Posta in arrivo: Automazioni dei messaggi

Introduzione

• L'automazione dei messaggi offre la possibilità di inviare messaggi automaticamente in base agli eventi di prenotazione
• I messaggi automatizzati possono includere informazioni raccolte dall'annuncio, dalla prenotazione e da altri dettagli. Ad esempio, puoi scrivere: Ciao [guest_name], che estrae il nome dell'ospite dalla prenotazione
• Consigliamo vivamente di creare un'automazione per argomento e poi utilizzare i campi invece di creare un'automazione per annuncio, per ciascun argomento. Questo ti renderà più facile gestire e aggiornare l'automazione
• Tutte le automazioni sono create quando riceviamo una prenotazione e poi inviate in base agli eventi selezionati. Sarai in grado di gestire l'automazione prima che venga inviata: Annulla, Modifica o Invia Immediatamente
• Qualsiasi nuova automazione sarà applicata alle prenotazioni appena create
• Le automazioni appena create genereranno messaggi automatizzati per prenotazioni passate/esistenti a seconda del trigger dell'evento e delle condizioni aggiuntive impostate sull'automazione. Anche se si tratta di un'automazione appena creata, il messaggio automatizzato verrà comunque creato per una prenotazione esistente o precedente purché sia entro il periodo di tempo e la condizione del messaggio automatizzato. Ad esempio: Data di prenotazione è il 30 ottobre / Data di check-in è l'11 novembre / Data di check-out è il 18 novembre. Se l'automazione viene creata l'11 novembre e viene impostata per attivarsi "alla prenotazione" allora il messaggio non verrà inviato. Se l'automazione viene creata l'11 novembre e viene impostata per attivarsi 1 giorno prima del check-out, allora il messaggio verrà inviato.
• Se una prenotazione è in stato in sospeso e l'automazione viene modificata o creata prima che la prenotazione sia impostata su nuova, l'automazione non verrà inviata perché Hostaway non sa se il contenuto è ancora corretto. Dovresti farlo manualmente.
• Quando disattivi l'automazione, ti verrà data l'opzione di eliminare o lasciare i messaggi programmati. Lasciarli non significa che verranno inviati; sono messaggi programmati e dovrebbero essere inviati manualmente.

Come creare un messaggio automatizzato?

Nel tuo Hostaway Dashboard > Messaggi > Automazione

• Nome dell'automazione > Per uso interno
• Invialo via SMS > Leggi di più sulla funzione SMS
• Email CC > Per inviare una copia dell'automazione
• Oggetto > Sarà visualizzato se questo messaggio viene inviato come email. Puoi usare i campi
• Messaggio > Inserisci il tuo messaggio. Ricorda di usare i campi (Leggi di più sotto)
• Lingue > Leggi di più qui
• Evento Trigger > Seleziona quando vuoi che questa automazione venga inviata
  L'automazione può essere creata per tutti i canali o più canali, tutte le inserzioni, selezione di più inserzioni o basata su una sola inserzione o può essere specifica per canale.
  • Prenotazione. Il messaggio viene inviato quando arriva una nuova prenotazione
  • Arrivo ospite (check-in). Messaggio inviato all'ospite in base al giorno/ora di arrivo
  • Partenza ospite (check-out). Messaggio inviato all'ospite durante o dopo il check-out
  • Richiesta ospite
  • Prenotazione in sospeso
  • Cancellazione prenotazione
  • Pagamento Riuscito. Applicabile solo per addebiti gestiti da Hostaway tramite un processore di pagamento, per canali che gestiscono addebiti direttamente come Airbnb, è meglio usare il trigger di stato "È pagato")
  • Pagamento Fallito
  • Giorno della settimana. Un giorno specifico della settimana/orario specifico. Ti consente di scegliere un giorno della settimana e un orario in cui i messaggi verranno inviati mentre una prenotazione è in corso. Dopo aver selezionato i giorni e l'orario visualizzerai due caselle:
    • Trigger nel giorno del check-in: se selezionato l'automazione verrà attivata dopo l'orario di check-in
    • Trigger nel giorno del check-out: se selezionato l'automazione verrà attivata dopo l'orario di check-out
  • Messaggio ricevuto
    • A volte è interessante attivare l'automazione dei messaggi a seconda dell'orario in cui i messaggi vengono ricevuti, ad esempio, per creare messaggi fuori ufficio o semplicemente per informare gli ospiti che riceveranno una risposta a breve.

