Utilizza questo articolo per configurare la fatturazione degli ospiti e la fatturazione elettronica in Hostaway, inclusi i profili venditore, i modelli di fattura e le configurazioni di fatturazione.
Introduzione
Nel corso del 2026, i governi di tutto il mondo, in particolare in Europa, stanno preparando i sistemi fiscali locali alla fatturazione elettronica, nota anche come e-invoicing.
Per supportarti, Hostaway collabora con il partner Invopop.com, fornitore certificato di connessione per la fatturazione elettronica con oltre 30 sistemi locali di invio alle autorità fiscali nazionali.
A questo scopo, abbiamo sviluppato una nuova versione del nostro sistema di fatturazione degli ospiti per supportare i nostri sistemi di prenotazione diretta e prepararci ai requisiti delle OTA e dei vari Paesi durante l’anno, ove possibile.
Il nuovo sistema di fatturazione degli ospiti
Al momento, il sistema di fatturazione degli ospiti supporta la generazione di fatture e note di credito per le prenotazioni:
- Dirette
- Sito web Hostaway
- VRBO
- Booking.com Host<>Guest
Questo si applica quando tu, o il venditore, sei il merchant of record, ossia il soggetto legalmente responsabile dei pagamenti effettuati dagli ospiti.
In attesa di modifiche e necessità relative ad altre OTA, il sistema continuerà a utilizzare il sistema precedente di modelli di fattura.
Configurazione del nuovo sistema di fatturazione degli ospiti
Durante il rilascio del nuovo sistema di fatturazione degli ospiti, tu, in qualità di proprietario principale dell’account, dovresti avere accesso a un nuovo menu in:
Prenotazioni > Pagamenti degli ospiti > Fatture e impostazioni fatture
Se non hai ancora accesso, contatta il supporto per richiederlo.
La configurazione del sistema di fatturazione comprende 4 parti principali
-
Configurare o verificare la configurazione fiscale a livello di annuncio:
Le imposte si applicano in base alle esigenze locali e, quindi, alle prenotazioni degli ospiti. -
Aggiungere uno o più profili venditore:
Il profilo venditore corrisponde a chi addebita legalmente il costo all’ospite e deve inviare le fatture alle autorità fiscali. Maggiori dettagli di seguito. -
Aggiungere un modello di fattura:
Permette di fornire dettagli aggiuntivi per le fatture, come logo, URL del sito web aziendale, termini e condizioni, politiche e altri campi personalizzati richiesti localmente da utilizzare per ogni fattura creata.
Puoi avere più modelli in base alle tue esigenze e ai profili “venditore”. Maggiori dettagli di seguito. -
Aggiungere configurazioni di fattura:
La configurazione di fattura consente, per ogni venditore collegato, di aggiungere ad esempio prefissi per la numerazione consecutiva, il modello da applicare, le impostazioni di chiusura e invio delle fatture, manuali o automatiche, e gli annunci a cui si applica questa configurazione di fattura. Maggiori dettagli di seguito.
Fatturazione standard vs connessione alla fatturazione elettronica
Hostaway supporta una combinazione di 2 diversi flussi di creazione delle fatture per gli ospiti.
Fatturazione standard
Queste nuove configurazioni di fattura supportano la numerazione sequenziale delle fatture. La chiusura manuale e automatizzata è la configurazione predefinita per supportare tutti i Paesi in cui l’invio elettronico alle autorità fiscali locali non è supportato o non è possibile.
Sulla base di GOBL e delle configurazioni impostate, il PDF della fattura dell’ospite verrà generato per le tue prenotazioni secondo comuni standard internazionali.
Fatturazione elettronica
Queste nuove configurazioni di fattura ti permettono di collegarti, tramite il partner Invopop, alle autorità fiscali locali supportate, come:
- Spagna - VeriFactu
- Italia - SDI
- Francia - DGFIP
- e altre
Durante la configurazione di un venditore e della configurazione delle fatture per Paese, quando applicabile, puoi collegarti all’autorità fiscale locale fornendo i dati del venditore per rendere possibile la connessione.
Una volta collegata l’autorità fiscale locale, la fattura generata seguirà le regole di conformità specifiche del Paese, così come l’aspetto e il formato forniti dall’autorità fiscale locale dopo l’invio.
Le normative fiscali locali e i relativi requisiti possono variare da luogo a luogo. In qualità di fornitore di software, offriamo i migliori strumenti possibili per generare queste fatture.
In definitiva, il “venditore”, tu, l’host, ecc., rimanete responsabili del mantenimento continuo di una configurazione corretta, del risultato corretto delle fatture e della conformità. Pertanto, consigliamo sempre di consultare consulenti fiscali locali, se necessario, per restare conformi.
