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Importation de réservations externes via CSV

Florian
  • Mise à jour

Comment importer des réservations externes via CSV ?

De quoi s'agit-il ?

Si vous souhaitez importer d'autres réservations de Channel Manager ou d'une OTA, alors cette fonctionnalité est faite pour vous. En procédant ainsi, vous pouvez facilement suivre toutes vos réservations en un seul endroit. Veuillez noter que cette fonction n'est pas activée par défaut, vous devrez donc soumettre une demande pour l'utiliser.

 

Introduction

  • Seuls les administrateurs ou les utilisateurs avec un accès de niveau administrateur peuvent utiliser cette fonctionnalité
  • Nous conseillons fortement d'importer uniquement les réservations qui ne sont pas déjà dans Hostaway
  • Les réservations seront importées en tant que réservations directes Hostaway. Nous indiquerons le canal d'origine (champ obligatoire) dans la réservation. Notez que vous pourrez annuler ces réservations si nécessaire
  • Vous pouvez trouver le modèle CSV ici
  • En cas d'erreur, l'importation complète sera annulée

Comment importer votre fichier de réservation CSV ?

Préparez votre fichier CSV

Quelques critères généraux

  • Tous les champs obligatoires doivent être remplis. Les champs obligatoires sont marqués d'un symbole *
  • Les colonnes doivent avoir les mêmes noms que le modèle, mais l'ordre des colonnes peut être différent. La seule exception est le symbole *, qui peut être supprimé si nécessaire
  • Toutes les autres conditions telles que les formats ou les limites de longueur doivent être respectées
  • Le nombre maximum de réservations pour un téléchargement est de 500. Des téléchargements supplémentaires peuvent être effectués

Les champs sont les suivants

  • guestEmail * : Il doit s'agir d'un email valide. Longueur maximale de 255 caractères
  • guestFirstName * // guestLastName * : Longueur maximale de 127
  • guestName : S'il manque, il sera composé du prénom et du nom de famille de l'invité. Longueur maximale de 255
  • numberOfGuests* : Il doit s'agir d'un nombre entier positif. Nous ne validons pas que la somme des adultes + enfants + nourrissons diffère du montant dans ce champ
  • numberOfAdults // numberOfChildren // numberOfInfants // numberOfPets : Ils ne peuvent être qu'un nombre entier non négatif
  • arrivalDate */departureDate * : Différents formats sont acceptés. Si le format est JJ/MM/AAAA, il doit être spécifiquement choisi dans la fenêtre contextuelle du processus d'importation
  • totalPrice * : Nous pouvons accepter à la fois les points et les virgules pour les décimales et jusqu'à 2 décimales. Si des virgules ont été choisies, des points peuvent être utilisés comme séparateurs de milliers. Il doit s'agir d'un nombre positif et d'un maximum de 19 chiffres
  • currency : Il doit être en code ISO 4217. S'il manque, il sera pris à partir de la devise de l'annonce associée. Max 10 caractères
  • status * : Nous n'acceptons que "new", "canceled" ou "ownerStay". En savoir plus sur les séjours du propriétaire ici
  • originChannel* : Texte libre pour identifier le canal d'origine. Max 50 caractères. Nous ajouterons un champ dans les réservations qui montrera la valeur introduite ici
  • channel: Seulement pour Vrbo, sinon doit être laissé vide. La colonne "originChannel" à des fins d'identification
  • externalReservationId* : Chaque réservation doit avoir son identifiant individuel et unique. Il doit s'agir d'un identifiant de réservation du canal d'origine. Si nous trouvons une autre réservation avec le même identifiant, nous supprimerons celle-ci et en créerons une nouvelle. Texte libre avec un maximum de 255 caractères
  • hostawayListingId* : Id de l'annonce chez Hostaway. Normalement vient après le nom de l'annonce. Il doit s'agir d'un nombre entier positif
  • phoneNumber: Tout format est accepté. Max 32 caractères
  • checkinTime // checkoutTime: Il doit être au format 24h et non AM/PM. Seuls les nombres entiers de 0 à 23 sont acceptés
    • Si ces champs sont laissés vides, le système utilisera l'heure d'arrivée et de départ de l'annonce
    • Vous devez utiliser un format de 24 heures avec deux-points, par exemple 11:30, 12:30, 13:30, et ainsi de suite
  • reservationDate : Pour la date, différents formats sont acceptés. Si le format est JJ/MM/AAAA, il doit être spécifiquement choisi dans la fenêtre contextuelle du processus d'importation. Pour les heures, nous identifierons les heures courantes. L'heure exacte n'est pas nécessaire. Elle doit être saisie en UTC
  • totalPaid and paymentMethod: remplir ces 2 options générera 1 charge payée pour refléter combien a été payé jusqu'à présent. C'est un excellent outil pour garder le statut de paiement à jour
    • Pour paymentMethod, vous pouvez sélectionner parmi les valeurs suivantes dans le menu déroulant du modèle : credit_card, vcc, cash, paypal, venmo, bank_transfer, bank_check, ota, et other
  • Financial fields (baseRate, cleaningFee, etc.) : Il est également possible de saisir des données financières par réservation. La somme des composants du prix total devrait idéalement correspondre au prix total de la réservation pour voir correctement la répartition du prix dans la réservation
  • reservationAgreement : Statut facultatif de la signature du contrat de location pour la réservation. Il peut être signé, non_signé ou non_requis. S'il est laissé vide, il sera marqué comme non_requis.

