Utilizza questo articolo per configurare la fatturazione all'ospite e la fatturazione elettronica in Hostaway, inclusi i profili venditore, i modelli di fattura e le configurazioni delle fatture.
Introduzione
I governi di tutto il mondo, soprattutto in Europa, nel 2026 stanno preparando i propri sistemi fiscali locali per la fatturazione elettronica, nota anche come E-invoicing. Per supportarti, Hostaway collabora con il partner Invopop.com come fornitore certificato di connessione per l'e-invoicing verso oltre 30+ sistemi locali di invio agli uffici fiscali. Per questo motivo abbiamo sviluppato una nuova versione del nostro sistema di fatturazione all'ospite, per supportarti nelle tue prenotazioni dirette e nelle prenotazioni OTA in base ai requisiti specifici di ciascun paese durante l'anno, dove possibile.
Il nuovo sistema di fatturazione all'ospite
Il sistema di fatturazione all'ospite supporta la generazione di fatture per l'ospite e la generazione di note di credito per tutti i canali.
Dove trovare il nuovo sistema di fatturazione?
Man mano che rilasciamo il nuovo sistema di fatturazione all'ospite, tu, come titolare principale dell'account, dovresti avere accesso al nuovo menu.
Segui questi passaggi:
- Vai alla tua Hostaway Dashboard> Reservations > Guest Payments
- Nella scheda superiore, clicca su Invoices
- Nell'angolo in alto a destra, clicca su Settings
- Qui troverai Invoice configurations, Sellers e Templates
- Se non hai ancora aggiunto venditori o modelli, ti verrà chiesto di farlo
- Se non hai ancora accesso, contatta il supporto per ottenerlo.
Configurazione del tuo sistema di fatturazione
- Configura o verifica l'impostazione fiscale a livello di listing: le imposte applicabili in base alle tue esigenze locali e alle prenotazioni degli ospiti.
- Aggiungi il/i profilo/i venditore: il profilo venditore è colui che fattura legalmente all'ospite e deve presentare le fatture alle autorità fiscali. (Maggiori dettagli di seguito)
- Aggiungi un modello di fattura: fornisci ulteriori dettagli da utilizzare nelle fatture, come il logo, l'URL del sito web dell'azienda, i T&C, le policy e altri campi personalizzati richiesti localmente da utilizzare per ogni fattura creata. Puoi avere più modelli in base alle esigenze e ai profili "Seller". (Maggiori dettagli di seguito)
- Aggiungi le configurazioni di fattura: la configurazione di fattura ti permette, per ciascun venditore collegato, di aggiungere ad esempio i prefissi di numerazione consecutiva, il modello da applicare, le impostazioni di chiusura e invio delle fatture manuali o automatiche, i listing a cui si applica questa configurazione di fattura e i canali le cui prenotazioni devono essere fatturate. (Maggiori dettagli di seguito).
Fatturazione ospite standard vs connessione di fatturazione elettronica
Hostaway supporta una combinazione di 2 diversi flussi di creazione della fattura ospite.
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Fatturazione standard: queste nuove configurazioni di fattura supportano la numerazione sequenziale delle fatture; la chiusura manuale e automatica sono le impostazioni predefinite per supportare tutti i paesi in cui l'invio elettronico alle autorità fiscali locali non è supportato o non è possibile.
- In base a GOBL e alle configurazioni impostate, il PDF della fattura ospite verrà generato per le tue prenotazioni degli ospiti seguendo gli standard internazionali comuni. La fatturazione standard è disponibile in inglese, spagnolo, francese, italiano e tedesco.
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E-invoicing: queste nuove configurazioni di fattura ti permettono di collegarti con il partner Invopop alle autorità fiscali locali supportate in Spagna VeriFactu, Italia SDI, e Francia DGFIP durante la configurazione di un Seller e della configurazione fattura per paese, dove applicabile.
