Utilisez cet article pour configurer la facturation des voyageurs et la facturation électronique dans Hostaway, y compris les profils de vendeur, les modèles de facture et les configurations de facture.
Introduction
Les gouvernements du monde entier, en particulier en Europe, préparent en 2026 leurs systèmes fiscaux locaux pour la facturation électronique, également appelée E-invoicing. Pour vous accompagner, Hostaway travaille avec le partenaire Invopop.com en tant que fournisseur certifié de connexion de facturation électronique pour plus de 30+ systèmes locaux de soumission auprès des administrations fiscales. Pour cela, nous avons développé une nouvelle version de notre système de facturation des voyageurs afin de vous accompagner sur vos réservations directes et vos réservations OTA, selon les exigences propres à chaque pays au cours de l'année, dans la mesure du possible.
Le nouveau système de facturation des voyageurs
Le système de facturation des voyageurs prend en charge la génération de factures voyageurs et la génération d'avoirs pour tous les canaux.
Où trouver le nouveau système de facturation ?
Au fur et à mesure du déploiement du nouveau système de facturation des voyageurs, vous, en tant que propriétaire principal du compte, devriez avoir accès au nouveau menu.
Veuillez suivre les étapes suivantes :
- Rendez-vous sur votre Hostaway Dashboard> Reservations > Guest Payments
- Dans l'onglet supérieur, cliquez sur Invoices
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Settings
- Vous y trouverez les Invoice configurations, Sellers et Templates
- Si vous n'avez pas encore ajouté de vendeurs ou de modèles, vous serez invité à le faire
- Si vous n'avez pas encore accès, contactez le support pour l'obtenir.
Configuration de votre système de facturation
- Configurez ou vérifiez la configuration fiscale au niveau du listing : les taxes applicables selon vos besoins locaux et les réservations des voyageurs.
- Ajoutez un ou plusieurs profils de vendeur : le profil de vendeur est celui qui facture légalement le voyageur et doit soumettre les factures aux administrations fiscales. (Plus de détails ci-dessous)
- Ajoutez un modèle de facture : fournissez des détails supplémentaires pour les factures, comme le logo, l'URL du site web de l'entreprise, les CGV, les politiques et d'autres champs personnalisés requis localement à utiliser pour chaque facture créée. Vous pouvez avoir plusieurs modèles selon vos besoins et les profils « Seller ». (Plus de détails ci-dessous)
- Ajoutez des configurations de facture : la configuration de facture vous permet, pour chaque vendeur connecté, d'ajouter par exemple les préfixes de numérotation consécutive, le modèle applicable, les paramètres de clôture et de soumission des factures manuellement ou automatiquement, les listings auxquels cette configuration de facture s'applique, et les canaux dont les réservations doivent être facturées. (Plus de détails ci-dessous).
Facturation voyageur standard vs connexion de facturation électronique
Hostaway prend en charge une combinaison de 2 flux de création de factures voyageurs différents.
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Facturation standard : ces nouvelles configurations de facture prennent en charge la numérotation séquentielle des factures ; la clôture manuelle et automatisée sont les paramètres par défaut pour prendre en charge tous les pays où la soumission électronique aux administrations fiscales locales n'est pas prise en charge ou n'est pas possible.
- Sur la base de GOBL et des configurations définies, le PDF de la facture voyageur sera généré pour vos réservations de voyageurs selon les normes internationales courantes. La facturation standard est disponible en anglais, espagnol, français, italien et allemand.
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E-invoicing : ces nouvelles configurations de facture vous permettent de vous connecter avec le partenaire Invopop aux administrations fiscales locales prises en charge en Espagne VeriFactu, Italie SDI, et France DGFIP lors de la configuration d'un Seller et de la configuration de facture par pays, le cas échéant.
- Vous pouvez vous connecter à l'administration fiscale locale en fournissant les informations du vendeur pour permettre la connexion. Une fois l'administration fiscale locale connectée, la facture générée respectera les règles de conformité spécifiques au pays et aura l'apparence fournie par l'administration fiscale locale après soumission.
