Wenn Gäste über verschiedene OTA-Kanäle wie Airbnb, Booking.com oder VRBO eine Reservierung vornehmen, können oder wollen die meisten Kanäle Ihnen die vollständigen Gast- oder Käuferdaten für die Verwendung mit externen Zahlungsdienstleistern oder zur Rechnungserstellung nicht zur Verfügung stellen.
Aus diesem Grund ermöglicht Ihnen Ihr Hostaway-Konto, Gäste bei Bedarf über das Gästeportal (Guest Portal) aufzufordern, ihre Rechnungsdaten zu vervollständigen, falls Angaben fehlen.
Das reservierungsspezifische Gästeportal zeigt den Gästen an, dass einige Angaben fehlen, und ermöglicht ihnen, diese zu vervollständigen. Alternativ können Gäste gebeten werden, die erforderlichen Angaben über einen Direktlink zu vervollständigen.
Sobald diese Angaben gemacht wurden, werden sie verwendet, um Ihren verbundenen Zahlungsdienstleister sowie jede Rechnung im Entwurfsstatus für die Reservierung des Gastes zu aktualisieren.
Das Formular für die Käuferdaten
Das Käuferdatenformular des Gastes wird mit den ursprünglich vom OTA-Kanal erfassten Angaben vorausgefüllt. Von dort aus kann der Gast seine eigenen Angaben als Hauptkäufer angeben – also als die Person, an die die Rechnung gestellt werden soll.
Falls nicht der Gast selbst, sondern dessen Unternehmen die Reservierung bezahlt, kann er die Option „Gleiche Angaben für die Rechnungsstellung verwenden" (Use same details for billing) abwählen und die entsprechenden Unternehmens- oder sonstigen offiziellen Angaben für die Rechnung eintragen.
Automatisierte Aufforderung an den Gast, die Rechnungsdaten des Käufers zu aktualisieren
Mit dem automatisierten Gäste-Nachrichtensystem können Sie dem Gast automatisch eine Dankesnachricht für die Buchung senden.
In der Vorlage können Sie die Schnellverknüpfungen (Quick Links) des Systems verwenden, um den Link automatisch auszufüllen und den Gast entweder allgemein zum Gästeportal oder direkt zum Formular weiterzuleiten:
- Fügen Sie das Schnellfeld
{{guest_portal_url}}zur Vorlage hinzu, um den Gast zur Hauptseite weiterzuleiten. - Oder fügen Sie den Direktlink mit
{{guest_portal_url}}/billing-detailshinzu, um den Gast direkt zum Formular weiterzuleiten.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Warum werden Ausweis-/Identifikationsnummern abgefragt?
Behördliche Vorschriften zur Rechnungsstellung und E-Rechnung können von Verkäufern verlangen, diese Angaben zu erfassen. Derzeit empfehlen wir, diese beiden Felder vom Käufer zu erfassen.
Werden die Hauptangaben des Gastes aktualisiert, wenn der Gast diese Angaben macht?
Nein, derzeit nicht. Hostaway prüft diese Option aktuell. Da viele OTAs die Hauptangaben eines Gastes für eine Reservierung auf ihrer Seite aktualisieren können, besteht das Risiko, dass diese Angaben später überschrieben oder entfernt werden. Aus diesem Grund werden die Käuferdaten separat erfasst.
Worin besteht der Unterschied zu den beim Check-in erfassten Angaben?
In den meisten Fällen wird das Check-in-Formular den Gästen erst eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Check-in zur Verfügung gestellt. Die Käuferdaten werden jedoch oft unmittelbar nach der Buchung benötigt, weshalb wir uns entschieden haben, diese Anfragen vorerst getrennt zu halten.
Welche weiteren Vorteile bietet dies neben den Rechnungsdaten?
In vielen Fällen können Sie einen Zahlungsdienstleister (PSP) wie Stripe verwenden, um Zahlungen und Zusatzangebote direkt vom Gast einzuziehen. PSPs benötigen zur Validierung von Zahlungen häufig auch den Rechnungsnamen, die Adresse, die Postleitzahl, das Land und weitere Angaben des Käufers. Wenn Gäste rechtzeitig einen vollständigen Satz an Angaben bereitstellen, verringert dies fehlgeschlagene Zahlungen und das Risiko, Streitfälle (Disputes) zu verlieren.