Guida all'Integrazione di QuickBooks Online

Introduzione

In questo articolo, spiegheremo come configurare e utilizzare la nostra integrazione con QuickBooks Online.

Come parte della prima iterazione, abiliteremo la generazione e l'aggiornamento delle fatture in QuickBooks Online, sia automaticamente che manualmente. Invieremo i dati di prenotazione più rilevanti, inclusi:

• Dettagli del cliente: Ospite, proprietario o altro
• Voci di linea: O lo stesso dettaglio dei prezzi che riceviamo dai canali, o un elenco personalizzabile di voci di linea utilizzando le nostre formule
• Annuncio come classe
• Altri dati (messaggi sulla fattura, campi personalizzati, uso di campi dinamici, ecc.)

Se non lo conosci già, ti consigliamo vivamente di familiarizzare con QuickBooks Online. È un software molto potente e complesso, e comprenderlo ti aiuterà a determinare se questa integrazione può beneficiare le tue operazioni.

Connessione

L'integrazione funziona solo per QuickBooks Online. È stata progettata e testata per le versioni US & CA, ma dovrebbe essere compatibile con qualsiasi altra versione regionale. 

Si prega di seguire i seguenti passaggi per connettersi a QuickBooks Online:

1. Per connettersi a QuickBooks Online, vai su Financial Reporting > QuickBooks e clicca su Connect
   
   
   
   
2. Dopo la conferma, verrai reindirizzato a QuickBooks dove dovrai accedere e selezionare l'azienda che desideri utilizzare per questa connessione. Al momento permettiamo di connettersi solo a un account e azienda, ma questo potrebbe cambiare in futuro. Si prega di utilizzare il nostro forum di richieste di funzionalità del prodotto se sei interessato a questa opzione
3. Una volta selezionata l'azienda, tornerai a Hostaway, dove verrà presentato un elenco di passaggi
   
   
   
   
4. Dopo aver cliccato su Inizia configurazione, la configurazione iniziale deve essere salvata almeno una volta per abilitare la sincronizzazione. I passaggi più importanti sono selezionare (e opzionalmente associare) gli annunci e mappare i campi finanziari ai servizi

Impostazioni

Imposta quali dati desideri automatizzare e trasferire a QuickBooks Online quando generiamo fatture lì.

Impostazioni generali

1. Opzioni di sincronizzazione: Seleziona cosa vuoi automatizzare o gestire manualmente:
   
   
   
   
   • Invia automaticamente nuove prenotazioni (creazione): Ogni volta che riceviamo una nuova prenotazione, creeremo automaticamente una fattura in QuickBooks Online per trasferire i dati più rilevanti
     • Se questa opzione non è selezionata, sarà comunque possibile gestire manualmente la creazione
   • Reinvia in caso di modifica della prenotazione (aggiornamento): Quando una prenotazione viene aggiornata e i dati possono essere rilevanti per la connessione a QuickBooks Online, aggiorneremo automaticamente la fattura se questa opzione è selezionata
     • Se questa opzione non è selezionata, sarà comunque possibile gestire manualmente gli aggiornamenti
     • Le cancellazioni invieranno valori con 0 per il momento (indipendentemente dalla politica)
2. Impostazioni generali della fattura
   
   
   
   
   • Data della fattura e data di scadenza della fattura: Campi obbligatori per generare fatture in QuickBooks Online
   • Imposta il cliente della fattura come:
     • Ospite: Invieremo il nome e i dettagli dell'ospite
     • Proprietario: Invieremo il nome e i dettagli del proprietario. Il proprietario può essere attribuito a un annuncio nelle impostazioni dell'annuncio
     • Altro: Un campo fisso o dinamico, come il canale, il nome dell'annuncio, ecc.
   • Messaggio sulla fattura e messaggio sull'estratto conto: Campi opzionali. Questi sono generalmente pre-offerti da QuickBooks Online. Puoi utilizzare campi dinamici per inserire informazioni rilevanti come le date di check-in o condizioni specifiche
3. Campi personalizzati della fattura:
   
   • Cliccando su Sincronizza campi personalizzati della fattura verranno recuperati i primi 3 campi personalizzati su QuickBooks Online
     • Questa è una limitazione da parte di QuickBooks, quindi consigliamo di lasciarli per l'integrazione con Hostaway. I nomi possono essere cambiati
   • Dopo che i campi personalizzati sono stati recuperati, possono essere inviati dati statici o dinamici. Questo è utile per inviare dati come il Canale o le date

Impostazioni degli annunci

Seleziona gli annunci che vuoi includere e opzionalmente mappali alle classi di QuickBooks.

