correos electrónicos privados de los huéspedes. Para cualquier problema con los enlaces, puedes contactar con el soporte de Booking.com ya que ellos los están bloqueando, esto no es responsabilidad de Hostaway. Por favor, visita su artículo sobre configuraciones de seguridad de mensajería
  • Para reservas de Airbnb que no están en estado confirmado, incluidas las consultas, cualquier información de contacto o URLs externas enviadas en el mensaje pueden causar que el mensaje falle

Campos de Precio para Persona Extra

Tenemos 2 campos para Persona Extra:

• {{listing_price_for_extra_person}}: Devolverá el valor y la moneda que está a nivel de listado (Listado > Editar > Precio y Tarifas)

• {{reservation_price_for_extra_person}}: Devolverá el valor y la moneda para esa reserva

Hora de envío

La hora para enviar mensajes se puede establecer libremente dependiendo del evento. De esta manera, puedes enviar mensajes minutos, horas o días antes o después del evento. Ten en cuenta que algunos canales generan direcciones de correo electrónico temporales para los huéspedes que podrían ser eliminadas antes de que tu mensaje automatizado haya sido enviado. Puedes obtener la dirección de correo electrónico personal de tu huésped lo antes posible para asegurarte de poder contactarlo después del check-out.

Ejemplo: Si has configurado un mensaje automatizado basado en 1 hora antes o 1 hora después de un evento de check-in, esto se basa en la hora de check-in listada en los detalles de la reserva. Si la hora no fue proporcionada por el canal, toma la hora estándar de check-in de los detalles del listado.

Notas

• Los montos no pueden ser superiores a 60 días o su equivalente en horas/minutos
• Para Booking.com la propiedad puede enviar mensajes desde el momento de la reserva hasta siete días después del check-out o siete días después de la cancelación

Uso de Condiciones Adicionales para Automatizaciones

Puedes personalizar tus automatizaciones basadas en condiciones específicas como el número de huéspedes, la duración de la estancia, la reseña del huésped y más. Esto ayuda a asegurar que el mensaje correcto se envíe al huésped adecuado, dependiendo de los detalles de su reserva.

Por ejemplo, si un huésped reserva una estancia de más de dos semanas, podrías querer enviarle mensajes diferentes que si su reserva es solo por dos días.

Cómo Funcionan las Condiciones Adicionales:

• Estas condiciones son compatibles en todos los canales conectados a Hostaway, incluyendo Booking.com y Airbnb.
• Si configuras una condición basada, por ejemplo, en una reseña del huésped, se aplicará a las reservas tanto de Booking.com como de Airbnb.

Notas Importantes:

• Una vez que se crea una automatización con condiciones adicionales, no puedes modificar las condiciones. Esto ayuda a mantener el sistema simple y evita la complejidad en la gestión de mensajes pre-generados.
• Las automatizaciones solo se enviarán si se cumplen las condiciones especificadas cuando el disparador inicial está activo. Si las condiciones no se cumplen dentro del marco de tiempo del disparador, el mensaje no se enviará.

Al usar condiciones adicionales, puedes personalizar mejor tu comunicación y asegurar que el mensaje correcto se envíe a tus huéspedes en el momento adecuado.

Enviar mensajes dependiendo de la "Disponibilidad del Anuncio"

Usar la condición de "Disponibilidad del Anuncio" automatizará los mensajes para que se envíen solo si el anuncio está disponible por un número determinado de días antes/después de la estancia. Puedes elegir el número de días, y si la condición es para el número exacto de días, igual o más a ese número, o entre un rango.

Por ejemplo, puedes elegir enviar una oferta especial para extender su estancia solo si el anuncio está disponible al menos 2 días antes/después de su estancia reservada. Esto es útil para poder vender más y hacer uso de los días vacantes entre reservas.

