Introduction
Hostaway vous propose le système de facturation des voyageurs que vous pouvez configurer ici. En tant qu'option supplémentaire, nous sommes également partenaires de la société Invopop.com, un partenaire certifié de connexion à la facturation électronique dans plusieurs pays, notamment au sein de l'UE. Lorsque vous êtes vendeur en France et que vos annonces sont situées en France, vous pouvez connecter le module de facturation à l'administration fiscale française, également appelée DGFiP.
Si vous souhaitez voir comment cela fonctionne, vous pouvez également consulter cette vidéo:
Important : La soumission des factures à la DGFiP constitue la facture officiellement déclarée à l'administration fiscale entre le vendeur et l'acheteur, selon vos paramètres. Comme vous pouvez travailler avec plusieurs canaux, nous vous recommandons de consulter un spécialiste fiscal local pour déterminer quels canaux doivent soumettre leurs factures à la DGFiP, et quels canaux gèrent eux-mêmes les factures officielles et la déclaration fiscale. Vous pouvez créer différentes configurations de facturation ou exclure certains canaux de la soumission automatique à la DGFiP si nécessaire.
Connexion au Portail Public de Facturation (PPF) via le module Invopop.com
En suivant le guide de configuration à l'étape 2 de la configuration des factures, il vous sera demandé, lorsque cela concerne un vendeur français, si vous souhaitez utiliser la facturation électronique automatisée : oui ou non. Si vous sélectionnez oui, un module apparaîtra vous demandant de renseigner les informations nécessaires pour établir une connexion au PPF. Il est important d'utiliser exactement les informations connues de votre administration fiscale locale lors de la configuration de la connexion.
- Les informations fiscales officielles du vendeur vous seront demandées lors de la configuration.
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Complétez le mandat PPF
- Avant que vos factures puissent être déclarées, vous désignez Invopop comme votre Plateforme Agréée — la plateforme certifiée autorisée à envoyer et recevoir vos factures via le Portail Public de Facturation (PPF). Cette opération s'effectue une seule fois par profil de vendeur, dans un module qui s'ouvre directement dans Hostaway.
Préparez à l'avance : votre SIREN exactement tel qu'enregistré auprès de la DGFiP, le nom et une pièce d'identité de votre représentant légal, ainsi qu'une adresse e-mail de contact.
Le module vous guide à travers six écrans : confirmation des informations de votre entreprise, signature du mandat (électronique ou manuscrite), téléversement de la pièce d'identité, vérification et soumission. Une fois soumise, la demande ne peut plus être modifiée. Invopop vérifie ensuite votre dossier — le vendeur reste au statut TRAITEMENT EN COURS jusqu'à confirmation de l'inscription.
- De retour dans Hostaway, le PPF confirme que la connexion est prête. Sélectionnez Terminer pour enregistrer le vendeur.
Statuts de connexion du vendeur
Depuis le menu Sellers (Vendeurs), vous verrez les différents profils de vendeurs ainsi que le statut de leur connexion. Les statuts sont les suivants :
- Non connecté — non connecté au PPF, Hostaway utilise donc la génération locale des factures.
- En cours d'intégration — le vendeur a commencé l'intégration au PPF mais ne l'a pas terminée.
- En traitement — les informations fournies sont en cours de traitement du côté Invopop / PPF.
- Enregistré — le vendeur est enregistré, en attente de finalisation.
- Terminé — la connexion du vendeur est finalisée et prête à être utilisée.
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Rejeté — les informations du vendeur ou d'autres éléments ont été rejetés par l'administration fiscale locale, nécessitant une vérification et une nouvelle tentative de connexion.
Une fois la connexion établie
Une fois la connexion établie, toute nouvelle facture en brouillon appartenant au vendeur configuré peut être finalisée dès que vous êtes prêt. La finalisation clôture la facture, génère le PDF de facture que vous pouvez partager avec votre voyageur, et transmet les données de la facture au PPF.
Pour les factures destinées aux voyageurs particuliers, la France applique le système de e-reporting : les données de la facture sont transmises à l'administration fiscale, mais il n'y a pas d'étape d'approbation par facture, et la DGFiP ne renvoie pas de document de facture distinct. Le PDF généré lors de la clôture de la facture est le document que vous fournissez à votre voyageur.
Vous pouvez retrouver vos factures selon leur statut dans le menu des factures :
- Brouillon — les factures ne sont pas encore finalisées et peuvent encore être modifiées.
- Invalide — des informations requises pour finaliser la facture sont manquantes, par exemple la TVA ou les données du vendeur. Ajoutez-les puis finalisez à nouveau.
- Soumise — les factures sont envoyées vers le compte PPF connecté.
- Approuvée — les factures ont été acceptées en retour et contiennent le PDF de facture conforme à la législation française.
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Rejetée — un ou plusieurs éléments de la facture, ou d'autres raisons, ont entraîné son rejet par le PPF ; des ajustements sont nécessaires avant de la soumettre à nouveau.