Gestion des utilisateurs

Chaque compte Hostaway a un administrateur. C'est le compte avec lequel vous vous êtes inscrit chez Hostaway.

Vous pourriez vouloir ajouter des utilisateurs au logiciel Hostaway pour plusieurs raisons.

Certaines de ces raisons pourraient inclure :

• Vous souhaitez limiter la vue et les droits d'utilisateur de votre/vos nettoyeur(s)
• Vous gérez des propriétés pour plusieurs propriétaires et souhaitez leur donner un accès en vue uniquement à leurs annonces
• Vous avez quelqu'un qui travaille pour vous sur la partie financière de l'entreprise et qui a seulement besoin d'accéder aux rapports et aux paiements

Pour tous ces cas, vous pouvez utiliser le système de gestion des utilisateurs pour créer des groupes d'utilisateurs et fournir un accès à l'utilisateur individuel. Pour en savoir plus, veuillez regarder cette vidéo rapide.

Autorisations d'accès

Lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur, vous pouvez lui donner accès à différentes informations. Pour sélectionner le type d'autorisations que le nouvel utilisateur aura, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

1. Allez à votre tableau de bord Hostaway > Gestion des utilisateurs > Utilisateurs > Ajouter nouveau
2. Dans la section "Autorisations d'accès", sélectionnez parmi les différentes options

   • L'utilisateur a un accès de niveau administrateur. Un utilisateur de niveau administrateur a le même niveau d'accès que le propriétaire du compte

   • Autoriser l'accès aux données de contact. Sélectionnez cette option si vous souhaitez donner accès aux données des invités
   • Autoriser l'accès aux données financières. Sélectionnez cette option si vous souhaitez donner accès aux détails des prix des réservations, aux champs financiers des réservations et aux formules appliquées aux réservations accessibles à cet utilisateur
     • Comme le prix total (sélectionné par défaut) peut ne pas être utile pour certains utilisateurs, le système vous permet de choisir d'autres formules qui peuvent être utiles pour cet utilisateur spécifique
       
       
       
       Dans le cas où l'autorisation de données financières n'est pas activée pour l'utilisateur et qu'une formule est toujours sélectionnée dans le menu déroulant, l'utilisateur ne verra que la formule sélectionnée. Vous pouvez toujours modifier ce paramètre pour l'ensemble du compte à partir de Paramètres financiers > Formules > Cliquez sur le symbole du moteur > Sélectionnez la formule à afficher à la place du prix total
       
       
       
       
   • Autoriser l'accès aux tarifs du calendrier nocturne
   • Autoriser l'accès aux demandes, demandes de réservation et réservations annulées. Sélectionnez cette option pour accorder à l'utilisateur l'accès à la visualisation et à la gestion des demandes, des demandes de réservation et des réservations annulées. Notez que l'autorisation "Réservations" doit d'abord être activée avant que cette option puisse être sélectionnée
   • Autoriser l'accès aux nouvelles annonces ajoutées. Chaque fois qu'une nouvelle annonce est ajoutée, cet utilisateur aura accès à cette annonce par défaut
   • Autoriser la gestion des étiquettes d'annonces. Cette option permettra aux utilisateurs de voir toutes les étiquettes, d'en créer de nouvelles et d'en supprimer de nouvelles
   • Autoriser l'accès aux notes des invités. Parfois, des canaux tels que Booking.com peuvent inclure des données liées aux finances dans les notes des invités. Si vous ne souhaitez pas les partager avec cet utilisateur, décochez cette option
   • Autoriser l'accès aux notes de l'hôte. Si décoché, les notes de l'hôte disponibles dans le calendrier, la boîte de réception et la page de réservation ne seront pas visibles
3. Sélectionner les groupes et le modèle d'autorisation
4. Sélectionner des autorisations spécifiques - Voir, Modifier, Créer et Supprimer - pour les différentes sections du tableau de bord telles que Annonce, Réservation, Séjours du propriétaire, Calendrier, Moteur de réservation, Rapports financiers, et bien plus encore.
   
   
   
   
   
5. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez si vous souhaitez ou non "Envoyer un e-mail d'inscription à l'utilisateur"
6. Enregistrer

À propos de l'autorisation d'accès aux données financières

Lors de l'autorisation d'accès aux données financières, vous pouvez sélectionner parmi les configurations suivantes :

1. Accès aux données financières et formule : l'utilisateur peut voir tout ce qui est lié aux données financières (prix du calendrier, champs financiers pour les réservations, etc.) et la formule prévaut si le système ne peut afficher qu'une seule donnée pour une réservation
2. Pas d'accès aux données financières et formule : l'utilisateur ne verra que la valeur de la formule (par exemple, le paiement du propriétaire) pour les réservations, mais rien d'autre
3. Pas d'accès aux données financières et pas de formule (donc vous gardez le "prix total" par défaut) : rien n'est affiché, même pas le prix total de la réservation
4. Accès aux données financières et pas de formule (donc "prix total" est sélectionné) : l'utilisateur peut voir tout ce qui est lié aux données financières (prix du calendrier, champs financiers pour les réservations, etc.) mais aucune formule n'est affichée "à portée de main", juste le prix total

Pour Airbnb, Hostaway affichera le paiement Airbnb dans les cas 1 et 4.

La même logique s'applique aux notifications.

Si vous choisissez d'afficher une formule, un menu déroulant vous invitera à sélectionner l'événement sur lequel la formule est basée :

• Check-in : Le résultat de la formule inclut les check-ins dans les dates
• Check-out : Le résultat de la formule inclura les check-outs dans les dates
• Calendrier : le résultat de la formule inclura le montant d'une période de calendrier sélectionnée
• Réservation : Le résultat de la formule inclura les réservations créées dans une période donnée

À propos de l'accès au niveau administrateur

• Lorsque vous fournissez aux utilisateurs un accès au niveau administrateur, ces utilisateurs auront accès à toutes les autorisations et listes
• Lorsque vous fournissez un accès au niveau administrateur à un utilisateur, vous lui donnerez toutes les autorisations et l'accès à toutes les listes
• Si vous souhaitez supprimer cet accès, vous devez retirer l'accès au niveau administrateur de cet utilisateur
• Les autorisations au niveau administrateur ne peuvent pas être modifiées. Pour modifier les autorisations, décochez la case des autorisations au niveau administrateur ci-dessous
• Vous pouvez utiliser un modèle d'autorisation pour gérer plus rapidement les autorisations

Masquer les données financières dans les e-mails

Pour empêcher l'affichage des données financières (prix total et somme des paiements) dans les e-mails envoyés aux clients concernant les réservations, vous devez modifier les paramètres du compte utilisateur et désactiver l'accès aux données financières. Ensuite, vous pouvez sélectionner l'option pour n'afficher que le revenu brut dans ces e-mails.

En savoir plus sur :

• Créer un utilisateur
• Créer un groupe d'utilisateurs
• FAQ sur la gestion des utilisateurs