Utiliza este artículo para configurar la facturación al huésped y la facturación electrónica en Hostaway, incluidos los perfiles de vendedor, las plantillas de factura y las configuraciones de factura.
Introducción
Los gobiernos de todo el mundo, especialmente en Europa, están preparando durante 2026 sus sistemas fiscales locales para la Facturación Electrónica, también conocida como E-invoicing. Para ayudarte, Hostaway trabaja junto con el partner Invopop.com como proveedor certificado de conexión de facturación electrónica para más de 30+ sistemas locales de envío a oficinas fiscales. Para ello, hemos desarrollado una nueva versión de nuestro sistema de facturación al huésped para ayudarte con tus reservas directas y reservas de OTA según los requisitos específicos de cada país durante el año, cuando sea posible.
El nuevo sistema de facturación al huésped
El sistema de facturación al huésped soporta la generación de facturas al huésped y la generación de notas de crédito para todos los canales.
¿Dónde encontrar el nuevo sistema de facturación?
A medida que vamos implementando el nuevo sistema de facturación al huésped, tú, como propietario principal de la cuenta, deberías tener acceso al nuevo menú.
Sigue estos pasos:
- Ve a tu Hostaway Dashboard> Reservations > Guest Payments
- En la pestaña superior, haz clic en Invoices
- En la esquina superior derecha, haz clic en Settings
- Ahí encontrarás las Invoice configurations, Sellers y Templates
- Si aún no has añadido vendedores o plantillas, se te pedirá que lo hagas
- Si todavía no tienes acceso, contacta con soporte para obtenerlo.
Configuración de tu sistema de facturación
- Configura o verifica la configuración fiscal a nivel de listing: los impuestos que aplican según tus necesidades locales y las reservas de los huéspedes.
- Añade el/los perfil(es) de vendedor: el perfil de vendedor es quien cobra legalmente al huésped y debe presentar las facturas ante las autoridades fiscales. (Más detalles abajo)
- Añade una plantilla de factura: proporciona detalles adicionales para las facturas, como el logotipo, la URL del sitio web de la empresa, T&C, Políticas y otros campos personalizados necesarios localmente que se usarán en cada factura creada. Puedes tener varias plantillas según tus necesidades y los perfiles de "Seller". (Más detalles abajo)
- Añade configuraciones de factura: la configuración de factura te permite, para cada vendedor conectado, añadir, por ejemplo, los prefijos del número consecutivo, la plantilla aplicable, el cierre y el envío de facturas manual o automáticamente, los listings a los que aplica esta configuración de factura y los canales cuyas reservas deben facturarse. (Más detalles abajo).
Facturación al huésped estándar frente a conexión de facturación electrónica
Hostaway soporta una combinación de 2 flujos diferentes de creación de facturas al huésped.
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Facturación estándar: estas nuevas configuraciones de factura soportan la numeración secuencial de facturas, y el cierre manual y automatizado son la configuración predeterminada para soportar todos los países donde el envío electrónico a las autoridades fiscales locales no está soportado o no es posible.
- Basado en GOBL y en las configuraciones establecidas, el PDF de la factura al huésped se generará para tus reservas de huéspedes siguiendo estándares internacionales comunes. La facturación estándar está disponible en inglés, español, francés, italiano y alemán.
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E-invoicing: estas nuevas configuraciones de factura te permiten conectarte con el partner Invopop a las autoridades fiscales locales soportadas en España VeriFactu, Italia SDI, y Francia DGFIP durante la configuración de un Seller y de la configuración de factura por país, cuando corresponda.
- Puedes conectarte con la autoridad fiscal local proporcionando los datos del vendedor para hacer posible la conexión. Una vez conectada la autoridad fiscal local, la factura generada seguirá las normas específicas de cumplimiento del país y tendrá el aspecto proporcionado por la autoridad fiscal local tras el envío.
Las normativas y necesidades fiscales locales pueden variar de un lugar a otro. Como proveedor de software, ofrecemos las mejores herramientas posibles para generar estas facturas. En última instancia, el "Seller", tú, el host, etc., sigue siendo responsable de una configuración correcta continua y del resultado de la factura, por lo que recomendamos consultar siempre a asesores fiscales locales cuando sea necesario para seguir cumpliendo con la normativa.
El proceso de configuración de facturas
Paso 0. Añade un vendedor
Toda factura necesita los datos del vendedor para proporcionárselos al huésped. En general, el vendedor es el comerciante registrado (merchant of record) y la persona o empresa que cobra al huésped y presenta los impuestos ante las autoridades locales, cuando corresponda, de forma manual o automática. Para añadir un vendedor, sigue los pasos anteriores, y al llegar al 5º paso, selecciona Add seller.
Paso 1. País del vendedor
Cuando empieces a añadir un nuevo perfil de vendedor, el sistema te pedirá primero el país del vendedor, que puedes seleccionar en el desplegable, y haz clic en Next.
