QuickBooks Online : Guide d'intégration – Hostaway

Introduction

Dans cet article, nous expliquerons comment configurer et utiliser notre intégration QuickBooks Online.

Dans le cadre de la première itération, nous activerons la génération et la mise à jour des factures dans QuickBooks Online, à la fois automatiquement et manuellement. Nous enverrons les données de réservation les plus pertinentes, y compris :

Détails du client : Invité, propriétaire ou autre
Articles : Soit la même répartition des prix que nous recevons des canaux, soit une liste personnalisable d'articles en utilisant nos formules
Annonce en tant que classe
Autres données (messages sur la facture, champs personnalisés, utilisation de champs dynamiques, etc.)

Si vous ne le connaissez pas déjà, nous vous recommandons fortement de vous familiariser avec QuickBooks Online. C'est un logiciel très puissant et complexe, et le comprendre vous aidera à déterminer si cette intégration peut bénéficier à vos opérations.

Connexion

L'intégration fonctionne uniquement pour QuickBooks Online. Elle a été conçue et testée pour les versions US & CA, mais elle devrait être compatible avec toute autre version régionale.

Veuillez suivre les étapes suivantes pour vous connecter à QuickBooks Online :

Pour vous connecter à QuickBooks Online, allez dans Rapports financiers > QuickBooks et cliquez sur Connecter
Après confirmation, vous serez redirigé vers QuickBooks où vous devrez vous connecter et sélectionner l'entreprise que vous souhaitez utiliser pour cette connexion. Pour le moment, nous ne permettons de se connecter qu'à un seul compte et entreprise, mais cela pourrait changer à l'avenir. Veuillez utiliser notre tableau de demandes de fonctionnalités produit si vous êtes intéressé par cette option
Une fois l'entreprise sélectionnée, vous serez de retour sur Hostaway, où une liste d'étapes vous sera présentée
Après avoir cliqué sur Démarrer la configuration, la configuration initiale doit être enregistrée au moins une fois pour activer la synchronisation. Les étapes les plus importantes consistent à sélectionner (et éventuellement associer) des annonces et à mapper les champs financiers aux services

Paramètres

Définissez quelles données vous souhaitez automatiser et transmettre à QuickBooks Online lorsque nous générons des factures là-bas.

Paramètres généraux

Options de synchronisation : Sélectionnez ce que vous souhaitez automatiser ou gérer manuellement :
- Envoyer automatiquement les nouvelles réservations (création) : Chaque fois que nous recevons une nouvelle réservation, nous créerons automatiquement une facture dans QuickBooks Online pour y transférer les données les plus pertinentes
  - Si cette option n'est pas sélectionnée, il sera toujours possible de gérer manuellement la création
- Réenvoyer lors de la modification de la réservation (mise à jour) : Lorsqu'une réservation est mise à jour et que les données peuvent être pertinentes pour la connexion QuickBooks Online, nous mettrons automatiquement à jour la facture si cette option est sélectionnée
  - Si cette option n'est pas sélectionnée, il sera toujours possible de gérer manuellement les mises à jour
  - Les annulations enverront des valeurs avec un 0 pour le moment (indépendamment de la politique)
Paramètres généraux de la facture
- Date de la facture et date d'échéance de la facture : Champs obligatoires pour générer des factures dans QuickBooks Online
- Définir le client de la facture comme :
  - Invité : Nous enverrons le nom et les détails de l'invité
  - Propriétaire : Nous enverrons le nom et les détails du propriétaire. Le propriétaire peut être attribué à une annonce dans les paramètres de l'annonce
  - Autre : Soit un champ fixe ou dynamique, tel que le canal, le nom de l'annonce, etc.
- Message sur la facture et message sur le relevé : Champs facultatifs. Ceux-ci sont généralement pré-offerts par QuickBooks Online. Vous pouvez utiliser des champs dynamiques pour entrer des informations pertinentes telles que les dates d'enregistrement ou des conditions spécifiques
Champs personnalisés de la facture :
- Cliquer sur Synchroniser les champs personnalisés de la facture récupérera les 3 premiers champs personnalisés sur QuickBooks Online
  - C'est une limitation du côté de QuickBooks, nous recommandons donc de les laisser pour l'intégration Hostaway. Les noms peuvent être modifiés
- Après la récupération des champs personnalisés, des données statiques ou dynamiques peuvent être envoyées. Cela est utile pour envoyer des données telles que le canal ou les dates

Paramètres des annonces

Sélectionnez les annonces que vous souhaitez inclure et mappez-les éventuellement aux classes QuickBooks.

