Utilisez cet article pour configurer la facturation des voyageurs et la facturation électronique dans Hostaway, y compris les profils de vendeur, les modèles de facture et les configurations de facturation.
Introduction
Les gouvernements du monde entier, en particulier en Europe, se préparent en 2026 à adapter leurs systèmes fiscaux locaux à la facturation électronique, également appelée e-invoicing.
Pour vous accompagner, Hostaway travaille avec son partenaire Invopop.com, fournisseur certifié de connexion à la facturation électronique pour plus de 30 systèmes locaux de transmission destinés aux administrations fiscales nationales.
À cette fin, nous avons développé une nouvelle version de notre système de facturation des voyageurs afin de prendre en charge nos propres systèmes de réservation directe et de nous préparer aux exigences des OTA ainsi qu’aux différentes exigences propres à chaque pays au cours de l’année, lorsque cela est possible.
Le nouveau système de facturation des voyageurs
À ce stade, le système de facturation des voyageurs prend en charge la génération de factures et de notes de crédit pour les réservations :
- Directes
- Site web Hostaway
- VRBO
- Booking.com Host<>Guest
Cela s’applique lorsque vous, ou le vendeur, êtes le commerçant officiel pour les paiements effectués par les voyageurs.
En attendant les changements et les besoins liés aux autres OTA, le système continuera à utiliser l’ancien système de modèles de facture existant.
Configuration du nouveau système de facturation des voyageurs
Au fur et à mesure du déploiement du nouveau système de facturation des voyageurs, vous devriez, en tant que propriétaire principal du compte, avoir accès à un nouveau menu dans :
Réservations > Paiements des voyageurs > Factures et paramètres de facturation
Si vous n’avez pas encore accès à ce menu, veuillez contacter le support pour l’obtenir.
La configuration de votre système de facturation comprend 4 parties principales
-
Configurer ou vérifier la configuration fiscale au niveau de l’annonce :
Les taxes s’appliquent selon vos besoins locaux et donc aux réservations des voyageurs. -
Ajouter un ou plusieurs profils de vendeur :
Le profil de vendeur correspond à la personne ou à l’entité qui facture légalement le voyageur et qui doit soumettre les factures aux autorités fiscales. Plus de détails ci-dessous. -
Ajouter un modèle de facture :
Permet d’ajouter des informations supplémentaires aux factures, telles que le logo, l’URL du site web de l’entreprise, les conditions générales, les politiques, ainsi que d’autres champs personnalisés requis localement pour chaque facture créée.
Vous pouvez avoir plusieurs modèles selon vos besoins et les profils de “vendeur”. Plus de détails ci-dessous. -
Ajouter des configurations de facture :
La configuration de facture permet, pour chaque vendeur connecté, d’ajouter par exemple des préfixes de numérotation consécutive, le modèle à appliquer, les paramètres de clôture et de soumission des factures, manuels ou automatiques, ainsi que les annonces auxquelles cette configuration de facture s’applique. Plus de détails ci-dessous.
Facturation standard vs connexion à la facturation électronique
Hostaway prend en charge une combinaison de 2 flux différents de création de factures pour les voyageurs.
Facturation standard
Ces nouvelles configurations de facture prennent en charge la numérotation séquentielle des factures. La clôture manuelle et automatisée constitue la configuration par défaut pour tous les pays où la transmission électronique aux autorités fiscales locales n’est pas prise en charge ou n’est pas possible.
Sur la base de GOBL et des paramètres de configuration, le PDF de la facture du voyageur sera généré pour vos réservations selon des standards internationaux communs.
Facturation électronique
Ces nouvelles configurations de facture vous permettent de vous connecter, via le partenaire Invopop, aux autorités fiscales locales prises en charge, comme :
- Espagne - VeriFactu
- Italie - SDI
- France - DGFIP
- et d’autres
Lors de la configuration d’un vendeur et d’une configuration de facture par pays, lorsque cela s’applique, vous pouvez vous connecter à l’administration fiscale locale en fournissant les informations du vendeur afin de rendre la connexion possible.
Une fois l’autorité fiscale locale connectée, la facture générée suivra les règles de conformité spécifiques au pays, ainsi que l’apparence et le format fournis par l’administration fiscale locale après la soumission.
Les réglementations fiscales locales et les exigences peuvent varier d’un lieu à l’autre. En tant que fournisseur de logiciel, nous fournissons les meilleurs outils possibles pour générer ces factures.
En définitive, le “vendeur”, vous, l’hôte, etc., restez responsables du maintien d’une configuration correcte, du résultat des factures et de la conformité continue. Nous vous recommandons donc de toujours consulter des conseillers fiscaux locaux si nécessaire afin de rester en conformité.
