Qu'est-ce que les Relevés de Propriétaire?
- Les relevés de propriétaire fournissent un résumé financier complet de la performance de votre propriété sur une période spécifique.
- Ils détaillent tous les revenus, dépenses et distributions, vous donnant une visibilité claire sur la santé financière de votre propriété.
- Dans la section des relevés de propriétaire dans Hostaway, vous trouverez deux onglets, l'un contenant les relevés créés manuellement et l'autre contenant les automatisations pour générer rapidement des relevés.
Gérer les Relevés de Propriétaire
Vous pouvez sélectionner les relevés qui vous sont assignés dans le menu déroulant en mode visualisation en cliquant sur le nom du relevé.
Vous pouvez également utiliser l'onglet 'Relevés' pour filtrer, archiver et consulter tous les relevés qui vous sont assignés. L'archivage "cache" le relevé des filtres, mais il peut être récupéré.
Le filtrage aide à rechercher les relevés et les points saillants par propriétaire et à voir la somme totale pour ce propriétaire. D'autres options déjà existantes, comme l'attribution de relevés aux utilisateurs (propriétaires), sont disponibles pour chaque relevé affiché. Veuillez noter que les permissions d'utilisateur sont également prises en compte ici pour limiter les filtres et les actions.
Composants Clés d'un Relevé de Propriétaire
1. Métriques
- Affiche des résumés financiers importants en haut du relevé
- Montre des chiffres clés comme le Total Général, les Dépenses, et les formules dans des cases faciles à lire
- Fournit un aperçu immédiat de la performance de votre propriété
2. Activité de Location
- Détaille tous les revenus de location collectés pendant la période de rapport
- Peut être affiché "Par Réservation" ou "Par Annonce"
- Inclut des informations telles que les revenus de location, les frais, les taxes, les paiements ou les commissions du gestionnaire de propriété
- Ici, vous pouvez voir un résumé des réservations que vous avez reçues, selon vos filtres sélectionnés.Ces réservations apparaîtront sur le PDF téléchargé ou le fichier Excel.
- Vous pouvez ajouter autant de colonnes que vous le souhaitez en cliquant sur l'icône d'engrenage sur le côté droit.
- Le PDF téléchargé peut prendre en charge 12-13 colonnes (en format paysage). Il adaptera sa taille en fonction du nombre de colonnes sélectionnées.
3. Dépenses et Extras
- Liste toutes les dépenses encourues pour votre propriété
- Cela peut inclure les frais de gestion, les coûts de maintenance, les paiements aux fournisseurs et les services publics
- Montre tous les frais supplémentaires ou crédits appliqués pendant la période
- Vous pouvez ajouter des dépenses et des extras qui apparaîtront sur le PDF téléchargé ou le fichier Excel.
- Hostaway intégrera toutes les dépenses et extras existants dans les nouveaux relevés en fonction de l'un des critères suivants:
- Date + annonces assignées correspondent
- Date + propriétaires assignés correspondent
- Les dépenses peuvent également être ajoutées à partir du relevé du propriétaire. Pour ce faire :
- Cliquez sur le bouton Ajouter
- Vous pouvez ensuite saisir toutes les informations
-
- Les dépenses et extras créés à partir d'un relevé de propriétaire ne seront pas enregistrés tant que le relevé de propriétaire n'est pas sauvegardé, alors assurez-vous de le faire avant d'actualiser les données.
- Notez que le montant peut être positif ou négatif.
- Sachez également que la colonne "Catégories" n'apparaîtra pas dans le PDF.
4. Pièces Jointes
Vous pouvez ajouter des pièces jointes au Relevé de Propriétaire:
Dépenses et Extras apparaîtront également dans l'aperçu des pièces jointes:
5. Total Général
- Résume la performance financière globale
- Montre le montant final après que tous les revenus et dépenses sont calculés
- Affiche généralement le paiement au gestionnaire de propriété et le paiement au propriétaire, et toutes les dépenses ou extras qui doivent être pris en compte, mais peut être décomposé en concepts plus spécifiques
- Il est également possible de déduire un pourcentage après que les dépenses et extras sont pris en compte dans le calcul.