Sélectionnez les annonces auxquelles vous souhaitez vous abonner
Attribuez éventuellement des classes. Les classes peuvent vous aider à obtenir des informations plus approfondies sur vos ventes, dépenses ou rentabilité par annonce, propriétaire ou emplacement spécifique
- Plusieurs annonces peuvent partager une classe
- Les classes sont uniquement disponibles pour QuickBooks Online Plus et les plans supérieurs
- Les classes s'appliquent normalement à l'ensemble de la transaction mais pas à des éléments spécifiques. Ce paramètre peut être modifié dans le compte et les paramètres QuickBooks -> Avancé -> Catégories -> Attribuer des classes
- Apprenez à activer et gérer les classes en lisant les guides d'utilisateur QuickBooks

Paramètres de rapport financier

Hostaway vous permet d'envoyer des données financières à QuickBooks Online d'une manière qui convient aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez soit envoyer la répartition des prix telle qu'elle apparaît à l'invité, soit personnaliser les données à l'aide de formules pour fournir des informations financières plus détaillées. L'option de personnaliser les éléments de ligne, tels que les revenus locatifs, le paiement du gestionnaire de propriété ou d'autres répartitions sur mesure, aide à garantir que vos rapports financiers sont aussi précis et complets que possible.

Notez que les services doivent être configurés dans QuickBooks Online pour utiliser ces fonctionnalités.

Dans les Paramètres financiers de QuickBooks dans Hostaway, les utilisateurs peuvent choisir soit de :

Envoyer une liste personnalisée d'articles de ligne : Nous enverrons une ou plusieurs formules de votre choix
Envoyer les articles de ligne de réservation : Nous enverrons la répartition exacte du prix de la réservation

Envoyer une liste personnalisée d'articles de ligne

Avec cette option, vous pouvez envoyer un ou plusieurs articles de ligne en utilisant des formules pour définir les composants de vos données financières. Par exemple, vous pouvez créer une répartition comme "Hébergement + Frais - Commissions", ou envoyer des éléments spécifiques comme le Paiement du Gestionnaire de Propriété. Le total reflétera la somme de ces composants.

Cette option permet aux gestionnaires de propriétés d'envoyer une répartition plus personnalisée de leurs données financières à QuickBooks Online, comme le revenu net ou les parts spécifiques du propriétaire et du gestionnaire de propriété. Cela peut être une alternative plus utile à l'envoi de la répartition brute des prix, surtout si vous devez rapporter des détails financiers spécifiques. Cette option offre une solution très flexible pour une large gamme de cas d'utilisation, offrant aux gestionnaires de propriétés un plus grand contrôle sur leur reporting financier dans QuickBooks.

Chaque formule nécessitera un service QuickBooks lié. En savoir plus

Envoyer les articles de ligne de réservation

Si vous préférez envoyer les données financières exactement comme nous les montrons dans les réservations (correspondant à ce que l'invité a payé), vous pouvez choisir d'envoyer les articles de ligne de réservation tels quels. Avec cette option, le système enverra la répartition reflétant ce que l'invité a payé, mais n'inclura pas d'articles de ligne séparés pour les commissions des canaux ou des processeurs de paiement.

Cette option est idéale pour les gestionnaires de propriétés qui souhaitent envoyer la forme la plus simple de données financières à QuickBooks Online, sans personnalisation ou répartition supplémentaire.

Dans ce cas, vous pouvez mapper les champs financiers de Hostaway à des services spécifiques dans QuickBooks. Cela permet une intégration transparente entre Hostaway et QuickBooks, garantissant que vos données financières sont correctement catégorisées.