Les sections de configuration des factures en détail
Ajout d’un ou plusieurs profils de vendeur
Chaque facture doit inclure les informations du vendeur à fournir au voyageur. En général, le vendeur est le commerçant officiel, c’est-à-dire la personne ou l’entreprise qui facture le voyageur et déclare les taxes aux autorités locales, le cas échéant, manuellement ou automatiquement.
Étape 1
Lorsque vous commencez à ajouter un nouveau profil de vendeur, le système vous demandera d’abord de sélectionner le pays du vendeur dans le menu déroulant, puis de cliquer sur Suivant.
Étape 2
Pour les pays prenant en charge la facturation électronique, comme l’Espagne, la France, l’Italie et d’autres, l’étape 2 vous demandera si vous souhaitez :
Oui, envoyer automatiquement les factures à une autorité fiscale connectée une fois clôturées
Le système vous demandera le nom du vendeur et son identifiant fiscal légal afin de commencer à créer une connexion de facturation électronique.
L’adresse du vendeur et d’autres informations seront éventuellement renseignées sur la base des informations enregistrées auprès de l’administration fiscale locale.
Non, vous gérez les factures localement et les soumettez manuellement en externe, si nécessaire, à l’autorité fiscale
Le système ignorera automatiquement la configuration de connexion à la facturation électronique et passera à l’étape 3 ci-dessous.
Remarque importante : il n’est pas possible de passer ultérieurement de “oui” à “non”. Par conséquent, si vous souhaitez changer entre l’envoi ou non des factures aux autorités fiscales, vous devrez créer un nouveau profil de vendeur depuis le début, qui ne s’appliquera qu’aux nouvelles réservations par la suite.
Étape 3a : Profils prenant en charge la facturation électronique
Lorsqu’une connexion de facturation électronique est sélectionnée ci-dessus, le système, selon le pays concerné, vous demandera le nom officiel complet enregistré du vendeur ainsi que le numéro d’identification fiscale international attribué au vendeur.
À partir de là, le système commencera à charger les étapes du guide de connexion spécifique au pays avec Invopop, où des informations supplémentaires seront demandées.
Pour certains pays, il vous sera demandé de télécharger un contrat PDF pour signature légale puis, à l’étape suivante, de téléverser ce document légalement signé dans l’assistant de connexion.
Une fois toutes les étapes suivies, la demande de connexion sera lancée et, selon le pays, les autorités fiscales peuvent prendre quelques jours pour l’approuver.
Le système vous indiquera dans l’aperçu du vendeur le statut de la connexion une fois terminée, comme réussie ou rejetée, selon la réponse de l’autorité fiscale.
En cas de rejet, dans certains cas, vous pouvez relancer la soumission en corrigeant les informations. Dans d’autres cas, nous vous demandons de contacter le support pour une assistance au cas par cas.
Étape 3b : Informations d’adresse du vendeur sans facturation électronique
Lorsque vous n’utilisez pas l’étape 3a ci-dessus, ou si elle n’est pas encore disponible pour votre pays, la configuration vous demandera de fournir différentes informations sur le vendeur :
- Nom complet : peut être le nom d’une personne physique ou d’une entreprise.
- Identifiant fiscal : identifiant fiscal officiel international complet du vendeur.
- Adresse : ligne d’adresse officielle.
- Ville : ville dans laquelle le vendeur est enregistré.
- Code postal : code postal de l’adresse du vendeur.
- État / région : état, région ou municipalité correspondant à l’adresse du vendeur.
- Téléphone : numéro de téléphone international au format +XX XXX.XXX appartenant au vendeur.
- E-mail : adresse e-mail destinée à un usage externe pour les questions des voyageurs concernant les factures.
Étape 4 optionnelle : Les nouvelles options de modèle de facture voyageur
Par défaut, le système fournit un modèle de facture standard, excluant des éléments tels que le logo de l’entreprise et l’URL du site web.
Les conditions générales, politiques et autres champs personnalisés potentiellement nécessaires en haut ou en bas des factures peuvent être ajoutés grâce aux nouvelles configurations de modèles personnalisés.
Avec ces nouvelles configurations de modèles personnalisés, vous pouvez créer des modèles qui seront utilisés pour enrichir les factures officielles selon vos besoins.
Les configurations individuelles de modèles pourront ensuite être sélectionnées lors de la configuration de la facture.
Les options suivantes sont disponibles :
- Ajouter un nouveau titre interne de modèle : utilisé pour mieux reconnaître et utiliser le modèle par configuration de facture.
- Ajouter une URL de site web : par exemple l’URL du site web public du vendeur ou de l’entreprise.
- Ajouter un logo du vendeur : un logo de 800x400 ou équivalent, utilisé en haut des factures.