Paso 2. Enviar las facturas a la autoridad fiscal
La facturación electrónica está disponible en España, Francia e Italia. El sistema te preguntará si deseas enviar las facturas a la autoridad fiscal:
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Sí. Enviar las facturas automáticamente a una autoridad fiscal conectada una vez cerradas.
- El sistema te pedirá el nombre del vendedor y el ID fiscal legal para empezar a crear una conexión de facturación electrónica. La dirección del vendedor y otros datos se completarán finalmente según los datos registrados en la oficina fiscal local.
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No. Gestionas las facturas localmente y las presentas manualmente de forma externa, cuando sea necesario, ante la autoridad fiscal.
- El sistema omitirá automáticamente la configuración de la conexión de facturación electrónica y pasará al paso 3 que se indica a continuación.
Nota importante: no es posible cambiar posteriormente de un "sí" a un "no", por lo que si deseas alternar entre enviar o no a las autoridades fiscales, tendrás que crear un nuevo perfil de vendedor desde cero, que solo se aplicará a las reservas nuevas a partir de ese momento.
Paso 3a. Perfiles de soporte de facturación electrónica
Cuando se ha seleccionado una conexión de facturación electrónica arriba.
El sistema, según el país implicado, te pedirá el nombre oficial completo registrado del vendedor y el número de identificación fiscal internacional correspondiente al vendedor.
A partir de aquí, el sistema comenzará a cargar los pasos de la guía de conexión específica del país frente a Invopop, donde se pedirán más detalles.
Para algunos países, se te pedirá descargar un contrato en PDF para su firma legal, y en el siguiente paso se te pedirá subir este documento firmado legalmente al asistente de conexión.
Una vez seguidos todos los pasos, se iniciará la solicitud de conexión y, según el país, las autoridades fiscales pueden tardar un par de días en aprobarla.
El sistema te mostrará en el resumen del vendedor el estado de la conexión una vez completada, como exitosa o rechazada, según la respuesta de la autoridad fiscal.
Si se rechaza, en algunos casos puedes reiniciar el envío corrigiendo los datos; en otros casos, te pedimos que contactes con soporte para recibir asistencia caso por caso.
Paso 3b. Datos de dirección del vendedor sin facturación electrónica
Cuando no uses el paso 3a anterior, o cuando aún no esté disponible para tu país. La configuración te pedirá que proporciones varios datos del vendedor.
- Nombre completo: puede ser el nombre de una persona física o de una empresa.
- ID fiscal: el ID fiscal internacional oficial completo del vendedor
- Dirección: línea de dirección oficial
- Ciudad: la ciudad en la que está registrado el vendedor
- Código postal: código postal de la dirección del vendedor
- Provincia/Estado: la provincia, región o municipio correspondiente a la dirección del vendedor.
- Teléfono: número de teléfono internacional +XX XXX.XXX correspondiente al vendedor.
- Email: la dirección de correo electrónico para uso externo en preguntas sobre la factura del huésped.
Paso 4. La nueva plantilla de factura al huésped (opcional)
Por defecto, el sistema proporciona una plantilla predeterminada para la factura, sin incluir elementos como el logotipo de la empresa y la URL del sitio web. T&C, Políticas y otros campos personalizados potencialmente necesarios en la parte superior o inferior de las facturas. Con las nuevas configuraciones de plantilla personalizada, puedes crear plantillas que se usarán para enriquecer las facturas oficiales según tus necesidades. Las configuraciones de plantillas individuales podrán seleccionarse más adelante para su uso al configurar la configuración de factura. Están disponibles las siguientes opciones:
- Añadir un nuevo título de plantilla para uso interno: se usa para un mejor reconocimiento y uso por cada configuración de factura.
- Añadir una URL de sitio web: la URL, por ejemplo, del sitio web público del vendedor/empresa.
- Añadir un logotipo de vendedor: un logotipo, de 800x400 o equivalente, usado en la parte superior de las facturas.
- Términos y condiciones: T&C generales que desees incluir en el PDF de la factura como una nueva página adjunta.
- Políticas: políticas generales que desees incluir en el PDF de la factura como una nueva página adjunta.
- Campos personalizados: campos de datos opcionales específicos del listing o de la reserva que desees añadir bajo los datos superiores del vendedor o en la parte inferior del PDF de la factura.
Paso 5. Añadir configuración(es) de factura
La configuración de factura, también conocida como Invoice preset, te permite definir muchos ajustes según un perfil de vendedor, una plantilla de factura, la conexión o no de facturación electrónica, y los listings implicados o pertenecientes al vendedor. Siempre debes configurar primero el perfil del vendedor antes de comenzar con una configuración de factura. Haz clic en el botón Add invoice configuration:
Paso 5a. Selecciona el vendedor
Cuando haces clic en el botón Add invoice configuration button, primero verás una pantalla para seleccionar el vendedor y sus datos, a la que se aplicará la nueva configuración de factura. Selecciona un vendedor de la lista para el que quieras crear la configuración de factura y haz clic en Select al final de la fila del vendedor:
Paso 5b. Ajustes generales
Se abrirán los ajustes generales, donde se te pedirá que proporciones un nombre interno para la configuración como título de la configuración. A continuación, puedes definir los formatos de numeración secuencial de facturas, tanto para las facturas como para las notas de crédito. Soporta una lista de varios formatos de numeración, incluido el soporte de prefijo y sufijo, y ajustes del número inicial cuando sea necesario, tanto a nivel de factura como de nota de crédito. Se recomienda consultar con tu asesor fiscal local qué formato se ajusta a tus requisitos locales.