1. Seleziona gli annunci a cui vuoi iscriverti
2. Opzionalmente, assegna le classi. Le classi possono aiutarti a ottenere approfondimenti più dettagliati sulle tue vendite, spese o redditività per annuncio specifico, proprietario o posizione
   • Diversi annunci possono condividere una classe
   • Le classi sono disponibili solo per QuickBooks Online Plus e piani superiori
   • Le classi normalmente si applicano all'intera transazione ma non a elementi specifici. Questa impostazione può essere modificata in account e impostazioni di QuickBooks -> Avanzate -> Categorie -> Assegna classi
   • Impara a attivare e gestire le classi leggendo le guide utente di QuickBooks

Impostazioni di rendicontazione finanziaria

Hostaway ti consente di inviare dati finanziari a QuickBooks Online in un modo che si adatta alle esigenze della tua attività. Puoi inviare la ripartizione dei prezzi come appare all'ospite o personalizzare i dati utilizzando formule per fornire approfondimenti finanziari più dettagliati. L'opzione di personalizzare le voci di linea—come il reddito da locazione, il pagamento del gestore della proprietà o altre ripartizioni su misura—aiuta a garantire che i tuoi rapporti finanziari siano il più accurati e completi possibile.

Nota che i servizi devono essere configurati in QuickBooks Online per utilizzare queste funzionalità.

Nelle Impostazioni Finanziarie di QuickBooks in Hostaway, gli utenti possono scegliere di:

1. Inviare un elenco personalizzato di voci: Invieremo una o più formule a tua scelta
2. Inviare le voci di prenotazione: Invieremo l'esatta suddivisione del prezzo della prenotazione

Inviare un Elenco Personalizzato di Voci

Con questa opzione, puoi inviare una o più voci utilizzando formule per definire i componenti dei tuoi dati finanziari. Ad esempio, puoi creare una suddivisione come “Alloggio + Tasse - Commissioni”, o inviare voci specifiche come il Pagamento del Gestore della Proprietà. Il totale rifletterà la somma di questi componenti.

Questa opzione consente ai gestori di proprietà di inviare una suddivisione più personalizzata dei loro dati finanziari a QuickBooks Online, come il ricavo netto o quote specifiche del proprietario e del gestore della proprietà. Questa può essere un'alternativa più utile all'invio della suddivisione del prezzo grezzo, specialmente se hai bisogno di riportare dettagli finanziari specifici. Questa opzione offre una soluzione altamente flessibile per una vasta gamma di casi d'uso, offrendo ai gestori di proprietà un maggiore controllo sui loro report finanziari in QuickBooks.

Ogni formula avrà bisogno di un servizio QuickBooks collegato. Leggi di più

Inviare le Voci di Prenotazione

Se preferisci inviare i dati finanziari esattamente come li mostriamo nelle prenotazioni (corrispondenti a quanto pagato dall'ospite), puoi scegliere di inviare le voci di prenotazione così come sono. Con questa opzione, il sistema invierà la suddivisione che riflette quanto pagato dall'ospite, ma non includerà voci separate per le commissioni dai canali o dai processori di pagamento.

Questa opzione è ideale per i gestori di proprietà che vogliono inviare la forma più semplice di dati finanziari a QuickBooks Online, senza personalizzazioni o suddivisioni aggiuntive.

In questo caso, puoi mappare i campi finanziari di Hostaway a servizi specifici in QuickBooks. Questo consente un'integrazione senza soluzione di continuità tra Hostaway e QuickBooks, garantendo che i tuoi dati finanziari siano accuratamente categorizzati.

• Imposta un Servizio Predefinito: Seleziona un servizio predefinito per la mappatura dei campi finanziari. Questo è utile per i gestori di proprietà che non hanno bisogno di creare un servizio specifico per ogni possibile voce, fornendo un buon punto di partenza per la maggior parte degli utenti
• Mappa i Servizi Singolarmente: Facoltativamente, puoi assegnare servizi specifici ai conti di entrate e spese in QuickBooks Online, così come alle categorie. Questa mappatura dettagliata ti aiuta a comprendere meglio le tue fonti di reddito e a gestire le tue finanze in modo più efficace.