- Puoi collegarti all'autorità fiscale locale fornendo i dettagli del venditore per rendere possibile la connessione. Una volta collegata l'autorità fiscale locale, la fattura generata seguirà le regole di conformità specifiche del paese e avrà l'aspetto fornito dall'autorità fiscale locale dopo l'invio.
Le normative e le esigenze fiscali locali possono variare da luogo a luogo. Come fornitore di software, offriamo i migliori strumenti possibili per generare queste fatture. In ultima analisi, il "Seller", tu, l'host, ecc., rimane responsabile di una configurazione corretta e continua e del risultato della fattura; per questo motivo raccomandiamo di consultare sempre consulenti fiscali locali quando necessario per rimanere conformi.
Il processo di configurazione delle fatture
Passo 0. Aggiungi un venditore
Ogni fattura necessita dei dati del venditore da fornire all'ospite. In generale, il venditore è il soggetto commerciante registrato (merchant of record) e la persona o azienda che fattura all'ospite e presenta le imposte alle autorità locali, dove applicabile, manualmente o automaticamente. Per aggiungere un venditore, segui i passaggi indicati sopra, e quando arrivi al 5° passaggio, seleziona Add seller.
Passo 1. Paese del venditore
Quando inizi ad aggiungere un nuovo profilo venditore, il sistema ti chiederà innanzitutto il paese del venditore, selezionabile dal menu a tendina, quindi clicca su Next.
Passo 2. Invio delle fatture all'autorità fiscale
L'e-invoicing è disponibile in Spagna, Francia e Italia. Il sistema ti chiederà se desideri inviare le fatture all'autorità fiscale:
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Sì. Invia automaticamente le fatture, una volta chiuse, a un'autorità fiscale collegata.
- Il sistema ti chiederà il nome del venditore e il codice fiscale legale per iniziare a creare una connessione di e-invoicing. L'indirizzo del venditore e altri dettagli verranno infine compilati in base ai dati registrati presso l'ufficio fiscale locale.
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No. Gestisci le fatture localmente e le presenti manualmente in modo esterno, dove necessario, all'autorità fiscale.
- Il sistema salterà automaticamente la configurazione della connessione di e-invoicing e passerà al passo 3 riportato di seguito.
Nota importante: non è più possibile passare successivamente da un "sì" a un "no"; pertanto, se desideri cambiare la scelta relativa all'invio alle autorità fiscali, dovrai creare un nuovo profilo venditore da zero, che si applicherà solo alle nuove prenotazioni da quel momento in poi.
Passo 3a. Profili di supporto per l'e-invoicing
Quando sopra è stata selezionata una connessione di e-invoicing.
Il sistema, in base al paese coinvolto, ti chiederà il nome ufficiale completo registrato del venditore e il numero di identificazione fiscale internazionale del venditore.
Da qui, il sistema inizierà a caricare i passaggi della guida di connessione specifica per paese con Invopop, dove verranno richiesti ulteriori dettagli.
Per alcuni paesi, ti verrà chiesto di scaricare un contratto in PDF per la firma legale e, nel passaggio successivo, di caricare questo documento firmato legalmente nella procedura guidata di connessione.
Una volta seguiti tutti i passaggi, la richiesta di connessione verrà avviata e, in base al paese, le autorità fiscali potrebbero richiedere alcuni giorni per approvarla.
Il sistema mostrerà nella panoramica del venditore lo stato della connessione una volta completata, come riuscita o rifiutata, in base alla risposta dell'autorità fiscale.
In caso di rifiuto, in alcuni casi puoi ripresentare la richiesta correggendo i dettagli; in altri casi ti chiediamo di contattare il supporto per un'assistenza caso per caso.
Passo 3b. Dettagli dell'indirizzo del venditore senza e-invoicing
Quando non utilizzi il passo 3a sopra indicato, oppure non è ancora disponibile per il tuo paese. La configurazione ti chiede di fornire vari dettagli del venditore.
- Nome completo: può essere il nome di una persona fisica o di un'azienda.