Les réglementations et exigences fiscales locales peuvent varier d'un lieu à l'autre. En tant qu'éditeur de logiciel, nous mettons à disposition les meilleurs outils possibles pour générer ces factures. En définitive, le « Seller », vous, l'hôte, etc., reste responsable d'une configuration correcte et continue et du résultat des factures ; nous vous recommandons donc de toujours consulter des conseillers fiscaux locaux lorsque cela est nécessaire afin de rester en conformité.
Le processus de configuration des factures
Étape 0. Ajouter un vendeur
Chaque facture nécessite les informations du vendeur à fournir au voyageur. En général, le vendeur est le marchand enregistré (merchant of record), c'est-à-dire la personne ou l'entreprise qui facture le voyageur et déclare les taxes auprès des administrations locales, le cas échéant, manuellement ou automatiquement. Pour ajouter un vendeur, suivez les étapes ci-dessus, et lorsque vous arrivez à la 5ᵉ étape, sélectionnez Add seller.
Étape 1. Pays du vendeur
Lorsque vous commencez à ajouter un nouveau profil de vendeur, le système vous demandera d'abord le pays du vendeur, que vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant, puis cliquez sur Next.
Étape 2. Soumettre les factures à l'administration fiscale
La facturation électronique est disponible en Espagne, en France et en Italie. Le système vous demandera si vous souhaitez soumettre les factures à l'administration fiscale :
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Oui. Envoyer automatiquement les factures, une fois clôturées, à une administration fiscale connectée.
- Le système vous demandera le nom du vendeur et le numéro d'identification fiscale légal pour commencer à créer une connexion de facturation électronique. L'adresse du vendeur et d'autres informations seront finalement complétées sur la base des données enregistrées auprès de l'administration fiscale locale.
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Non. Vous gérez les factures localement et les soumettez manuellement en externe, si nécessaire, à l'administration fiscale.
- Le système ignorera automatiquement la configuration de la connexion de facturation électronique et passera à l'étape 3 ci-dessous.
Remarque importante : il n'est plus possible de passer ensuite de « oui » à « non ». Ainsi, si vous souhaitez changer d'avis concernant l'envoi aux administrations fiscales, vous devrez créer un nouveau profil de vendeur depuis le début, qui ne s'appliquera qu'aux nouvelles réservations à partir de ce moment-là.
Étape 3a. Profils de prise en charge de la facturation électronique
Lorsqu'une connexion de facturation électronique a été sélectionnée ci-dessus.
Le système, selon le pays concerné, vous demandera le nom officiel complet enregistré du vendeur et le numéro d'identification fiscale international correspondant au vendeur.
À partir de là, le système commencera à charger les étapes du guide de connexion spécifique au pays avec Invopop, où des détails supplémentaires seront demandés.
Pour certains pays, il vous sera demandé de télécharger un contrat PDF pour signature légale, puis, à l'étape suivante, de téléverser ce document signé légalement dans l'assistant de connexion.
Une fois toutes les étapes suivies, la demande de connexion sera lancée et, selon le pays, les administrations fiscales peuvent prendre quelques jours pour l'approuver.
Le système vous indiquera, dans l'aperçu du vendeur, le statut de la connexion une fois celle-ci finalisée, comme réussie ou rejetée, selon la réponse de l'administration fiscale.
En cas de rejet, dans certains cas vous pouvez relancer la soumission en corrigeant les informations ; dans d'autres cas, nous vous demandons de contacter le support pour une assistance au cas par cas.
Étape 3b. Coordonnées du vendeur sans facturation électronique
Lorsque vous n'utilisez pas l'étape 3a ci-dessus, ou qu'elle n'est pas encore disponible pour votre pays. La configuration vous demande de fournir divers détails du vendeur.
- Nom complet : peut être le nom d'une personne physique ou d'une entreprise.
- Numéro fiscal : le numéro fiscal international officiel complet du vendeur
- Adresse : ligne d'adresse officielle
- Ville : la ville dans laquelle le vendeur est enregistré
- Code postal : code postal de l'adresse du vendeur
- Région/État : la région, le département ou la circonscription correspondant à l'adresse du vendeur.
