Gästerechnungsstellung und E-Rechnung – Einrichtung

Einführung

Regierungen weltweit, insbesondere in Europa, bereiten im Laufe des Jahres 2026 ihre lokalen Steuersysteme auf die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) vor. Um Sie dabei zu unterstützen, arbeitet Hostaway mit dem Partner Invopop.com zusammen, einem zertifizierten Anbieter für E-Rechnungsanbindungen an über 30 lokale Steuerbehörden-Übermittlungssysteme. Aus diesem Grund haben wir eine neue Version unseres Gästerechnungssystems entwickelt, die Sie im Laufe des Jahres – soweit möglich – bei Direktbuchungen und OTA-Reservierungen entsprechend der jeweiligen länderspezifischen Anforderungen unterstützt.

Das neue Gästerechnungssystem

Das Gästerechnungssystem unterstützt die Erstellung von Gästerechnungen und Gutschriften (Credit Notes) für alle Kanäle.

Wo finde ich das neue Rechnungssystem?

Da wir das neue Gästerechnungssystem schrittweise einführen, sollten Sie als Hauptkontoinhaber Zugriff auf das neue Menü haben.

Bitte folgen Sie den nächsten Schritten:

1. Gehen Sie in Ihrem Hostaway-Dashboard zu Reservierungen > Gästezahlungen (Guest Payments)
   
   
    
2. Klicken Sie im oberen Reiter auf Invoices
   
   
    
3. Klicken Sie oben rechts auf Settings
   
   
    
4. Dort finden Sie die Rechnungskonfigurationen (Invoice configurations), Verkäufer (Sellers) und Vorlagen (Templates)
   
   
    
5. Falls Sie noch keine Verkäufer oder Vorlagen hinzugefügt haben, werden Sie dazu aufgefordert
   
   
    
6. Falls Sie noch keinen Zugriff haben, wenden Sie sich an den Support, um Zugriff zu erhalten.

Einrichtung Ihres Rechnungssystems

1. Richten Sie die Steuereinstellungen auf Objektebene ein oder überprüfen Sie diese: Steuern, die je nach Ihren lokalen Anforderungen und Gästereservierungen gelten.
2. Fügen Sie Verkäuferprofil(e) hinzu: Das Verkäuferprofil ist die Instanz, die dem Gast rechtlich in Rechnung stellt und Rechnungen bei den Steuerbehörden einreichen muss. (Weitere Details weiter unten)
3. Fügen Sie eine Rechnungsvorlage hinzu: Hinterlegen Sie zusätzliche Angaben, die auf den Rechnungen verwendet werden sollen, wie Logo, Website-URL des Unternehmens, AGB, Richtlinien und weitere lokal benötigte benutzerdefinierte Felder, die bei jeder erstellten Rechnung verwendet werden. Sie können je nach Bedarf und „Verkäufer"-Profil mehrere Vorlagen anlegen. (Weitere Details weiter unten)
4. Fügen Sie Rechnungskonfigurationen hinzu: Mit der Rechnungskonfiguration können Sie für jeden verbundenen Verkäufer beispielsweise die fortlaufenden Nummernpräfixe, die anzuwendende Vorlage, die manuellen oder automatischen Einstellungen zum Abschließen und Übermitteln von Rechnungen, die Objekte, für die diese Rechnungskonfiguration gilt, sowie die Kanäle, deren Reservierungen fakturiert werden sollen, festlegen. (Weitere Details weiter unten)

Standardrechnungsstellung vs. E-Rechnungsverbindung

Hostaway unterstützt eine Kombination aus 2 verschiedenen Abläufen zur Erstellung von Gästerechnungen.