Le sezioni di configurazione delle fatture nel dettaglio
Aggiungere uno o più profili venditore
Ogni fattura deve includere i dati del venditore da fornire all’ospite. In generale, il venditore è il merchant of record, ossia la persona o azienda che addebita il costo all’ospite e presenta le imposte alle autorità locali, ove applicabile, manualmente o automaticamente.
Passaggio 1
Quando inizi ad aggiungere un nuovo profilo venditore, il sistema ti chiederà innanzitutto di selezionare il Paese del venditore dal menu a tendina e di cliccare su Avanti.
Passaggio 2
Per i Paesi che supportano la fatturazione elettronica, come Spagna, Francia, Italia e altri, nel passaggio 2 ti verrà chiesto se desideri:
Sì, inviare automaticamente le fatture a un’autorità fiscale collegata una volta chiuse
Il sistema ti chiederà il nome del venditore e l’ID fiscale legale per iniziare a creare una connessione di fatturazione elettronica.
L’indirizzo del venditore e altri dettagli verranno eventualmente compilati in base ai dati registrati presso l’ufficio fiscale locale.
No, gestisci le fatture localmente e le invii manualmente all’esterno, se necessario, all’autorità fiscale
Il sistema salterà automaticamente la configurazione della connessione alla fatturazione elettronica e passerà al passaggio 3 indicato di seguito.
Nota importante: non sarà possibile passare successivamente da “sì” a “no”. Pertanto, se desideri cambiare tra l’invio o il mancato invio delle fatture alle autorità fiscali, dovrai creare un nuovo profilo venditore da zero, che si applicherà solo alle nuove prenotazioni successive.
Passaggio 3a: Profili che supportano la fatturazione elettronica
Quando viene selezionata una connessione di fatturazione elettronica, il sistema, a seconda del Paese interessato, ti chiederà il nome ufficiale completo registrato del venditore e il numero di identificazione fiscale internazionale appartenente al venditore.
Da qui, il sistema inizierà a caricare i passaggi della guida alla connessione specifica per Paese con Invopop, dove verranno richiesti ulteriori dettagli.
Per alcuni Paesi, ti verrà chiesto di scaricare un contratto PDF per la firma legale e, nel passaggio successivo, di caricare questo documento legalmente firmato nella procedura guidata di connessione.
Una volta completati tutti i passaggi, la richiesta di connessione verrà avviata e, a seconda del Paese, le autorità fiscali potrebbero impiegare alcuni giorni per approvarla.
Il sistema mostrerà nella panoramica del venditore lo stato della connessione una volta completata, come riuscita o rifiutata, in base alla risposta dell’autorità fiscale.
Se viene rifiutata, in alcuni casi potrai riavviare l’invio correggendo i dettagli. In altri casi, ti chiediamo di contattare il supporto per assistenza caso per caso.
Passaggio 3b: Dati dell’indirizzo del venditore senza fatturazione elettronica
Quando non utilizzi il passaggio 3a sopra indicato, o quando non è ancora disponibile per il tuo Paese, la configurazione ti chiederà di fornire diversi dati del venditore:
- Nome completo: può essere il nome di una persona fisica o di un’azienda.
- ID fiscale: l’ID fiscale ufficiale internazionale completo del venditore.
- Indirizzo: riga dell’indirizzo ufficiale.
- Città: la città in cui il venditore è registrato.
- Codice postale: codice postale dell’indirizzo del venditore.
- Stato / regione: stato, regione o comune relativo all’indirizzo del venditore.
- Telefono: numero di telefono internazionale nel formato +XX XXX.XXX appartenente al venditore.
- E-mail: indirizzo e-mail per uso esterno per domande degli ospiti relative alle fatture.
Passaggio 4 opzionale: Le nuove opzioni del modello di fattura per ospiti
Per impostazione predefinita, il sistema fornisce un modello di fattura standard, escludendo elementi come il logo aziendale e l’URL del sito web.
Termini e condizioni, politiche e altri dettagli dei campi personalizzati eventualmente necessari nella parte superiore o inferiore delle fatture possono essere aggiunti con le nuove configurazioni di modelli personalizzati.
Con queste nuove configurazioni di modelli personalizzati, puoi creare modelli che verranno utilizzati per arricchire le fatture ufficiali in base alle tue esigenze.
Le configurazioni dei singoli modelli potranno essere selezionate successivamente quando imposti la configurazione della fattura.
Sono disponibili le seguenti opzioni:
- Aggiungere un nuovo titolo interno del modello: utilizzato per un migliore riconoscimento e utilizzo per configurazione di fattura.
- Aggiungere un URL del sito web: ad esempio l’URL del sito web pubblico del venditore o dell’azienda.