- Téléphone : numéro de téléphone international +XX XXX.XXX appartenant au vendeur.
- E-mail : l'adresse e-mail à usage externe pour les questions relatives à la facture voyageur.
Étape 4. Le nouveau modèle de facture voyageur (facultatif)
Par défaut, le système fournit un modèle de facture par défaut, excluant des éléments comme le logo de l'entreprise et l'URL du site web. Les CGV, les politiques et d'autres champs personnalisés potentiellement nécessaires en haut ou en bas des factures. Grâce aux nouvelles configurations de modèles personnalisés, vous pouvez créer des modèles qui seront utilisés pour enrichir les factures officielles selon vos besoins. Les configurations de modèles individuels pourront ensuite être sélectionnées pour l'utilisation lors de la configuration de la configuration de facture. Les options suivantes sont disponibles :
- Ajouter un nouveau titre de modèle à usage interne : utilisé pour une meilleure reconnaissance et utilisation par configuration de facture.
- Ajouter une URL de site web : l'URL, par exemple, du site web public du vendeur/de l'entreprise.
- Ajouter un logo de vendeur : un logo, de 800x400 ou équivalent, utilisé en haut des factures.
- Conditions générales : les CGV générales que vous souhaitez inclure dans le PDF de la facture, sous forme de nouvelle page jointe.
- Politiques : les politiques générales que vous souhaitez inclure dans le PDF de la facture, sous forme de nouvelle page jointe.
- Champs personnalisés : des champs de données optionnels spécifiques au listing ou à la réservation que vous souhaitez ajouter sous les informations du vendeur en haut ou en bas du PDF de la facture.
Étape 5. Ajouter une ou plusieurs configurations de facture
La configuration de facture, également appelée Invoice preset, vous permet de définir de nombreux paramètres en fonction d'un profil de vendeur, d'un modèle de facture, d'une connexion de facturation électronique ou non, et des listings concernés ou appartenant au vendeur. Vous devez toujours configurer d'abord le profil du vendeur avant de commencer une configuration de facture. Cliquez sur le bouton Add invoice configuration :
Étape 5a. Sélectionner le vendeur
Lorsque vous cliquez sur le bouton Add invoice configuration button, vous verrez d'abord un écran pour sélectionner le vendeur et ses informations, auquel la nouvelle configuration de facture s'appliquera. Sélectionnez dans la liste le vendeur pour lequel vous souhaitez créer la configuration de facture, puis cliquez sur Select à la fin de la ligne du vendeur :
Étape 5b. Paramètres généraux
Les paramètres généraux s'ouvriront ; il vous sera demandé de fournir un nom interne pour la configuration, en tant que titre de la configuration. Ensuite, vous pouvez définir les formats de numérotation séquentielle des factures, à la fois pour les factures et pour les avoirs. Le système prend en charge une liste de différents formats de numérotation, incluant la prise en charge des préfixes et suffixes, ainsi que des ajustements du numéro de départ si nécessaire, au niveau des factures comme des avoirs. Il est recommandé de demander à votre conseiller fiscal local quel format correspond à vos exigences locales.
Étape 5c. Modèle de facture
Une fois ce qui précède terminé, vous pouvez maintenant sélectionner le modèle de facture à utiliser pour cette configuration, sur la base de l'Étape 4 précédente.
Étape 5d. Paramètres de clôture
Configurez les paramètres de clôture de vos factures.
Grâce aux paramètres ci-dessous, vous pouvez choisir, selon vos propres besoins, si vous souhaitez conserver un contrôle manuel.
Actuellement, les factures sont générées automatiquement en statut Draft (brouillon) toutes les 24 heures, 14 jours avant la date officielle d'arrivée (check-in).
Le statut de brouillon vous permet d'effectuer des ajustements manuellement ou, le cas échéant, automatiquement, avant que la facture ne soit clôturée et finalisée.