1. Standardrechnungsstellung (Standard invoicing): Diese neuen Rechnungs-Setups unterstützen eine fortlaufende Rechnungsnummerierung; das manuelle und automatische Abschließen sind die Standardeinstellungen für alle Länder, in denen eine elektronische Übermittlung an lokale Steuerbehörden nicht unterstützt wird oder nicht möglich ist.
   • Basierend auf GOBL und den Konfigurationseinstellungen wird die Gästerechnung als PDF gemäß gängigen internationalen Standards für Ihre Gästereservierungen erstellt. Die Standardrechnungsstellung ist auf Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Deutsch verfügbar.
2. E-Rechnung (E-invoicing): Mit diesen neuen Rechnungs-Setups können Sie sich über den Partner Invopop mit den unterstützten lokalen Steuerbehörden verbinden – Spanien VeriFactu, Italien SDI und Frankreich DGFIP – im Rahmen der Einrichtung eines Verkäufers und einer Rechnungskonfiguration pro Land, sofern zutreffend.
   • Sie können die Verbindung zur lokalen Steuerbehörde herstellen, indem Sie die Angaben des Verkäufers bereitstellen. Sobald die Verbindung zur lokalen Steuerbehörde hergestellt ist, folgt die erstellte Rechnung den länderspezifischen konformen Vorgaben sowie dem Erscheinungsbild, das von der lokalen Steuerbehörde nach der Übermittlung vorgegeben wird.

Lokale Steuervorschriften und Anforderungen können von Standort zu Standort unterschiedlich sein. Als Softwareanbieter stellen wir Ihnen die bestmöglichen Werkzeuge zur Erstellung dieser Rechnungen zur Verfügung. Letztendlich bleiben der „Verkäufer", also Sie als Gastgeber usw., für die fortlaufend korrekte Einrichtung und das Rechnungsergebnis verantwortlich. Wir empfehlen daher, bei Bedarf stets lokale Steuerberater zu konsultieren, um konform zu bleiben.

Der Einrichtungsprozess für Rechnungen

Schritt 0. Verkäufer hinzufügen

Jede Rechnung benötigt die Angaben des Verkäufers, die dem Gast zur Verfügung gestellt werden. In der Regel ist der Verkäufer der „Merchant of Record" – die Person oder das Unternehmen, die/das dem Gast in Rechnung stellt und, sofern zutreffend, manuell oder automatisch Steuern bei den lokalen Behörden einreicht. Um einen Verkäufer hinzuzufügen, folgen Sie bitte den oben genannten Schritten, und wählen Sie bei Schritt 5 die Option Add seller.

Schritt 1. Land des Verkäufers

Wenn Sie mit dem Hinzufügen eines neuen Verkäuferprofils beginnen, fragt Sie das System zunächst nach dem Land des Verkäufers, das Sie aus dem Dropdown-Menü auswählen können. Klicken Sie anschließend auf Next.

Schritt 2. Übermittlung der Rechnungen an die Steuerbehörde

Die E-Rechnung ist in Spanien, Frankreich und Italien verfügbar. Das System fragt Sie, ob Sie die Rechnungen an die Steuerbehörde übermitteln möchten:

1. Ja. Rechnungen werden nach dem Abschluss automatisch an eine verbundene Steuerbehörde gesendet.
   • Das System fragt Sie nach dem Namen des Verkäufers und der offiziellen Steuernummer, um die E-Rechnungsverbindung einzurichten. Die Adresse des Verkäufers und weitere Angaben werden anschließend anhand der bei der lokalen Steuerbehörde registrierten Daten ausgefüllt.
2. Nein. Sie verwalten die Rechnungen lokal und übermitteln sie bei Bedarf manuell extern an die Steuerbehörde.
   • Das System überspringt automatisch die Einrichtung der E-Rechnungsverbindung und fährt mit Schritt 3 unten fort.

Wichtiger Hinweis: Ein späterer Wechsel von „Ja" zu „Nein" ist nicht möglich. Wenn Sie also zwischen der Übermittlung an Steuerbehörden wechseln möchten, müssen Sie von Anfang an ein neues Verkäuferprofil anlegen, das anschließend nur für neue Reservierungen gilt.