      Per offrire più possibilità, abbiamo aggiunto alcune opzioni extra:

      • Attiva solo per il primo messaggio dell'ospite nella conversazione
      • Attiva in giorni e orari specifici per un fuso orario
  • Codice porta creato
  • Modulo di check-in online inviato
  • Recensione inviata dall'ospite. Puoi attivare messaggi di automazione agli ospiti quando o dopo che una recensione è stata inviata. Un possibile caso d'uso potrebbe essere inviare loro un messaggio per ringraziarli per la recensione. Questa automazione è attivata da recensioni pubblicate
  • Pre-autorizzazione riuscita. Puoi impostare un'automazione quando la pre-autorizzazione è riuscita. Potrebbe esserci che una prenotazione abbia più di una pre-autorizzazione. Se anche solo una è "riuscita" è sufficiente per applicare la condizione
  • Check-in online disponibile. Se questo evento è selezionato il messaggio verrà inviato ogni volta che il modulo di check-in online è disponibile sul Portale Ospiti
• Condizioni aggiuntive > Leggi di più sotto
• Canali > Puoi selezionare uno o più canali
• Inserzioni > Puoi selezionare una o più inserzioni
• Aggiungi automaticamente nuove inserzioni > Se stai aggiungendo nuove inserzioni, vuoi che vengano aggiunte a questa automazione o no
• Applica fuso orario dell'inserzione > Se vuoi applicare il fuso orario dell'inserzione o no
• Attiva sempre > Se questa automazione è al di fuori della regola dell'evento (es. ospite prenotato per domani ma l'evento è 4 giorni prima del check-in) vuoi inviarlo o no?

Stile dei messaggi

Utilizzo di campi e campi personalizzati nei messaggi

Puoi utilizzare campi e campi personalizzati per i tuoi messaggi automatizzati. Il campo che selezioni dal menu a tendina aggiungerà automaticamente il valore che gli appartiene quando un'email viene inviata a un ospite. Ad esempio, se scrivi "Ciao "guest_name" prenderà poi il nome dell'ospite dai dettagli della prenotazione e sostituirà questo testo con "Ciao John Do":



Allo stesso modo, puoi selezionare campi personalizzati e aggiungerli ai messaggi di automazione che crei:

Se desideri aggiungere foto a un'automazione dei messaggi puoi utilizzare campi personalizzati seguendo i seguenti passaggi:

1. Salva una foto su Google Drive
2. Vai al tuo Dashboard Hostaway > Annunci > Gestisci campi personalizzati
   
   
   
   
3. Aggiungi campo personalizzato > Nome campo personalizzato > Aggiungi nuovo campo
   
   
   
   
4. Vai a Annunci > Modifica > Campi personalizzati > Incolla il link della foto di Google Drive > Salva
   
   
   
   
5. Vai a Posta in arrivo > Automazioni > Seleziona l'Automazione > Modifica
6. Seleziona il campo personalizzato dell'annuncio dal menu a tendina
   
   
   
   
7. Salva

Puoi trovare maggiori informazioni sui campi personalizzati in questo articolo.

Note

• Se un campo personalizzato è vuoto, verrà sostituito con uno spazio nel messaggio. Assicurati sempre di aver inserito le informazioni per i campi che utilizzi
• Alcuni canali utilizzano filtri antispam che possono impedire l'inclusione di determinate informazioni come email, dettagli di contatto e URL nei messaggi
  • Booking.com può bloccare l'invio del link al Portale Ospiti se non apporti alcune modifiche nell'Extranet di Booking.com. Visita il loro articolo sulle impostazioni di sicurezza dei messaggi e apporta le modifiche necessarie
  • Booking.com non supporta i link cliccabili, come URL, indirizzi email o numeri di telefono nei messaggi inviati tramite la loro Extranet. Qualsiasi messaggio che contenga link cliccabili o numeri di telefono non verrà inviato o visualizzato sull'Extranet di Booking.com. Puoi inviarli tramite SMS o alle email private degli ospiti. Per qualsiasi problema con i link puoi contattare il supporto di Booking.com poiché sono loro a bloccarli, questo non dipende da Hostaway. Visita il loro articolo sulle impostazioni di sicurezza dei messaggi
  • Per le prenotazioni Airbnb che non sono in stato confermato, incluse le richieste, qualsiasi informazione di contatto o URL esterno inviato nel messaggio può causare il fallimento del messaggio

