QuickBooks en ligne : FAQ – Hostaway

FAQ

Par où commencer ?
- Pas avec Hostaway ! QuickBooks est une plateforme puissante, il est donc préférable de commencer par se familiariser avec ses fonctionnalités et de confirmer si notre intégration correspond à vos besoins. QuickBooks propose de nombreuses ressources et options de support pour aider les utilisateurs à comprendre leur produit, nous vous conseillons donc de les consulter si vous ne les connaissez pas.
Quelles versions sont prises en charge ?
- QuickBooks fonctionne dans la plupart des pays, sauf en France. Les utilisateurs de QuickBooks en France n'auront plus accès à leurs produits QuickBooks (https://quickbooks.intuit.com/fr/). Ils ne sont plus opérationnels en France.
- Les utilisateurs du plan Basic n'auront pas la fonctionnalité de classe et pourraient manquer des fonctionnalités supplémentaires. Nous recommandons les plans Plus et Advanced pour accéder à la fonctionnalité de classe et tirer le meilleur parti de l'intégration.
Est-ce gratuit ?
- Nous prévoyons de commencer à facturer par annonce souscrite à partir du 15 janvier.
- Une remise promotionnelle de 50 % sera disponible jusqu'au 31 mars et s'appliquera aux six premiers cycles de paiement.
Que se passe-t-il si je souscris à une nouvelle annonce en milieu de cycle ?
- Les annonces ajoutées en milieu de cycle seront entièrement facturées pour l'ensemble du cycle existant lors de la prochaine instance de paiement. Pour cette raison, nous recommandons fortement d'activer les annonces au début d'un cycle plutôt qu'à la fin.
  
  Note importante :
  Souscrire à des annonces en milieu de cycle peut entraîner le paiement par les clients de plus d'annonces que celles actuellement gérées lors de la prochaine instance de paiement. Cela est dû au fait que les annonces nouvellement ajoutées sont reportées et facturées pour deux cycles si elles restent souscrites au début du cycle suivant.
  
