Einführung
Hostaway bietet Ihnen als Gastgeber das Gästerechnungssystem, das Sie hier einrichten können. Als zusätzliche Funktion arbeiten wir außerdem mit dem Unternehmen Invopop.com zusammen, einem zertifizierten Partner für E-Rechnungsanbindungen in verschiedenen Ländern, insbesondere in der EU. Als Verkäufer in Deutschland mit Inseraten (Listings) in Deutschland können Sie das Rechnungsmodul verbinden, um konforme deutsche E-Rechnungen zu erstellen.
Wichtig
Die deutschen E-Rechnungsvorschriften gelten zwischen deutschen Unternehmen (B2B) und – anders als in Spanien, Italien oder Frankreich – gibt es keine Steuerbehörde, bei der Rechnungen eingereicht werden. Rechnungen werden erstellt und direkt an Ihren Kunden gesendet.
Die Aufbewahrung Ihrer Rechnungen liegt in Ihrer Verantwortung. Nach deutschem Recht muss das Unternehmen, das eine Rechnung ausstellt, diese für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum aufbewahren – derzeit 8 Jahre. Sie sind der Aussteller, nicht Hostaway, daher laden Sie Ihre Rechnungen herunter und archivieren Sie sie in Ihrem eigenen System oder bei Ihrem Steuerberater.
Bewahren Sie die Rechnungsdatei selbst unverändert auf. Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein ZUGFeRD-PDF, das heißt, die maschinenlesbaren Rechnungsdaten befinden sich innerhalb des PDFs.
Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Regeln, Aufbewahrungsfristen und Fristen ändern sich im Laufe der Zeit, und ihre Anwendung hängt von Ihren Gegebenheiten und den Vertriebskanälen ab, über die Sie verkaufen. Bitte konsultieren Sie einen lokalen Steuerspezialisten, um zu bestätigen, was für Ihr Unternehmen gilt. Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar.
Verbindung Ihres Verkäuferprofils
Wenn Sie der Einrichtungsanleitung unter Schritt 2 der Rechnungskonfiguration folgen, werden Sie – sofern es sich um einen deutschen Verkäufer handelt – gefragt, ob Sie die automatisierte E-Rechnungsstellung nutzen möchten: Ja oder Nein. Wenn Sie „Ja“ auswählen, erscheint ein Modul, in dem Sie die Angaben vervollständigen, die zur Erstellung konformer deutscher Rechnungen erforderlich sind.
- Während der Einrichtung werden Sie nach den offiziellen steuerlichen Angaben des Verkäufers gefragt.
Hinweis: Anders als bei Spanien, Italien oder Frankreich gibt es keinen Schritt zur Anbindung an eine externe Steuerbehörde – Ihre Angaben werden gespeichert und zur Erstellung konformer Rechnungen verwendet.
Status der Verkäuferverbindung
Wenn Sie dies im Menü „Verkäufer“ (Sellers) aufrufen, sehen Sie die verschiedenen Verkäuferprofile und den Status der Verbindung. Die Status sind:
- Nicht verbunden (Not connected) — nicht verbunden, sodass die lokale Rechnungserstellung von Hostaway verwendet wird.
- Onboarding — der Verkäufer hat das Onboarding gestartet, aber noch nicht abgeschlossen.
- In Bearbeitung (Processing) — die übermittelten Angaben werden auf Seiten von Invopop verarbeitet.
- Registriert (Registered) — der Verkäufer ist registriert und wartet auf den Abschluss.
-
Abgeschlossen (Completed) — die Verkäuferverbindung ist abgeschlossen und einsatzbereit.
Nach erfolgter Verbindung
Sobald Ihr Verkäuferprofil eingerichtet ist, kann jede neue Rechnung im Entwurfsstatus (Draft), die diesem Verkäufer zugeordnet ist, finalisiert werden, sobald Sie bereit sind. Durch das Finalisieren der Rechnung wird eine konforme Rechnung erstellt — eine PDF-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten (ZUGFeRD-Format) — und direkt per E-Mail an Ihren Gast oder gewerblichen Käufer gesendet.
Bei gewerblichen Buchungen (B2B) erfüllt diese Rechnung die deutsche E-Rechnungspflicht. Bei Buchungen von Privatpersonen (B2C) schreibt die deutsche E-Rechnungspflicht dieses Format nicht vor, dennoch wird dieselbe konforme PDF-Datei erstellt, damit Sie über alle Ihre deutschen Buchungen hinweg ein einheitliches Rechnungsformat haben.
Sie finden Rechnungen anhand ihres Status im Rechnungsmenü:
- Entwurf (Draft) — Rechnungen sind noch nicht finalisiert und können noch geändert werden.
- Übermittelt (Submitted) — Rechnungen wurden versendet.
- Abgelehnt (Rejected) — ein oder mehrere Angaben in der Rechnung oder andere Gründe haben dazu geführt, dass das System die Rechnung abgelehnt hat; sie muss vor der erneuten Übermittlung angepasst werden.
-
Genehmigt (Approved) — die Rechnungen wurden als akzeptiert zurückgemeldet und enthalten die konforme Rechnungs-PDF gemäß deutschem Recht.