Campi Prezzo per Persona Extra

Abbiamo 2 campi per Persona Extra:

• {{listing_price_for_extra_person}}: Restituirà il valore e la valuta a livello di annuncio (Annuncio > Modifica > Prezzo e Tariffe)

• {{reservation_price_for_extra_person}}: Restituirà il valore e la valuta per quella prenotazione

Orario di invio

L'orario per l'invio dei messaggi può essere impostato liberamente a seconda dell'evento. In questo modo, puoi inviare messaggi minuti, ore o giorni prima o dopo l'evento. Tieni presente che alcuni canali generano indirizzi email temporanei per gli ospiti che potrebbero essere eliminati prima che il tuo messaggio automatico sia stato inviato. Puoi ottenere l'indirizzo email personale del tuo ospite il prima possibile per assicurarti di poterlo contattare dopo il check-out.

Esempio: Se hai impostato un messaggio automatico basato su 1 ora prima o 1 ora dopo un evento di check-in, questo si basa sull'orario di check-in indicato nei dettagli della prenotazione. Se l'orario non è stato fornito dal canale, prende l'orario di check-in standard dai dettagli dell'annuncio.

Note

• Gli importi non possono essere superiori a 60 giorni o al loro equivalente in ore/minuti
• Per Booking.com la struttura può inviare messaggi dal momento della prenotazione fino a sette giorni dopo il check-out o sette giorni dopo la cancellazione

Utilizzo di Condizioni Aggiuntive per le Automazioni

Puoi personalizzare le tue automazioni in base a condizioni specifiche come il numero di ospiti, la durata del soggiorno, la recensione dell'ospite e altro ancora. Questo aiuta a garantire che il messaggio giusto venga inviato all'ospite giusto, a seconda dei dettagli della loro prenotazione.

Ad esempio, se un ospite prenota un soggiorno per più di due settimane, potresti voler inviare loro messaggi diversi rispetto a una prenotazione di soli due giorni.

Come Funzionano le Condizioni Aggiuntive:

• Queste condizioni sono supportate su tutti i canali collegati a Hostaway, inclusi Booking.com e Airbnb.
• Se imposti una condizione basata, ad esempio, su una recensione dell'ospite, si applicherà alle prenotazioni sia di Booking.com che di Airbnb.

Note Importanti:

• Una volta creata un'automazione con condizioni aggiuntive, non puoi modificare le condizioni. Questo aiuta a mantenere il sistema semplice ed evita complessità nella gestione dei messaggi pre-generati.
• Le automazioni verranno inviate solo se le condizioni specificate sono soddisfatte quando il trigger iniziale è attivo. Se le condizioni non sono soddisfatte entro il periodo del trigger, il messaggio non verrà inviato.

Utilizzando condizioni aggiuntive, puoi personalizzare meglio la tua comunicazione e garantire che il messaggio giusto venga inviato ai tuoi ospiti al momento giusto.

Invia messaggi in base alla "Disponibilità dell'Annuncio"

Utilizzando la condizione "Disponibilità dell'Annuncio" si automatizzeranno i messaggi da inviare solo se l'annuncio è disponibile per un determinato numero di giorni prima/dopo il soggiorno. Puoi scegliere il numero di giorni e se la condizione è per il numero esatto di giorni, uguale o superiore a quel numero, o tra un intervallo.

Ad esempio, puoi scegliere di inviare un'offerta speciale per prolungare il soggiorno solo se l'annuncio è disponibile almeno 2 giorni prima/dopo il soggiorno prenotato. Questo è utile per poter fare upsell e utilizzare i giorni vacanti tra le prenotazioni.