  Scénario d'exemple :
  1. 15 janvier – La souscription commence avec 1 annonce (A), et elle est facturée (le traitement prend 24 heures).
  2. 25 janvier – Une nouvelle annonce (B) est activée.
  3. 26 janvier – L'annonce B est désactivée.
  4. 10 février – Une autre annonce (C) est activée et reste active.
  5. 16 février – Lors de la prochaine instance de paiement :
    - Annonces actives : A + C (nouvelle souscription).
    - Annonces reportées : B + C (facturées pour activation en milieu de cycle).
    - Total des annonces facturées = 4.
  Pour une explication visuelle, veuillez vous référer à l'image ci-dessous.
Supportons-nous les configurations multi-comptes et multi-entreprises ?
- Pas pour le moment
Est-ce un produit final ?
- Non ! En fonction des retours, nous ajouterons et ajusterons des fonctionnalités, alors partagez-les avec nous !
QuickBooks pourra-t-il récupérer les données de réservation passées de Hostaway ?
- Oui ! Une fois que vous vous abonnez, vous pouvez envoyer des données des réservations existantes à QuickBooks pour aider à suivre vos enregistrements historiques
Je ne trouve pas les classes dans QuickBooks, pourquoi ?
- Les classes sont uniquement disponibles pour les plans QuickBooks Plus ou supérieurs. En savoir plus sur comment Activer le suivi des classes et Créer et gérer des classes
- Nous pouvons toujours envoyer des données à QuickBooks Online sans utiliser la fonctionnalité des classes, et les annonces ou propriétaires peuvent être identifiés en utilisant d'autres fonctionnalités telles que les champs Client ou Personnalisé
Que se passe-t-il si nous ajoutons ou modifions une classe ou un service après la connexion initiale ?
- Pas de problème ! Nous les mettrons à jour immédiatement dans notre système
Où puis-je voir le statut de synchronisation d'une réservation ?
- Dans Rapports Financiers → QuickBooks (Gérer et Synchroniser les Factures QuickBooks)
Que signifie le statut “Validation” ?
- Lorsque nous modifions une réservation, nous devons vérifier si les changements doivent rendre la réservation Périmée et ensuite la mettre à jour automatiquement, ou offrir l'option d'une mise à jour manuelle.
Si je me déconnecte, vais-je perdre les paramètres précédents et les statuts de synchronisation ?
- Non, si vous vous connectez au même compte et entreprise
Les articles sont-ils taxables ?
- Pour l'instant, chaque taxe fonctionnera comme un élément de ligne individuel, et les articles apparaîtront comme "non taxable" en raison des limitations de QuickBooks Online
Que se passe-t-il avec les annulations ?
- Pour le moment, nous enverrons les valeurs avec un 0, nous recommandons de les gérer manuellement
Pourquoi ne puis-je voir que 3 champs personnalisés lors de la synchronisation si j'en ai plus sur QuickBooks en ligne ?
- C'est une limitation provenant de QuickBooks Online. Seuls les 3 premiers champs personnalisés seront disponibles via une connexion API. Nous suggérons de les garder pour l'intégration avec Hostaway (ils peuvent être renommés à tout moment !)
L'intégration de QuickBooks inclut-elle des champs de données supplémentaires, spécifiquement liés aux dépenses, qui n'étaient pas accessibles auparavant via l'API Hostaway ?
- L'intégration de QuickBooks de Hostaway permet de transférer certaines données financières, y compris les dépenses, mais elle est limitée dans son étendue. Nous proposons un champ financier appelé expensesAndExtras, qui contient des dépenses spécifiques à la réservation. Ces dépenses peuvent être transférées vers QuickBooks Online dans le cadre des éléments de ligne de réservation
- Cependant, pour le moment, il est impossible d'envoyer toutes les dépenses individuelles du système Hostaway en tant que factures dans QuickBooks, ni de transférer les totaux des relevés de propriétaire (y compris les revenus et les dépenses) vers QuickBooks. Nous comprenons que c'est une fonctionnalité que certains clients souhaiteraient, et nous continuons d'évaluer comment nous pouvons améliorer l'intégration à l'avenir
Existe-t-il une documentation disponible qui décrit l'étendue des données partagées avec QuickBooks et si certaines d'entre elles peuvent être récupérées via l'API ?
- Oui, la plupart de nos données financières, y compris les dépenses, sont exposées via l'API publique de Hostaway. Cependant, il est important de noter que toutes les données financières ne sont pas transférées directement vers QuickBooks Online, en raison de restrictions au sein de la plateforme QuickBooks Online
- QuickBooks n'accepte que des formats et types de données spécifiques, et les paramètres configurables au sein de Hostaway déterminent quelles données sont transférées vers QuickBooks Online. Les gestionnaires de propriétés peuvent personnaliser les données qu'ils souhaitent envoyer (telles que les champs personnalisés, les informations client et les éléments de ligne)
- Pour clarifier, notre intégration vous permet soit de transférer la même ventilation des prix que nous recevons des canaux de réservation, soit une liste personnalisable d'éléments de ligne en utilisant les formules de Hostaway. Plus de détails sur la façon de configurer cela peuvent être trouvés dans notre guide d'intégration
Le prix inclut-il l'abonnement à QuickBooks ou les frais d'intégration ?
- Le prix n'inclut pas un abonnement à QuickBooks. Cependant, nous proposons actuellement une promotion où l'intégration est disponible pour 4 $ par annonce par mois jusqu'au 31 mars.
Comment puis-je rapprocher la ligne bancaire avec la facture créée lorsque Airbnb retient sa commission ?
- Vous pouvez rapprocher cela en utilisant des éléments de ligne personnalisés. Cela vous permet de passer le paiement Airbnb en tant qu'élément de ligne unique ou en tant que combinaison de frais d'hébergement, de taxes non retenues et de tout autre frais.
Comment la commission Airbnb (par exemple, la commission de 3 % ou 15 %) est-elle prise en compte dans cette intégration ?
- Vous avez la flexibilité d'inclure ou d'exclure la commission Airbnb dans l'intégration. En envoyant une liste personnalisée d'éléments de ligne, vous pouvez ajuster la façon dont vous prenez en compte la commission en fonction de vos préférences.
Puis-je utiliser cette intégration pour générer des relevés de propriétaire basés sur les réservations et commissions du mois précédent ?
- Pour le moment, l'intégration ne prend en charge que le transfert de données à partir des réservations. Elle ne prend pas en charge la génération directe de relevés de propriétaire. Cependant, vous pouvez toujours l'utiliser pour suivre les réservations et les commissions dans le cadre de votre processus manuel.
Le module d'intégration prend-il en charge les fonds du centre de résolution (par exemple, les récupérations ou les gains supplémentaires) ?
- Oui, les mises à jour du centre de résolution Airbnb nous sont signalées lorsqu'elles concernent l'hôte. Si une réservation est mise à jour en raison d'un tel changement, elle apparaîtra comme "obsolète" dans votre système. Vous pouvez la mettre à jour soit automatiquement, soit manuellement pour refléter les nouvelles informations.
Puis-je choisir quelles annonces intégrer avec Hostaway et QuickBooks, plutôt que de les intégrer toutes ? Oui, vous pouvez sélectionner des annonces spécifiques pour l'intégration.
- Il vous suffit de vous abonner aux annonces que vous souhaitez inclure dans l'intégration, et cela s'appliquera uniquement à celles-ci.

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