Schritt 3a. Unterstützende Profile für die E-Rechnung

Wenn oben eine E-Rechnungsverbindung ausgewählt wurde.

Je nach betroffenem Land fragt Sie das System nach dem vollständigen offiziellen registrierten Namen des Verkäufers und der internationalen Steuernummer des Verkäufers.


 

Ab hier lädt das System die länderspezifischen Schritte der Invopop-Verbindungsanleitung, in denen weitere Angaben abgefragt werden.

Für einige Länder werden Sie aufgefordert, einen PDF-Vertrag zur rechtlichen Unterzeichnung herunterzuladen und dieses unterzeichnete Dokument im nächsten Schritt im Verbindungsassistenten hochzuladen.

Sobald alle Schritte durchlaufen wurden, wird die Verbindungsanfrage gestellt. Je nach Land kann die Genehmigung durch die Steuerbehörden einige Tage in Anspruch nehmen.

In der Verkäuferübersicht zeigt Ihnen das System den Status der Verbindung an, sobald diese – basierend auf der Rückmeldung der Steuerbehörde – als erfolgreich oder abgelehnt abgeschlossen wurde.

Bei einer Ablehnung können Sie die Einreichung in manchen Fällen neu starten und die Angaben korrigieren. Bitte wenden Sie sich für eine Einzelfallunterstützung an den Support.

Schritt 3b. Adressangaben für Verkäufer ohne E-Rechnung

Wenn Sie den obigen Schritt 3a nicht nutzen oder dieser für Ihr Land noch nicht verfügbar ist.

Bei der Einrichtung werden Sie um verschiedene Angaben zum Verkäufer gebeten.

• Vollständiger Name: kann der Name einer Einzelperson oder eines Unternehmens sein.
• Steuernummer: die vollständige internationale offizielle Steuernummer des Verkäufers
• Adresse: offizielle Adresszeile
• Stadt: die Stadt, in der der Verkäufer registriert ist
• Postleitzahl: Postleitzahl der Adresse des Verkäufers
• Bundesland/Region: das Bundesland, die Region oder der Ortsteil, der zur Adresse des Verkäufers gehört.
• Telefon: internationale Telefonnummer +XX XXX.XXX des Verkäufers.
• E-Mail: die E-Mail-Adresse zur externen Nutzung für Fragen zu Gästerechnungen.

Schritt 4. Die neue Gästerechnungsvorlage (optional)

Standardmäßig stellt das System eine Standardvorlage für die Rechnung bereit, die Elemente wie das Unternehmenslogo und die Website-URL, AGB, Richtlinien und weitere möglicherweise am Anfang oder Ende der Rechnung benötigte benutzerdefinierte Felder nicht enthält. Mit den neuen benutzerdefinierten Vorlagen-Setups können Sie Vorlagen erstellen, mit denen Sie die offiziellen Rechnungen nach Ihren Bedürfnissen anreichern. Einzelne Vorlagenkonfigurationen können später bei der Einrichtung der Rechnungskonfiguration ausgewählt werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

1. Neuen internen Vorlagentitel hinzufügen: dient der besseren Erkennung und Verwendung je Rechnungskonfiguration.
2. Website-URL hinzufügen: die URL der öffentlichen Website des Verkäufers/Unternehmens.
3. Verkäuferlogo hinzufügen: ein Logo, 800x400 oder vergleichbar, das oben auf den Rechnungen verwendet wird.
4. Allgemeine Geschäftsbedingungen: allgemeine AGB, die Sie als zusätzliche Seite an das Rechnungs-PDF anhängen möchten.
5. Richtlinien: allgemeine Richtlinien, die Sie als zusätzliche Seite an das Rechnungs-PDF anhängen möchten.
6. Benutzerdefinierte Felder: optionale objekt- oder reservierungsspezifische Datenfelder, die Sie unterhalb der Verkäuferangaben oben oder am Ende des Rechnungs-PDF hinzufügen möchten.