Personalizzando il modo in cui i dati vengono inviati a QuickBooks, puoi assicurarti che i tuoi report finanziari riflettano i dettagli esatti che contano per la tua attività, sia che si tratti di una semplice suddivisione del prezzo o di un elenco personalizzato più complesso di voci.

Sincronizzazione

Avere visibilità e controllo su ciò che stiamo inviando a QuickBooks.

Dopo aver salvato la configurazione iniziale, la sezione Gestisci sincronizzazione & aggiornamento inizierà a mostrare le prenotazioni.

Ogni prenotazione avrà uno stato che corrisponde alla generazione della fattura in QuickBooks Online. I tipi sono:

1. Non creato. La prenotazione non ha ancora prodotto una fattura in questo account QuickBooks e l'azienda
   1. Consente la creazione di una fattura
      1. Potrebbero esserci alcune limitazioni: prenotazioni antecedenti al 2022 o appartenenti a elenchi non collegati
2. Aggiornato. La prenotazione ha generato una fattura e corrisponde all'ultima versione di quella prenotazione
3. Obsoleto. La prenotazione ha generato una fattura ma successivamente la prenotazione ha cambiato un valore rilevante rendendo la fattura obsoleta.
   • Consente di aggiornare una fattura
   • Modifiche che potrebbero rendere la prenotazione aggiornata:
     • Modifica dello stato in cancellazione
       • In questo caso, per ora imposteremo i valori a 0
     • Nome dell'ospite
     • Check-in
     • Check-out
     • Quando si inviano i dettagli dei prezzi:
       • I campi finanziari inclusi nel dettaglio dei prezzi includono:
         • Campi finanziari aggiunti
         • Rimossi
         • Modificati
       • Qualsiasi cosa che possa cambiare il prezzo totale
     • Quando si invia un elenco personalizzato di formule:
       • Qualsiasi aggiornamento sul valore della formula
4. Validazione. Stato temporaneo. Quando una prenotazione viene modificata, prima della sincronizzazione dobbiamo convalidare se questo renderà obsoleta la prenotazione o meno
5. Sincronizzazione. Stato temporaneo. Stiamo generando la fattura in QuickBooks

Abbiamo un interruttore principale che selezionerà tutte le prenotazioni su quella pagina per rendere la sincronizzazione più veloce. Ma la sincronizzazione non inizierà finché non si è cliccato su Salva.

Se c'è stato un tentativo di sincronizzazione fallito, mostreremo anche un indicatore con il messaggio ricevuto da QuickBooks Online che spiega il motivo.

Fatture in QuickBooks Online

Il risultato di questo processo sarà una fattura in QuickBooks Online che conterrà:

1. Cliente:
   • Nome
   • Email
   • Telefono
   • Fatturare a (uguale al nome)
2. Data fattura e data di scadenza
3. Un elenco opzionale associato (tramite classe)
   
   
   
   
4. Voci di linea:
   • Ogni campo finanziario sarà mappato a un Servizio in QuickBooks Online, comprese le tasse. Questi servizi possono puntare a diversi piani dei conti in QuickBooks Online
   • Ogni servizio mostrerà una descrizione corrispondente all'Alias di quel campo finanziario
   • Quantità, tariffa e importo corrisponderanno a quelli che abbiamo su Hostaway
   • Non utilizziamo la funzionalità predefinita delle tasse di vendita
     
     
     
     
5. Nota al cliente e promemoria sull'estratto conto verranno anche inviati e possono utilizzare dati dinamici:
   
   

Permessi di gestione utenti per l'accesso a QuickBooks

Quando si utilizza l'integrazione QuickBooks ci saranno utenti che non hanno permessi di amministratore che devono gestire lo strumento di contabilità QuickBooks.

Per questo motivo, puoi dare accesso agli utenti che desideri gestire lo strumento. Per farlo, dovresti seguire i seguenti passaggi:

1. Vai al tuo Hostaway Dashboard > Gestione Utenti > Utenti
2. Seleziona l'utente a cui vuoi dare accesso a Quick Books
3. Vai a Permessi di Accesso > Seleziona la casella Modifica vicino a QuickBooks Online
4. Salva

Questo permesso è stato aggiunto ai permessi di Gruppo e al modello di Permesso Finanziario. Per impostazione predefinita, è disattivato.