- Codice fiscale: il codice fiscale internazionale ufficiale completo del venditore
- Indirizzo: riga di indirizzo ufficiale
- Città: la città in cui è registrato il venditore
- Codice postale: codice postale/CAP dell'indirizzo del venditore
- Provincia/Stato: la provincia, regione o comune corrispondente all'indirizzo del venditore.
- Telefono: numero di telefono internazionale +XX XXX.XXX appartenente al venditore.
- Email: l'indirizzo email per uso esterno per domande relative alla fattura dell'ospite.
Passo 4. Il nuovo modello di fattura per l'ospite (opzionale)
Per impostazione predefinita, il sistema fornisce un modello di fattura predefinito, che esclude elementi come il logo aziendale e l'URL del sito web. I T&C, le policy e altri campi personalizzati potenzialmente necessari nella parte superiore o inferiore delle fatture. Con le nuove configurazioni di modelli personalizzati, puoi creare modelli che verranno utilizzati per arricchire le fatture ufficiali in base alle tue esigenze. Le configurazioni dei singoli modelli potranno poi essere selezionate per l'uso durante la configurazione della fattura. Sono disponibili le seguenti opzioni:
- Aggiungi un nuovo titolo del modello per uso interno: utilizzato per un migliore riconoscimento e utilizzo per ogni configurazione di fattura.
- Aggiungi un URL del sito web: l'URL, ad esempio, del sito web pubblico del venditore/azienda.
- Aggiungi un logo del venditore: un logo, 800x400 o equivalente, utilizzato nella parte superiore delle fatture.
- Termini e condizioni: i T&C generali che desideri includere nel PDF della fattura come nuova pagina allegata.
- Policy: le policy generali che desideri includere nel PDF della fattura come nuova pagina allegata.
- Campi personalizzati: campi dati opzionali specifici del listing o della prenotazione che desideri aggiungere sotto i dettagli del venditore in alto o in fondo al PDF della fattura.
Passo 5. Aggiungi una o più configurazioni di fattura
La configurazione di fattura, chiamata anche Invoice preset, ti permette di definire molte impostazioni in base a un profilo venditore, un modello di fattura, la connessione o meno all'e-invoicing e i listing coinvolti o appartenenti al venditore. Devi sempre configurare prima il profilo venditore prima di iniziare con una configurazione di fattura. Clicca sul pulsante Add invoice configuration:
Passo 5a. Seleziona il venditore
Quando clicchi sul pulsante Add invoice configuration button, vedrai prima una schermata per selezionare il venditore e i suoi dettagli, a cui si applicherà la nuova configurazione di fattura. Seleziona dall'elenco un venditore per il quale intendi creare la configurazione di fattura e clicca su Select alla fine della riga del venditore:
Passo 5b. Impostazioni generali
Si apriranno le impostazioni generali, dove ti verrà chiesto di fornire un nome interno per la configurazione, come titolo della configurazione. Successivamente, puoi definire i formati di numerazione sequenziale delle fatture, sia per le fatture che per le note di credito. Supporta un elenco di vari formati di numerazione, incluso il supporto per prefisso e suffisso e le regolazioni del numero iniziale dove necessario, sia a livello di fattura che di nota di credito. Si raccomanda di chiedere al proprio consulente fiscale locale quale formato sia adatto ai propri requisiti locali.
Passo 5c. Modello di fattura
Una volta completato quanto sopra, puoi ora selezionare quale modello di fattura utilizzare per questa configurazione, in base al Passo 4 precedente.
Passo 5d. Impostazioni di chiusura
Configura le impostazioni per la chiusura delle tue fatture.
Con le impostazioni seguenti, puoi scegliere, in base alle tue esigenze, se preferisci mantenere il controllo manuale.
Attualmente, le fatture vengono generate automaticamente in stato Draft (bozza) ogni 24 ore, 14 giorni prima della data ufficiale di check-in.
Lo stato di bozza ti consente di effettuare modifiche manualmente o, dove applicabile, automaticamente, prima che la fattura venga chiusa e finalizzata.