Schritt 5. Rechnungskonfiguration(en) hinzufügen

Mit der Rechnungskonfiguration, auch als Rechnungs-Preset bezeichnet, können Sie zahlreiche Einstellungen auf Basis eines Verkäuferprofils, einer Rechnungsvorlage, einer E-Rechnungsverbindung oder ohne Verbindung sowie der betroffenen bzw. zum Verkäufer gehörenden Objekte festlegen. Sie müssen immer zuerst das Verkäuferprofil einrichten, bevor Sie mit einer Rechnungskonfiguration beginnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add invoice configuration:

Schritt 5a. Verkäufer auswählen

Wenn Sie auf die Schaltfläche Add invoice configuration klicken, sehen Sie zunächst einen Bildschirm zur Auswahl des Verkäufers und seiner Angaben, für den die neue Rechnungskonfiguration gelten soll. Wählen Sie aus der Liste den Verkäufer aus, für den Sie die Rechnungskonfiguration erstellen möchten, und klicken Sie am Ende der Verkäuferzeile auf Select:


 

Schritt 5b. Allgemeine Einstellungen

Es öffnen sich die allgemeinen Einstellungen, in denen Sie gebeten werden, einen internen Namen für die Konfiguration als Konfigurationstitel anzugeben. Anschließend können Sie die fortlaufenden Nummerierungsformate für Rechnungen und Gutschriften festlegen. Es werden verschiedene Nummerierungsformate unterstützt, einschließlich Präfixen und Suffixen sowie – bei Bedarf – Anpassungen der Startnummer auf Rechnungs- und Gutschriftenebene. Es wird empfohlen, Ihren lokalen Steuerberater zu fragen, welches Format Ihren lokalen Anforderungen entspricht.


 

Schritt 5c. Rechnungsvorlage

Sobald Sie die obigen Schritte abgeschlossen haben, können Sie nun auswählen, welche Rechnungsvorlage aus Schritt 4 für diese Konfiguration verwendet werden soll.

Schritt 5d. Einstellungen zum Abschluss

Richten Sie die Konfiguration für den Abschluss Ihrer Rechnungen ein.

Mit den folgenden Einstellungen können Sie je nach Ihren Anforderungen wählen, ob Sie die Kontrolle manuell behalten möchten.


 

Derzeit werden Rechnungen automatisch alle 24 Stunden im Entwurfsstatus (Draft) erstellt, 14 Tage vor dem offiziellen Check-in-Datum.

Der Entwurfsstatus ermöglicht es Ihnen, manuelle oder – sofern zutreffend – automatische Anpassungen vorzunehmen, bevor die Rechnung abgeschlossen und finalisiert wird.

Es wird empfohlen, diese Option zu Beginn auf manuellen Abschluss eingestellt zu lassen. So können Sie Rechnungen im Entwurfsstatus anhand Ihrer neuen Einrichtung überprüfen und manuell genehmigen, sobald diese als korrekt bestätigt wurden. Sie können später jederzeit durch Bearbeiten der Rechnungskonfiguration zum automatischen Abschluss wechseln.

Bei mit E-Rechnung verbundenen Setups lassen wir derzeit nur den manuellen Abschluss zu; der automatische Abschluss wird im Laufe dieses Jahres auf Anfrage freigeschaltet.

Schritt 5e. Objekte

Sie befinden sich nun im Abschnitt „Auf Objekte anwenden" (Apply to listings selection).

Basierend auf dem vorherigen abgeschlossenen Schritt zeigt Ihnen das System nun alle Objekte an, deren Länderstandort mit dem zuvor ausgewählten Länderstandort des Verkäufers übereinstimmt. Sie können nun die Objekte auswählen, auf die diese Rechnungskonfiguration angewendet werden soll.