Automazione dei messaggi basata sul "Tempo di Anticipo"

Invia messaggi in base ai "Campi Personalizzati della Prenotazione"

Questa condizione consente di inviare automazioni di messaggi in base ai valori dei campi personalizzati della prenotazione. Questo permette di creare flussi di messaggi personalizzati che dipendono da caratteristiche specifiche e completamente personalizzabili di ciascuna prenotazione. Le opzioni per la condizione sono è, non è, contiene, è vuoto e non è vuoto.

Ogni volta che un campo personalizzato viene modificato, verifichiamo se le regole di automazione sono ancora applicabili in modo che tu possa modificare liberamente quei campi e l'automazione si annullerà/riprenderà di conseguenza. Combinato con la possibilità per gli ospiti di aggiornare i campi personalizzati tramite il portale ospiti, questo è uno strumento molto potente per personalizzare l'automazione dei messaggi.

Modifica la tua automazione

Per modificare l'automazione vai su Messaggi > Automazioni > Modifica Automazione

• Eventi scatenanti non possono essere modificati
• Una volta salvata una modifica, dovrai scegliere se vuoi applicare le modifiche ai messaggi programmati esistenti o meno
  
  
  
  
• Quando disabiliti un'automazione, apparirà un'opzione che ti permetterà di eliminare i messaggi pre-generati, ma tieni presente che se riattivi l'automazione successivamente (e hai eliminato quei messaggi) non verranno generati messaggi per le prenotazioni esistenti
  
  
  
  
• Se i messaggi non vengono eliminati, rimarranno nello stato "inviando". Una volta che l'automazione è riattivata, i messaggi che sono programmati per essere inviati 6 ore o più prima che l'automazione sia attivata non verranno inviati e saranno contrassegnati come falliti, tutti gli altri messaggi verranno inviati secondo l'orario programmato.

Come gestire i messaggi automatici?

In Hostaway > Inbox > Gestisci messaggi, puoi visualizzare in anteprima, modificare, annullare, mettere in pausa e inviare manualmente i messaggi automatici.

Ci sono due modi per gestire i messaggi programmati/automazione in Hostaway.

Gestisci l'automazione dal thread del messaggio

Puoi gestire l'automazione da un thread utilizzando uno di questi pulsanti 

Gestisci l'automazione dalla pagina Gestione Automazione

Se desideri una visione più approfondita, ogni automazione che imposti genererà un messaggio che potrai visualizzare e controllare dal dashboard di Hostaway

Cosa significano gli stati dei messaggi?

• Programmato. Questo è un messaggio programmato per essere inviato secondo l'evento di attivazione della sua automazione principale. I messaggi programmati possono essere inviati manualmente, messi in pausa o annullati. Riceverai 3 icone
  • Invio: > icona. Il messaggio verrà inviato immediatamente
  • Pausa: || icona. Cliccando sulla stessa icona si riprenderà il messaggio e tornerà ad essere programmato. Se l'evento di attivazione principale è passato, puoi comunque inviare manualmente questo messaggio come sopra
  • Modifica: icona della matita. Questa azione ti porterà al messaggio generato dall'automazione. Puoi modificare qualsiasi testo o campo e anche inviare, salvare o mettere in pausa il messaggio
• Annullato. Questo messaggio è stato annullato manualmente dopo essere stato programmato. I messaggi annullati non possono essere riprogrammati e inviati.
• Annullato dal sistema. Questo è un messaggio che è stato annullato a causa dell'annullamento della prenotazione. I messaggi annullati non possono essere riprogrammati e inviati.
• In pausa.  Questo è un messaggio che è stato messo in pausa manualmente. I messaggi in pausa possono essere "Ripresi". Il messaggio tornerà ad essere programmato e puoi inviarlo manualmente o attendere che l'evento di attivazione dell'automazione abbia effetto. Se il messaggio viene ripreso dopo che l'evento di attivazione dell'automazione è passato, puoi comunque inviarlo manualmente. 
• Inviato. Un messaggio che è stato inviato con successo.
• Fallito. Un messaggio che non è stato inviato a causa di un problema di sistema. Ad esempio, il server di posta elettronica dell'ospite non è disponibile. Un messaggio fallito non può essere riprogrammato e inviato di nuovo manualmente

Nota: Modificare una specifica automazione non cambia l'automazione. Cambierà solo quel messaggio specifico per quel determinato ospite.