- Aggiungere un logo del venditore: un logo di 800x400 o equivalente, utilizzato nella parte superiore delle fatture.
- Termini e condizioni: termini e condizioni generali che desideri includere nel PDF della fattura come nuova pagina allegata.
- Politiche: politiche generali che desideri includere nel PDF della fattura come nuova pagina allegata.
- Campi personalizzati: campi opzionali specifici dell’annuncio o della prenotazione che desideri aggiungere sotto i dati superiori del venditore o nella parte inferiore del PDF della fattura.
Passaggio 5: Aggiungere una o più configurazioni di fattura
La configurazione di fattura, nota anche come preset di fattura o invoice preset, consente di definire molte impostazioni in base a:
- un profilo venditore,
- un modello di fattura,
- una connessione o non connessione alla fatturazione elettronica,
- e gli annunci coinvolti o appartenenti al venditore.
Devi sempre configurare almeno il profilo venditore prima di iniziare con una configurazione di fattura.
Passaggio 5a
Quando clicchi sul pulsante “Aggiungi configurazione di fattura”, vedrai prima una schermata per selezionare il venditore e i relativi dati a cui si applicherà la nuova configurazione di fattura.
Seleziona dall’elenco il venditore per cui desideri creare la configurazione di fattura.
Passaggio 5b
Si apriranno le impostazioni generali, dove ti verrà chiesto di fornire un nome interno per la configurazione come titolo della configurazione.
Successivamente, puoi definire i formati di numerazione sequenziale sia per le fatture sia per le note di credito.
Il sistema supporta un elenco di vari formati di numerazione, incluso il supporto per prefissi e suffissi e l’adattamento del numero iniziale, ove necessario, a livello di fatture e note di credito.
Si consiglia di chiedere al proprio consulente fiscale locale quale formato si adatta ai requisiti locali.
Passaggio 5c
Una volta completato quanto sopra, puoi ora selezionare quale modello di fattura deve essere utilizzato per questa configurazione, in base al precedente passaggio 4.
Passaggio 5d
Ora sei arrivato alle opzioni delle impostazioni di chiusura della configurazione di fattura.
Attualmente, le fatture vengono generate automaticamente in stato Bozza ogni 24 ore, 14 giorni prima della data ufficiale di check-in.
Lo stato Bozza ti consente di effettuare modifiche manualmente o, ove applicabile, automaticamente prima che la fattura venga chiusa e finalizzata.
Con le impostazioni seguenti, puoi scegliere, in base alle tue esigenze, se desideri mantenere il controllo manualmente o se desideri che il sistema finalizzi e chiuda automaticamente le fatture secondo le opzioni di pianificazione disponibili.
All’inizio, si consiglia di mantenere questa opzione impostata sulla chiusura manuale. Questo ti permette di rivedere le fatture in stato Bozza in base alla tua nuova configurazione e di approvarle manualmente una volta confermate come valide.
In seguito, potrai sempre optare per la chiusura automatizzata modificando la configurazione di fattura.
Per le configurazioni collegate alla fatturazione elettronica, al momento consentiamo solo la chiusura manuale e renderemo disponibile la chiusura automatizzata più avanti nel corso dell’anno, in base alle richieste.
Passaggio 5e
Ora sei arrivato alla sezione “Applica alla selezione degli annunci”.
In base al passaggio precedente completato, il sistema ti mostrerà tutti gli annunci che hanno una località del Paese corrispondente al Paese del venditore selezionato in precedenza.
Ora puoi selezionare gli annunci a cui questa configurazione di fattura deve essere applicata.
Seleziona gli annunci per finalizzare la configurazione con l’opzione di salvataggio.
Nota importante
Quando lavori con un solo profilo venditore, utilizza l’opzione per applicarlo automaticamente ai prossimi nuovi annunci.
Quando lavori con più profili venditore diversi, non selezionare l’applicazione automatica ai nuovi annunci.
In questi casi, quando aggiungi nuovi annunci al tuo account, puoi modificare e selezionare il nuovo annuncio oppure creare nuovi preset di fattura in base alle tue esigenze.
Hai completato la configurazione
Una volta seguiti tutti i passaggi, hai completato la configurazione.
Da questo momento in avanti, il sistema applicherà la configurazione alle nuove prenotazioni nette in entrata a cui si applica.
A seconda della domanda locale e delle nuove prenotazioni create con check-in entro meno di 14 giorni nel futuro, dovresti vedere apparire le prime fatture in bozza dopo almeno 1 giorno.
Quando utilizzi più venditori, come menzionato in precedenza, puoi iniziare con il profilo venditore successivo e ripetere i passaggi sopra indicati secondo necessità.