¿Qué Son los Informes para el Propietario?
- Los informes para el propietario proporcionan un resumen financiero completo del rendimiento de tu propiedad durante un período específico.
- Detallan todos los ingresos, gastos y distribuciones, dándote una clara visibilidad de la salud financiera de tu propiedad.
- En la sección de informes para el propietario en Hostaway, encontrarás dos pestañas, una que contiene los informes creados manualmente y la otra que contiene las automatizaciones para generar informes rápidamente.
Gestionar Informes para el Propietario
Puedes seleccionar informes asignados a ti en el menú desplegable en modo de visualización haciendo clic en el nombre del informe.
También puedes usar la pestaña 'Informes' para filtrar, archivar y ver todos los informes asignados a ti. Archivar "oculta" el informe de los filtros, pero puede recuperarse.
El filtrado ayuda a buscar informes y destacados por propietario y ver la suma total para ese propietario. Algunas otras opciones ya existentes, como asignar informes a usuarios (propietarios), están disponibles para cada informe mostrado. Ten en cuenta que los permisos de usuario también se consideran aquí para limitar filtros y acciones.
Componentes Clave de un Informe para el Propietario
1. Métricas
- Muestra resúmenes financieros importantes en la parte superior del informe
- Muestra cifras clave como Total General, Gastos y fórmulas en cajas fáciles de leer
- Proporciona una visión general inmediata del rendimiento de tu propiedad
2. Actividad de Alquiler
- Detalla todos los ingresos de alquiler recaudados durante el período de informe
- Puede mostrarse "Por Reserva" o "Por Listado"
- Incluye información como ingresos de alquiler, tarifas, impuestos, pagos o comisiones del administrador de la propiedad
- Aquí puedes ver un resumen de las reservas recibidas, dependiendo de los filtros seleccionados.
- Estas reservas aparecerán en el PDF descargado o archivo Excel
- Puedes añadir tantas columnas como desees haciendo clic en el icono de engranaje en el lado derecho
- El PDF descargado puede soportar 12-13 columnas (en formato horizontal). Adaptará su tamaño dependiendo del número de columnas seleccionadas.
3. Gastos y Extras
- Lista todos los gastos incurridos para tu propiedad
- Esto puede incluir tarifas de gestión, costos de mantenimiento, pagos a proveedores y servicios públicos
- Muestra cualquier cargo adicional o créditos aplicados durante el período
- Puedes añadir gastos y extras que aparecerán en el PDF descargado o archivo Excel.
- Hostaway extraerá cualquier gasto y extra existente en nuevos informes basándose en cumplir cualquiera de los siguientes criterios:
- Fecha + listados asignados coinciden
- Fecha + propietarios asignados coinciden
- Los gastos también pueden añadirse desde el informe del propietario. Para hacerlo:
- Haz clic en el botón Añadir
- Luego puedes ingresar toda la información
-
- Los gastos y extras creados desde un informe para el propietario no se registrarán hasta que el informe para el propietario se guarde, así que asegúrate de hacerlo antes de actualizar los datos.
- Ten en cuenta que el Monto puede ser positivo o negativo.
- También, ten en cuenta que la columna "Categorías" no aparecerá en el PDF.
4. Adjuntos
Puedes añadir adjuntos al Informe para el Propietario:
Los adjuntos para Gastos y Extras también aparecerán en la vista previa de adjuntos:
5. Total General
- Resume el rendimiento financiero general
- Muestra el monto final después de calcular todos los ingresos y gastos
- Típicamente muestra el pago al administrador de la propiedad y el pago al propietario, y cualquier gasto o extra que deba considerarse, pero puede desglosarse en conceptos más específicos
- También es posible deducir un % después de que los gastos y extras sean considerados en el cálculo.
6. Contacto y Detalles del Informe
Contiene información de contacto tanto para el administrador de la propiedad como para el propietario, y se rellenará previamente basándose en sus datos.
También te permite ingresar un ID de factura, notas adicionales o un logotipo para tus informes.
7. Descarga de Informes para el Propietario
Los Informes para el Propietario de Hostaway pueden descargarse en múltiples formatos según tus necesidades: PDF, Excel (XLSX), o como un archivo ZIP que contiene solo los adjuntos.
Formato PDF
Para descargar un informe en PDF:
- Haz clic en el botón Descargar
- Selecciona Informe para el Propietario (PDF)
- Para una visualización óptima, configura los ajustes de impresión de tu navegador a formato Horizontal + A4 (este es un ajuste único que tu navegador recordará)
El formato PDF se ajusta dinámicamente según la cantidad de información mostrada:
- Predeterminado: tamaño de fuente de 12px
- 10+ columnas: tamaño de fuente de 11px con zoom al 85%
- 13+ columnas: Se aplica salto de línea a los nombres de columnas para mejor legibilidad
Los PDFs son ideales para distribución formal a propietarios de propiedades vía correo electrónico u otros canales de comunicación.
Formato Excel (XLSX)
Para descargar un archivo Excel:
- Haz clic en el botón Descargar
- Selecciona archivo Excel (XLSX)
El formato Excel ofrece varias ventajas:
- Fácilmente hacer ajustes o personalizar el informe
- Realizar cálculos o análisis adicionales
- Compatible con Google Sheets y otras aplicaciones de hojas de cálculo
- Ideal para procesamiento interno o cuando necesitas modificar datos
Esta opción está disponible tanto en las secciones Crear y Editar como Gestionar Informes para cualquier informe guardado.
Solo Adjuntos (ZIP)
Si solo necesitas los documentos de respaldo:
- Haz clic en el botón Descargar
- Selecciona la opción ZIP para recibir todos los adjuntos en un archivo comprimido
Esto es útil cuando necesitas compartir solo la documentación de respaldo sin el informe completo.
Permisos de Informes para el Propietario
Privacidad de Informes en Borrador
Los informes para el propietario pueden tener diferentes estados:
- Publicado. Informes que están finalizados y disponibles para que los propietarios los vean
- Borrador. Informes que aún están siendo preparados y solo son visibles para los administradores de propiedades y sus asistentes
- Archivado. Informes más antiguos que se almacenan con fines de mantenimiento de registros.
Control de Acceso Basado en Usuario
- El acceso está determinado por la configuración del usuario, proporcionando flexibilidad y claridad
- Los niveles de permiso pueden personalizarse según los roles organizacionales y responsabilidades
- Los administradores pueden ajustar los derechos de acceso a medida que cambian las estructuras del equipo
Capacidades de Filtrado
- El filtro por propietario es accesible para todos los permisos de usuario relevantes, como contadores y otros asistentes
- Esto asegura que todos puedan filtrar datos según su rol y necesidades
- Simplifica la gestión de datos para equipos que manejan múltiples propietarios de propiedades
Mejores Prácticas de Permisos
- Revisa regularmente los permisos de usuario para asegurar niveles de acceso apropiados
- Usa el estado de borrador cuando prepares informes que requieran revisión del equipo
- Comunica claramente con los miembros del equipo sobre cuándo se publicarán los informes a los propietarios