¿Cómo usar la función de Tarea?

En este artículo, explicaremos:

Cómo crear una tarea manual
Cómo crear una tarea automática
Cómo cambiar el estado de la tarea
Agregar una lista de verificación a una tarea
Agregar una nota
Agregar costo
Agregar resolución
Agregar un adjunto

Información adicional:

¿Cómo crear una Tarea Manual?

Para crear una Tarea Manual sigue los siguientes pasos:

Ve a tu Panel de Control de Hostaway > Tareas
Haz clic en Agregar Tarea
Inserta el Título de la Tarea
Configura el Horario, Detalles, Enlaces y Adjuntos
Guardar Tarea

Notas:

Puedes crear la Tarea para un listado y canal específico
El Usuario y el Supervisor pueden ser asignados si ya los has creado en el módulo de Gestión de Usuarios. Por favor revisa Cómo Crear un Usuario.

¿Cómo crear una Tarea Automática?

Para crear una Tarea Automática por favor sigue los siguientes pasos:

Ve a tu Panel de Control de Hostaway > Tareas
Selecciona Administrar Tareas Automáticas
Haz clic en Agregar Tareas Automáticas
Elige un Título para la Tarea
Configura el Horario, Detalles, Enlaces y Adjuntos
Guardar Tarea Automática

Notas

No puedes seleccionar múltiples canales en la función de tarea automática. Puedes elegir solo un canal o puedes dejarlo sin elegir ningún canal para que la tarea automática se aplique a todas las reservas de canales
Si deseas aplicar una Tarea Automática a reservas existentes, por favor no olvides hacer clic en "Crear tareas" desde la tarea automática para reservas existentes

Duplicar una Tarea Automática

Puedes hacer clic en el icono de "copiar" junto a cada Tarea Automática para crear una Tarea Automática duplicada

Generar una tarea automática para una venta adicional

A veces puede ser necesario crear una tarea automática después de que el huésped haya comprado un upsell para que tenga un recordatorio de preparar el artículo. Para ese escenario, siga los siguientes pasos:

Vaya a su Panel de Hostaway > Tareas > Administrar tareas automáticas > Agregar tarea automática
Elija un Título para la Tarea
Seleccione evento > Upsell añadido
Configure el Horario, Detalles, Enlaces y Adjuntos
Guarde la Tarea Automática

¿Cómo cambiar el estado de la Tarea?

Estados de las Tareas

Por Hacer: cualquier tarea que haya sido creada manualmente o por el sistema, y está esperando ser recogida
Aceptada: estado para proporcionar retroalimentación de que alguien aceptó trabajar en ella, pero el trabajo aún no ha comenzado
En Progreso: alguien ha comenzado a trabajar en la tarea
Hecho: el trabajo ha sido terminado

Puede cambiar el Estado de las Tareas de dos maneras diferentes:

Cambiando manualmente el estado a través del menú desplegable dentro de la Tarea
Arrastrando la tarea a la columna correspondiente (Por Hacer, Aceptada, En Progreso y Hecho)

Cambiando la fecha/hora de inicio y fin de las tareas automáticas

Es un comportamiento esperado que las tareas automáticas creadas a partir de una reserva estén sincronizadas con los horarios de check-in/check-out de la reserva relacionada, el tiempo de inicio y fin de la tarea debería actualizarse automáticamente en función de los cambios de check-in y check-out de la reserva. Sin embargo, cada vez que una tarea automática se actualiza manualmente en los tiempos de inicio/fin, ya no se sincronizará con los cambios de check-in/check-out de la reserva.

Cambios manuales en el tiempo de inicio/fin de una tarea automática, entonces los cambios en el tiempo de inicio/fin de la reserva NO actualizarán la tarea.
Cambios manuales en una tarea automática que no sean el tiempo de inicio/fin, entonces el cambio en el tiempo de inicio/fin de la reserva debería actualizar la tarea

Agregar una lista de verificación a su tarea

Algunas de sus tareas podrían necesitar una verificación si todas las subtareas están hechas. Por ejemplo, un huésped está pidiendo una canasta de desayuno con champán; para esto, puede agregar múltiples elementos a la lista de verificación de la tarea para que el usuario o miembro del equipo pueda marcarlos cuando se completen. También puede usar las listas de verificación predefinidas que puede crear en plantillas de listas de verificación.

Agregar costos de la tarea

Quien esté realizando esta tarea podría necesitar gastar algo de dinero en la tarea. Por ejemplo, el usuario asignado necesitaría comprar papel higiénico nuevo y puede agregar cuánto cuesta esto. En esta ventana, el creador de la tarea, supervisor o usuario asignado puede hacer una nota de estos costos.

Notas:

Este módulo tiene las opciones de moneda más comunes disponibles. Cuando su moneda no esté en la lista, puede dejarlo vacío
Puede tener este costo agregado a los Informes Financieros

Agregar notas de resolución a una Tarea

Cuando desee obtener comentarios del asignado de la tarea o dejar comentarios para ellos sobre el resultado de la tarea, puede usar esta ventana y proporcionarla con una puntuación final.

Agregar un adjunto a una Tarea

Puede cargar diferentes archivos a las tareas o, por ejemplo, ayudar a sus limpiadores a cargar imágenes antes y después de haber limpiado la habitación.

Filtrar Tareas

Puede filtrar tareas según Supervisor, Listado, Canal, Asignado y Orden de clasificación. Para filtrar tareas debe:

Ir a su Panel de Hostaway > Tareas
Seleccionar la barra de Administrar Tareas
Hacer clic en el Filtro que desea aplicar
Seleccionar el deseado del menú desplegable

Cuando una tarea se desasigna de un usuario

Consideraciones iniciales:

Cuando una tarea se desasigna de un usuario, Hostaway notificará a ese usuario
Cuando un asignado de tarea cambia de un usuario a otro, Hostaway notificará a ambos usuarios
La notificación incluirá información sobre el antiguo asignado y el nuevo asignado

Las Tareas desasignadas se pueden encontrar en el Panel

Para encontrar esta función, siga los siguientes pasos:

Ir a su Panel de Hostaway > Tareas > Administrar Tareas
Hacer clic en el filtro "Asignado" y seleccionar "Desasignado"
Esto facilita encontrar tareas que necesitan ser asignadas

Recordatorios del mismo día para Tareas

Con los recordatorios del mismo día para Tareas, puede enviar notificaciones el día en que una tarea debe comenzar, a las 8 am hora del listado, al asignado de la tarea.

Tenga en cuenta que si es una reserva que llegó el mismo día que la tarea antes de las 8 am, este recordatorio no se enviará.

Estos recordatorios también se pueden enviar por SMS, para aquellos usuarios que prefieren eso sobre notificaciones push/correo electrónico.

Notificaciones para tareas que no comienzan/terminan a tiempo

Habilitar estas notificaciones notificará al usuario si está configurado como supervisor de la tarea, 30 minutos después de la hora de inicio de la tarea (si la tarea no se ha movido a En progreso) y 30 minutos después de la hora de finalización de la tarea (si la tarea no se ha movido a hecho).