Enviar automatización de mensajes basada en el "Tiempo de Anticipación"

Enviar mensajes según "Campos Personalizados de Reserva"

Esta condición permite enviar automatización de mensajes de acuerdo con los valores de los campos personalizados de reserva. Esto permite la creación de flujos de mensajes personalizados que dependen de características específicas y totalmente personalizables de cada reserva. Las opciones para la condición son es, no es, contiene, está vacío, y no está vacío.

Cada vez que se cambia un campo personalizado, verificamos si las reglas de automatización aún se aplican para que puedas cambiar esos campos libremente y la automatización se cancelará/reanudará en consecuencia. Combinado con la capacidad de los huéspedes para actualizar campos personalizados a través del portal de huéspedes, esta es una herramienta muy poderosa para personalizar la automatización de mensajes.

Edita tu automatización

Para editar la automatización, ve a Mensajes > Automatizaciones > Editar Automatización

• Los disparadores de eventos no se pueden editar
• Una vez que guardes una modificación, deberás elegir si deseas aplicar cambios a los mensajes programados existentes o no
  
  
  
  
• Al desactivar una automatización, aparecerá una opción que te permitirá eliminar mensajes pre-generados, pero ten en cuenta que si activas la automatización después (y has eliminado esos mensajes) no se generarán mensajes para las reservas existentes
  
  
  
  
• Si los mensajes no se eliminan, permanecerán en el estado "enviando". Una vez que la automatización se active nuevamente, los mensajes que estén programados para enviarse 6 horas o más antes de que se active la automatización no se enviarán y se marcarán como fallidos, todos los demás mensajes se enviarán según el horario programado.

¿Cómo gestionar mensajes automatizados?

En Hostaway > Bandeja de entrada > Gestionar mensajes, puedes previsualizar, editar, cancelar, pausar y enviar manualmente mensajes automatizados.

Hay dos maneras de gestionar mensajes programados/automatización en Hostaway.

Gestionar automatización desde el hilo de mensajes

Puedes gestionar la automatización desde un hilo usando uno de estos botones 

Gestionar automatización desde la página de Gestión de Automatización

Si deseas una vista más detallada, cada automatización que configures generará un mensaje que podrás visualizar y controlar desde el panel de Hostaway

¿Qué significan los estados de los mensajes?

• Programado. Este es un mensaje que está programado para ser enviado de acuerdo con el evento desencadenante de su automatización principal. Los mensajes programados se pueden enviar manualmente, pausar o cancelar. Obtendrás 3 iconos
  • Enviando: > icono. El mensaje se enviará inmediatamente
  • Pausando: || icono. Al hacer clic en el mismo icono, se reanudará el mensaje y volverá a estar programado. Si su evento desencadenante principal ha pasado, aún puedes enviar este mensaje manualmente como se indicó anteriormente
  • Editando: Icono de lápiz. Esta acción te llevará al mensaje generado por la automatización. Puedes editar cualquier texto o campo y también enviar, guardar o pausar el mensaje
• Cancelado. Este mensaje ha sido cancelado manualmente después de ser programado. Los mensajes cancelados no se pueden programar nuevamente ni enviar.
• Cancelado por el Sistema. Este es un mensaje que ha sido cancelado debido a que la reserva fue cancelada. Los mensajes cancelados no se pueden programar nuevamente ni enviar.
• Pausado.  Este es un mensaje que ha sido pausado manualmente. Los mensajes pausados se pueden "Reanudar". El mensaje volverá a estar programado y puedes enviarlo manualmente o esperar a que el evento desencadenante de la automatización surta efecto. Si el mensaje se reanuda después de que el evento desencadenante de la automatización haya pasado, aún puedes enviarlo manualmente. 
• Enviado. Un mensaje que ha sido enviado con éxito.
• Fallido. Un mensaje que ha fallado debido a un problema del sistema. Por ejemplo, el servidor de correo electrónico del huésped no está disponible. Un mensaje fallido no se puede programar ni enviar nuevamente manualmente

Nota: Editar una automatización específica no cambia la automatización. Solo cambiará ese mensaje específico para ese huésped específico.