Il est recommandé, au début, de conserver cette option en clôture manuelle. Cela vous permet de vérifier les factures en statut brouillon selon votre nouvelle configuration et de les approuver manuellement une fois confirmées comme valides. Vous pourrez toujours opter plus tard pour la clôture automatisée en modifiant la configuration de facture.
Pour les configurations connectées à la facturation électronique, nous n'autorisons que la clôture manuelle, et nous ouvrirons la clôture automatisée un peu plus tard cette année, sur demande.
Étape 5e. Listings
Vous voilà arrivé à la section « Apply to listings selection section ».
Sur la base de l'étape précédente, le système vous affichera désormais tous les listings dont l'emplacement du pays correspond à l'emplacement du pays du vendeur que vous avez sélectionné précédemment. Vous pouvez maintenant sélectionner les listings auxquels cette configuration de facture doit s'appliquer.
⚠️ IMPORTANT (AVERTISSEMENT)
- Lorsque vous travaillez avec un seul profil de vendeur, utilisez l'option permettant de l'appliquer automatiquement aux prochains nouveaux listings.
- Lorsque vous travaillez avec plusieurs profils de vendeur, ne sélectionnez pas l'application automatique aux nouveaux listings. Dans ces cas, lorsque vous ajoutez de nouveaux listings à votre compte, vous pouvez modifier et sélectionner le nouveau listing, ou créer de nouvelles configurations de facture (invoice pre-sets) selon vos besoins.
Étape 5f. Canaux
Vous voilà arrivé à la section « Select Channels section ».
Vous sélectionnez ici les canaux pour lesquels des factures doivent être générées pour leurs réservations. Cette sélection s'applique à cette configuration de facture et peut être modifiée à tout moment.
- La facture affiche toujours le montant total de la réservation. Elle ne distingue pas ce que le voyageur a payé via le canal de ce qu'il a payé via Hostaway.
- Si vous rencontrez un problème sur un canal spécifique, le décocher arrête la génération de nouvelles factures pour ce canal.
Dans certains pays, vous pourriez également devoir générer des factures pour des canaux où vous n'êtes pas le marchand enregistré (merchant of record). Nous vous recommandons de consulter un conseiller fiscal local pour comprendre et vérifier ce qui est requis de votre part en tant qu'hôte, à fournir au voyageur et, éventuellement, à déclarer à vos administrations fiscales et autres autorités.
Que dois-je faire si la TVA est manquante sur une réservation ?
Les canaux n'envoient pas toujours la TVA avec la réservation, et les paramètres fiscaux du listing ne sont pas toujours complets. Lorsqu'une ligne n'a pas de TVA, elle est signalée dans l'aperçu de la facture, et vous décidez comment la traiter avant de clôturer la facture.
Pour chaque ligne signalée, choisissez l'une des options suivantes :
- Incluse – le total reste le même et est divisé en un montant de base plus la TVA.
- Ajoutée en supplément – le montant de la TVA est ajouté au total.
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Exonérée – aucune TVA ne s'applique, par exemple la taxe de séjour (city tax).
Saisissez ensuite le taux de TVA à appliquer. Une facture ne peut comporter qu'un seul taux de TVA non nul ; les lignes nécessitant des taux différents ne sont donc pas encore prises en charge.
Pour les configurations de facturation électronique (VeriFactu, SDI, DGFiP), une facture ne peut pas être clôturée tant que la TVA d'une ligne n'est pas résolue. La facturation standard permet de la clôturer, mais nous recommandons de résoudre le problème au préalable.
Conclusion
Une fois toutes les étapes suivies, vous êtes arrivé à la fin de la configuration. Désormais, le système appliquera la configuration aux prochaines réservations nouvelles et entrantes auxquelles elle s'applique.
Selon votre demande locale et les nouvelles réservations créées avec une date d'arrivée (check-in) à <14 jours, vous devriez voir apparaître les premières factures en brouillon après un minimum de 1 jour. Si vous utilisez plusieurs vendeurs, comme mentionné, vous pouvez passer au profil de vendeur suivant et répéter les étapes ci-dessus selon vos besoins.