Paso 5c. Plantilla de factura
Una vez completado lo anterior, ahora puedes seleccionar qué plantilla de factura debe usarse para esta configuración, según el Paso 4 anterior.
Paso 5d. Ajustes de cierre
Configura los ajustes de cierre de tus facturas.
Con los ajustes siguientes, puedes elegir según tus propios requisitos si prefieres mantener el control de forma manual.
Actualmente, las facturas se generan automáticamente en estado Draft (borrador) cada 24 horas, 14 días antes de la fecha oficial de check-in.
El estado de borrador te permite realizar ajustes manualmente o, cuando corresponda, de forma automática, antes de que la factura se cierre y se finalice.
Se recomienda al principio mantener esta opción configurada en cierre manual. Esto te permite revisar las facturas en estado de borrador según tu nueva configuración y aprobarlas manualmente una vez confirmadas como válidas. Más adelante siempre puedes optar por el cierre automatizado editando la configuración de factura.
Para las configuraciones conectadas a facturación electrónica, solo permitimos el cierre manual, y habilitaremos el cierre automatizado un poco más adelante este año, según demanda.
Paso 5e. Listings
Ahora has llegado a la sección "Apply to listings selection section".
Según el paso anterior completado, el sistema ahora te mostrará todos los listings que tengan una ubicación de país coincidente con la ubicación del país del vendedor que seleccionaste antes. Ahora puedes seleccionar los listings a los que se debe aplicar esta configuración de factura.
⚠️ IMPORTANTE (AVISO)
- Cuando trabajes con un solo perfil de vendedor, usa la opción de aplicarlo automáticamente a los próximos nuevos listings.
- Cuando trabajes con varios perfiles de vendedor, no selecciones la aplicación automática a nuevos listings. En estos casos, al añadir nuevos listings a tu cuenta, puedes editar y seleccionar el nuevo listing, o crear nuevas configuraciones de factura (invoice pre-sets) según tus necesidades.
Paso 5f. Canales
Ahora has llegado a la sección "Select Channels section".
Aquí seleccionas qué canales deben tener facturas generadas para sus reservas. La selección se aplica a esta configuración de factura y puede editarse en cualquier momento.
- La factura siempre muestra el importe total de la reserva. No separa lo que el huésped pagó a través del canal de lo que pagó a través de Hostaway.
- Si tienes un problema con un canal específico, desmarcarlo detiene la generación de nuevas facturas para ese canal.
En algunos países, es posible que también necesites generar facturas para canales en los que no seas el comerciante registrado (merchant of record). Recomendamos consultar a un asesor fiscal local para entender y revisar qué se requiere de ti como host, tanto para proporcionar al huésped como, posiblemente, para reportar a tus autoridades fiscales y otras autoridades.
¿Qué debo hacer si falta el IVA en una reserva?
Los canales no siempre envían el IVA junto con la reserva, y los ajustes fiscales del listing no siempre están completos. Cuando una línea de detalle no tiene IVA, se marca en la vista previa de la factura y decides cómo gestionarlo antes de cerrar la factura.
Para cada línea marcada, elige una de las siguientes opciones:
- Incluido – el total se mantiene igual y se divide en un importe base más el IVA.
- Añadido aparte – el importe del IVA se añade al total.
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Exento – no aplica IVA, por ejemplo, la tasa turística (city tax).
Luego, introduce la tasa de IVA a aplicar. Una factura solo puede tener una tasa de IVA distinta de cero, por lo que las líneas que necesiten tasas diferentes aún no están soportadas.
Para las configuraciones de facturación electrónica (VeriFactu, SDI, DGFiP), una factura no puede cerrarse mientras el IVA de una línea de detalle no esté resuelto. La facturación estándar te permite cerrarla, pero recomendamos resolverlo primero.
Conclusión
Una vez que hayas seguido todos los pasos, habrás llegado al final de la configuración. A partir de ahora, el sistema aplicará la configuración a las próximas reservas nuevas entrantes a las que corresponda.
Según tu demanda local y las nuevas reservas creadas con check-in a <14 días en el futuro, deberías ver aparecer las primeras facturas en borrador después de un mínimo de 1 día. Cuando uses varios vendedores, como se ha mencionado, puedes comenzar con el siguiente perfil de vendedor y repetir los pasos anteriores según sea necesario.