Si raccomanda inizialmente di mantenere questa opzione impostata sulla chiusura manuale. Questo ti permette di rivedere le fatture in stato di bozza in base alla tua nuova configurazione e di approvarle manualmente una volta confermate come valide. In seguito potrai sempre optare per la chiusura automatica modificando la configurazione della fattura.
Per le configurazioni collegate all'e-invoicing, consentiamo solo la chiusura manuale e apriremo la chiusura automatica un po' più avanti nel corso dell'anno, su richiesta.
Passo 5e. Listing
Sei ora arrivato alla sezione "Apply to listings selection section".
In base al passaggio precedente completato, il sistema ti mostrerà ora tutti i listing che hanno una posizione del paese corrispondente alla posizione del paese del venditore selezionato in precedenza. Ora puoi selezionare i listing a cui questa configurazione di fattura deve essere applicata.
⚠️ IMPORTANTE (AVVISO)
- Quando lavori con un solo profilo venditore, utilizza l'opzione per applicarlo automaticamente ai prossimi nuovi listing.
- Quando lavori con più profili venditore, non selezionare l'applicazione automatica ai nuovi listing. In questi casi, quando aggiungi nuovi listing al tuo account, puoi modificare e selezionare il nuovo listing, oppure creare nuove configurazioni di fattura (invoice pre-set) in base alle tue esigenze.
Passo 5f. Canali
Sei ora arrivato alla sezione "Select Channels section".
Qui selezioni per quali canali devono essere generate le fatture relative alle loro prenotazioni. La selezione si applica a questa configurazione di fattura e può essere modificata in qualsiasi momento.
- La fattura mostra sempre l'importo totale della prenotazione. Non separa quanto l'ospite ha pagato tramite il canale da quanto ha pagato tramite Hostaway.
- Se riscontri un problema su un canale specifico, deselezionandolo si interrompe la generazione di nuove fatture per quel canale.
In alcuni paesi potrebbe anche essere necessario generare fatture per canali in cui non sei il soggetto commerciante registrato (merchant of record). Ti consigliamo di consultare un consulente fiscale locale per capire e verificare cosa è richiesto a te come host, sia da fornire all'ospite che eventualmente da comunicare alle tue autorità fiscali e ad altre autorità.
Cosa devo fare se manca l'IVA su una prenotazione?
I canali non inviano sempre l'IVA insieme alla prenotazione, e le impostazioni fiscali del listing non sono sempre complete. Quando una voce non ha IVA, viene segnalata nell'anteprima della fattura e decidi tu come gestirla prima di chiudere la fattura.
Per ogni voce segnalata, scegli una delle seguenti opzioni:
- Incluso – il totale rimane lo stesso ed è suddiviso in un importo base più l'IVA.
- Aggiunto in cima – l'importo dell'IVA viene aggiunto al totale.
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Esente – non si applica IVA, ad esempio la tassa di soggiorno (city tax).
Successivamente, inserisci l'aliquota IVA da applicare. Una fattura può avere solo un'aliquota IVA diversa da zero, quindi le voci che richiedono aliquote diverse non sono ancora supportate.
Per le configurazioni di e-invoicing (VeriFactu, SDI, DGFiP), una fattura non può essere chiusa mentre l'IVA di una voce non è risolta. La fatturazione standard consente di chiuderla, ma raccomandiamo di risolvere prima il problema.
Conclusione
Una volta seguiti tutti i passaggi, sei arrivato alla fine della configurazione. D'ora in avanti, il sistema applicherà la configurazione alle prossime nuove prenotazioni in entrata a cui si applica.
In base alla tua richiesta locale e alle nuove prenotazioni create con check-in a <14 giorni nel futuro, dovresti vedere apparire le prime fatture in bozza dopo un minimo di 1 giorno. Quando utilizzi più venditori, come indicato, puoi iniziare con il profilo venditore successivo e ripetere i passaggi sopra indicati secondo le tue necessità.