6. Coordonnées et Détails du Relevé
Contient les coordonnées du gestionnaire de propriété et du propriétaire, et sera prérempli en fonction de leurs données.
Il vous permet également d'entrer un ID de facture, des notes supplémentaires, ou un logo pour vos relevés.
7. Téléchargement des Relevés de Propriétaire
Les Relevés de Propriétaire Hostaway peuvent être téléchargés dans plusieurs formats selon vos besoins : PDF, Excel (XLSX), ou comme fichier ZIP contenant uniquement les pièces jointes.
Format PDF
Pour télécharger un relevé PDF:
- Cliquez sur le bouton Télécharger
- Sélectionnez Relevé de Propriétaire (PDF)
- Pour une visualisation optimale, configurez les paramètres d'impression de votre navigateur en format Paysage + A4 (c'est un paramètre unique que votre navigateur mémorisera)
Le format PDF s'ajuste dynamiquement en fonction de la quantité d'informations affichées:
- Par défaut: taille de police de 12px
- 10+ colonnes: taille de police de 11px avec zoom à 85%
- 13+ colonnes: Retour à la ligne appliqué aux noms de colonnes pour une meilleure lisibilité
Les PDF sont idéaux pour la distribution formelle aux propriétaires via email ou autres canaux de communication.
Format Excel (XLSX)
Pour télécharger un fichier Excel:
- Cliquez sur le bouton Télécharger
- Sélectionnez fichier Excel (XLSX)
Le format Excel offre plusieurs avantages:
- Facilement faire des ajustements ou personnaliser le relevé
- Effectuer des calculs ou analyses supplémentaires
- Compatible avec Google Sheets et autres applications de tableur
- Idéal pour le traitement interne ou lorsque vous devez modifier des données
Cette option est disponible dans les sections Créer & Éditer et Gérer les Relevés pour tout relevé sauvegardé.
Pièces Jointes Uniquement (ZIP)
Si vous avez seulement besoin des documents justificatifs:
- Cliquez sur le bouton Télécharger
- Sélectionnez l'option ZIP pour recevoir toutes les pièces jointes dans un fichier compressé
Ceci est utile lorsque vous devez partager uniquement la documentation justificative sans le relevé complet.
Permissions des Relevés de Propriétaire
Confidentialité des Relevés en Brouillon
Les relevés de propriétaire peuvent avoir différents statuts:
- Publié: Relevés finalisés et disponibles pour les propriétaires à consulter
- Brouillon: Relevés encore en préparation et uniquement visibles par les gestionnaires de propriété et leurs assistants
- Archivé: Anciens relevés stockés à des fins d'archivage
Contrôle d'Accès Basé sur l'Utilisateur
- L'accès est déterminé par les paramètres utilisateur, offrant flexibilité et clarté
- Les niveaux de permission peuvent être personnalisés selon les rôles organisationnels et les responsabilités
- Les administrateurs peuvent ajuster les droits d'accès à mesure que les structures d'équipe changent
Capacités de Filtrage
- Le filtrage par propriétaire est accessible à toutes les permissions d'utilisateur pertinentes, comme les comptables et autres assistants
- Cela garantit que chacun peut filtrer les données selon son rôle et ses besoins
- Simplifie la gestion des données pour les équipes gérant plusieurs propriétaires
Meilleures Pratiques de Permissions
- Révisez régulièrement les permissions des utilisateurs pour assurer des niveaux d'accès appropriés
- Utilisez le statut brouillon lors de la préparation des relevés qui nécessitent une révision d'équipe
- Communiquez clairement avec les membres de l'équipe sur le moment où les relevés seront publiés pour les propriétaires