- Conditions générales : conditions générales que vous souhaitez inclure dans le PDF de la facture comme nouvelle page jointe.
- Politiques : politiques générales que vous souhaitez inclure dans le PDF de la facture comme nouvelle page jointe.
- Champs personnalisés : champs facultatifs propres à l’annonce ou à la réservation que vous souhaitez ajouter sous les informations supérieures du vendeur ou en bas du PDF de la facture.
Étape 5 : Ajouter une ou plusieurs configurations de facture
La configuration de facture, également appelée préréglage de facture ou invoice preset, vous permet de définir de nombreux paramètres en fonction :
- d’un profil de vendeur,
- d’un modèle de facture,
- d’une connexion ou non à la facturation électronique,
- et des annonces concernées ou appartenant au vendeur.
Vous devez toujours configurer au moins le profil de vendeur avant de commencer une configuration de facture.
Étape 5a
Lorsque vous cliquez sur le bouton “Ajouter une configuration de facture”, vous verrez d’abord un écran permettant de sélectionner le vendeur et ses informations, auxquels la nouvelle configuration de facture s’appliquera.
Sélectionnez dans la liste le vendeur pour lequel vous souhaitez créer la configuration de facture.
Étape 5b
Les paramètres généraux s’ouvrent, où il vous est demandé de fournir un nom interne pour la configuration, utilisé comme titre de configuration.
Ensuite, vous pouvez définir les formats de numérotation séquentielle des factures, à la fois pour les factures et pour les notes de crédit.
Le système prend en charge une liste de différents formats de numérotation, incluant la prise en charge des préfixes et suffixes, ainsi que l’ajustement du numéro de départ lorsque nécessaire au niveau des factures et des notes de crédit.
Il est recommandé de demander à votre conseiller fiscal local quel format correspond à vos exigences locales.
Étape 5c
Une fois les étapes précédentes terminées, vous pouvez maintenant sélectionner le modèle de facture à utiliser pour cette configuration, sur la base de l’étape 4 précédente.
Étape 5d
Vous êtes maintenant arrivé aux options des paramètres de clôture de la configuration de facture.
À ce stade, les factures sont automatiquement générées au statut Brouillon toutes les 24 heures, 14 jours avant la date officielle d’arrivée.
Le statut Brouillon vous permet d’effectuer des ajustements manuellement ou, le cas échéant, automatiquement avant que la facture ne soit clôturée et finalisée.
Avec les paramètres ci-dessous, vous pouvez choisir, selon vos propres exigences, si vous souhaitez garder le contrôle manuellement ou si vous souhaitez que le système finalise et clôture automatiquement les factures selon les options de planification disponibles.
Au début, il est recommandé de conserver cette option en clôture manuelle. Cela vous permet de vérifier les factures en statut Brouillon selon votre nouvelle configuration et de les approuver manuellement une fois confirmées comme valides.
Vous pouvez toujours opter plus tard pour la clôture automatisée en modifiant la configuration de facture.
Pour les configurations connectées à la facturation électronique, nous n’autorisons actuellement que la clôture manuelle. La clôture automatisée sera ouverte un peu plus tard cette année, en fonction des demandes.
Étape 5e
Vous êtes maintenant arrivé à la section “Appliquer à la sélection des annonces”.
Sur la base de l’étape précédente terminée, le système vous montrera maintenant toutes les annonces dont le pays de localisation correspond au pays du vendeur que vous avez sélectionné auparavant.
Vous pouvez maintenant sélectionner les annonces auxquelles cette configuration de facture doit s’appliquer.
Sélectionnez les annonces afin de finaliser la configuration avec l’option d’enregistrement.
Remarque importante
Lorsque vous travaillez avec un seul profil de vendeur, utilisez l’option permettant de l’appliquer automatiquement aux prochaines nouvelles annonces.
Lorsque vous travaillez avec plusieurs profils de vendeurs différents, ne sélectionnez pas l’application automatique aux nouvelles annonces.
Dans ces cas, lorsque vous ajoutez de nouvelles annonces à votre compte, vous pouvez modifier et sélectionner la nouvelle annonce ou créer de nouveaux préréglages de facture selon vos besoins.
Vous êtes arrivé à la fin de la configuration
Une fois toutes les étapes suivies, vous êtes arrivé à la fin de la configuration.
À partir de maintenant, le système appliquera la configuration aux nouvelles réservations entrantes nettes auxquelles elle s’applique.
Selon votre demande locale et les nouvelles réservations créées avec une arrivée dans moins de 14 jours, vous devriez voir les premières factures en brouillon apparaître après un minimum d’un jour.
Lorsque vous utilisez plusieurs vendeurs, comme mentionné précédemment, vous pouvez commencer avec le profil de vendeur suivant et répéter les étapes ci-dessus selon vos besoins.