Importer des réservations

  1. Allez à votre Tableau de bord Hostaway > Réservations
  2. Cliquez sur le bouton "Importer des réservations" dans le coin supérieur droit
  3. Une fenêtre contextuelle affichera les options de formatage disponibles

mceclip0.png


Format de date

  • Automatique : Il identifiera et traitera correctement (presque) tous les formats courants
  • JJ/MM/AAAA : Cela peut être un cas courant dans lequel l'option automatique ne traitera pas correctement, donc uniquement dans ce cas, elle doit être choisie. Cela fonctionnera également si la date est J/M/AAAA

Séparateur de décimales pour les prix

  • Virgule décimale : Utilisée pour séparer les milliers
  • Point décimal : Utilisé pour séparer les milliers

Après avoir cliqué sur "Suivant", vous devrez choisir les fonctionnalités à affecter de la même manière que si nous avions obtenu ces réservations directement des canaux.

 

Sélectionner les fonctionnalités

Lesréservations importées bloqueront le calendrier par défaut, bloquant les dates si nécessaire et affichant les réservations. Par exemple, vous pourriez vouloir importer une réservation mais ne pas créer d'automatisation de message. Les options sont :

  • Automatisation des messages
  • Tâches automatiques
  • Paiements automatiques

 

Avertissement pour l'importation de réservations CSV

  • Veuillez noter que la création des paiements automatiques sur une réservation dépendra de la date de création de la réservation. Par exemple, si la date de création de la réservation importée est antérieure à la date de connexion du paiement automatique à l'annonce, le système ne générera pas de paiement automatique.
  • Si le processus se déroule bien, un message de succès s'affiche. Sinon, une liste d'erreurs sera affichée, identifiant les lignes avec des problèmes et les champs pour ces lignes. Pour cette raison, nous vous recommandons de ne mettre à jour que les fichiers CSV contenant des réservations qui n'ont pas encore été saisies dans Hostaway.
  • Pour éviter de dupliquer les réservations lors du téléchargement de ce fichier CSV plusieurs fois, nous vérifierons l'externalReservationId, ce qui signifie que chaque réservation doit avoir son ID individuel et unique. Si nous trouvons un doublon, nous supprimerons cette réservation et l'ajouterons à nouveau, offrant une option pour mettre à jour les données.
  • Si une réservation a été effectuée via un canal comme Airbnb et que la même réservation est présente dans le fichier CSV en utilisant le même externalReservationId, nous ne supprimerons pas et ne créerons pas une nouvelle réservation. Dans de tels cas, une nouvelle réservation à partir du CSV sera ajoutée, ce qui entraînera une double réservation.
  • Lors de l'importation de réservations via CSV, veuillez noter que laisser certaines options de case à cocher non cochées, telles que l'option "Automatisation des messages", n'empêchera pas les automatisations ou les tâches d'être déclenchées dans certaines conditions.
    • Case à cocher Automatisation des messages : Laisser la case "Automatisation des messages" non cochée empêchera l'envoi de messages automatisés au moment de la création de la réservation. Cependant, cela n'exclut pas les automatisations déclenchées par d'autres événements, tels que les déclencheurs "Après réservation", à condition que les conditions pour ces automatisations soient remplies.
    • Tâches & Autres Modifications : Même si la case pour l'automatisation des messages est décochée, les tâches, les codes d'accès et d'autres modifications peuvent encore être programmés ou traités, en fonction d'autres déclencheurs et conditions. Ceux-ci ne sont pas empêchés par la case à cocher, car elle ne désactive que la génération de messages lors de l'événement de création de la réservation.
    • Automatisations et Déclencheurs : Si vous avez activé "Toujours déclencher" pour certains événements, les automatisations peuvent encore être déclenchées en fonction des modifications apportées à la réservation après sa création. Cela inclut des conditions telles qu'après la mise à jour d'une réservation ou d'autres déclencheurs spécifiques à un événement.

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