⚠️ WICHTIG (HAFTUNGSAUSSCHLUSS)

• Wenn Sie mit einem einzigen Verkäuferprofil arbeiten, nutzen Sie die Option, dieses automatisch auf künftige neue Objekte anzuwenden.
  
  
   
• Wenn Sie mit mehreren Verkäuferprofilen arbeiten, wählen Sie nicht die automatische Anwendung auf neue Objekte aus. In diesem Fall können Sie beim Hinzufügen neuer Objekte zu Ihrem Konto das neue Objekt bearbeiten und auswählen oder je nach Bedarf neue Rechnungs-Presets erstellen.

Schritt 5f. Kanäle

Sie befinden sich nun im Abschnitt „Kanäle auswählen" (Select Channels).


 

Hier wählen Sie aus, für welche Kanäle Rechnungen für deren Reservierungen erstellt werden sollen. Die Auswahl gilt für diese Rechnungskonfiguration und kann jederzeit bearbeitet werden.

• Die Rechnung zeigt immer den vollständigen Reservierungsbetrag. Es wird nicht unterschieden, was der Gast über den Kanal und was er über Hostaway bezahlt hat.
• Falls bei einem bestimmten Kanal ein Problem auftritt, können Sie diesen durch Entfernen des Häkchens deaktivieren, sodass keine neuen Rechnungen mehr dafür erstellt werden.

In manchen Ländern müssen Sie möglicherweise auch für Kanäle Rechnungen erstellen, bei denen Sie nicht der „Merchant of Record" sind. Wir empfehlen, einen lokalen Steuerberater zu konsultieren, um zu verstehen und zu prüfen, was von Ihnen als Gastgeber verlangt wird – sowohl gegenüber dem Gast als auch gegebenenfalls zur Meldung an Steuer- und andere Behörden.

Was soll ich tun, wenn bei einer Reservierung die Mehrwertsteuer fehlt?

Kanäle übermitteln nicht immer die Mehrwertsteuer zusammen mit der Reservierung, und die Steuereinstellungen der Objekte sind nicht immer vollständig. Wenn bei einer Position keine Mehrwertsteuer vorhanden ist, wird dies in der Rechnungsvorschau markiert, und Sie entscheiden vor dem Abschluss der Rechnung, wie damit verfahren werden soll.

Wählen Sie für jede markierte Position eine der folgenden Optionen:

• Enthalten (Included) – der Gesamtbetrag bleibt gleich und wird in einen Grundbetrag plus Mehrwertsteuer aufgeteilt.
• Aufgeschlagen (Added on top) – der Mehrwertsteuerbetrag wird zum Gesamtbetrag hinzugefügt.
• Befreit (Exempt) – es fällt keine Mehrwertsteuer an, zum Beispiel bei der Kurtaxe/City Tax.
  
  

Geben Sie anschließend den anzuwendenden Mehrwertsteuersatz ein. Eine Rechnung kann nur einen von null verschiedenen Mehrwertsteuersatz enthalten; Positionen, die unterschiedliche Sätze benötigen, werden derzeit noch nicht unterstützt.

Bei E-Rechnungs-Setups (VeriFactu, SDI, DGFiP) kann eine Rechnung nicht abgeschlossen werden, solange die Mehrwertsteuer einer Position ungeklärt ist. Bei der Standardrechnungsstellung ist ein Abschluss möglich, wir empfehlen jedoch, dies vorher zu klären.

Fazit

Sobald Sie alle Schritte durchlaufen haben, ist die Einrichtung abgeschlossen. Ab sofort wendet das System die Einrichtung auf alle neu eingehenden Reservierungen an, für die sie gilt.

Je nach lokalem Bedarf und neuen Reservierungen mit einem Check-in in weniger als 14 Tagen sollten die ersten Rechnungsentwürfe frühestens nach 1 Tag erscheinen. Wenn Sie mehrere Verkäufer verwenden, können Sie wie erwähnt mit dem nächsten Verkäuferprofil fortfahren und die obigen Schritte bei Bedarf wiederholen.