Conformément à la législation française (Article R.611-42), tous les clients étrangers, y compris les citoyens des États membres de l’UE, doivent être enregistrés à leur arrivée. Cette obligation ne s’applique pas aux ressortissants français.
Informations requises
Chaque client qui n’est pas de nationalité française doit fournir les informations suivantes sur le formulaire d’enregistrement :
Nom et prénom
Date et lieu de naissance
Nationalité
Adresse
Numéro de téléphone portable et adresse e-mail
Date d’arrivée et date prévue de départ
Pour les enfants de moins de 15 ans, leurs informations peuvent être saisies sur le formulaire d’un adulte accompagnant.
Le client (ou l’adulte accompagnant) doit remplir et signer le formulaire à son arrivée.
Le gestionnaire de l’établissement doit conserver les données pendant six mois à compter de la date de départ.
Le formulaire n’est transmis à la police qu’en cas de demande et, le cas échéant, peut être envoyé par e-mail.
Nouvelle fonctionnalité du portail clients
Afin de collecter automatiquement les informations de vos clients, vous pouvez utiliser le nouveau paramètre du portail clients, disponible uniquement pour les établissements situés en France.
Dans votre annonce, sélectionnez Modifier, puis Paramètres du portail clients. Cochez l’option Collecte des informations des clients étrangers comme indiqué sur l’image. Cette option rendra automatiquement les champs obligatoires dans le formulaire d’enregistrement conformément aux exigences légales.
Remarque : toutes les autres questions ou paramètres du formulaire d’enregistrement déjà configurés resteront visibles.
Après réception du lien vers le formulaire d’enregistrement, le client pourra remplir les informations et les soumettre.
Remarque : avec ce paramètre activé, les clients peuvent ajouter ou supprimer d’autres clients. Cela leur permettra de soumettre les informations d’autres personnes séjournant dans l’établissement, y compris les enfants ou bébés.
Les données clients seront disponibles à deux endroits sur le tableau de bord :
Réservations > Télécharger les données clients
Réservations et descendre jusqu’à la section Clients
Dans Annonces > Portail clients, vous trouverez un lien vers le guide utilisateur ainsi qu’un modèle de formulaire officiel de la police. Vous pouvez pré-remplir les champs pour vos clients ou les laisser remplir eux-mêmes le formulaire. Veuillez noter que chaque adulte doit signer un formulaire et que les enfants de moins de 15 ans peuvent être inscrits sur le formulaire de l’adulte accompagnant.
Note importante :
L’ajout ou la suppression de clients dans le formulaire d’enregistrement n’affectera pas le prix de la réservation. Les clients supplémentaires ajoutés apparaîtront dans Réservations > Clients sous la nouvelle section Clients supplémentaires, uniquement afin de collecter les données exigées par la loi.