Définir un service par défaut : Sélectionnez un service par défaut pour le mappage des champs financiers. Cela est utile pour les gestionnaires de propriétés qui n'ont pas besoin de créer un service spécifique pour chaque article de ligne possible, offrant un bon point de départ pour la plupart des utilisateurs
Mapper les services individuellement : Optionnellement, vous pouvez attribuer des services spécifiques aux comptes de revenus et de dépenses dans QuickBooks Online, ainsi qu'aux catégories. Ce mappage détaillé vous aide à mieux comprendre vos sources de revenus et à gérer vos finances plus efficacement.

En personnalisant la façon dont les données sont envoyées à QuickBooks, vous pouvez vous assurer que vos rapports financiers reflètent les détails exacts qui comptent pour votre entreprise, qu'il s'agisse d'une simple répartition des prix ou d'une liste personnalisée plus complexe d'articles de ligne.

Synchronisation

Ayez une visibilité et un contrôle sur ce que nous envoyons à QuickBooks.

Après avoir enregistré la configuration initiale, la section Gérer la synchronisation & mise à jour commencera à afficher les réservations.

Chaque réservation aura un statut qui correspond à la génération de facture dans QuickBooks Online. Les types sont :

Non créé. La réservation n'a pas encore produit de facture dans ce compte QuickBooks et l'entreprise
1. Elle permet la création d'une facture
  1. Il peut y avoir certaines limitations : réservations d'avant 2022, ou appartenant à des annonces non connectées
Mise à jour. La réservation a généré une facture et elle correspond à la dernière version de cette réservation
Périmé. La réservation a généré une facture mais ensuite, la réservation a changé une valeur pertinente et a rendu la facture périmée.
- Elle permet de mettre à jour une facture
- Changements qui pourraient rendre la réservation mise à jour :
  - Modification du statut en annulation
    - Dans ce cas, nous pousserons les valeurs à 0 pour l'instant
  - Nom de l'invité
  - Check-in
  - Check-out
  - Lors de la poussée des décompositions de prix :
    - Les champs financiers inclus dans la décomposition de prix incluent :
      - Champs financiers ajoutés
      - Supprimés
      - Modifiés
    - Tout ce qui peut changer le prix total
  - Lors de la poussée d'une liste personnalisée de formules :
    - Toutes les mises à jour de la valeur de la formule
Validation. Statut temporaire. Lorsqu'une réservation est modifiée, avant la synchronisation, nous devons valider si cela rendra la réservation périmée ou non
Synchronisation. Statut temporaire. Nous générons la facture dans QuickBooks

Nous avons un commutateur principal qui sélectionnera toutes les réservations sur cette page pour accélérer la synchronisation. Mais la synchronisation ne commencera pas tant que Enregistrer n'a pas été cliqué.

Si une tentative de synchronisation a échoué, nous afficherons également un indicateur avec le message que nous avons reçu de QuickBooks Online expliquant la raison.

Factures dans QuickBooks Online

Le résultat de ce processus sera une facture dans QuickBooks Online qui contiendra :

Client :
- Nom
- Email
- Téléphone
- Facturer à (identique au nom)
Date de la facture et date d'échéance
Une annonce optionnelle associée (via classe)
Articles de ligne :
- Chaque champ financier sera mappé à un service dans QuickBooks Online, y compris les taxes. Ces services peuvent pointer vers différents plans comptables dans QuickBooks Online
- Chaque service affichera une description correspondant à l'alias de ce champ financier
- La quantité, le taux et le montant correspondront à ceux que nous avons chez Hostaway
- Nous n'utilisons pas la fonctionnalité par défaut de la taxe de vente
Note au client et mémo sur le relevé seront également poussés, et peuvent utiliser des données dynamiques :

Permissions de gestion des utilisateurs pour l'accès à QuickBooks

Lors de l'utilisation de l'intégration QuickBooks, il y aura des utilisateurs qui n'ont pas de permissions d'administrateur et qui doivent gérer l'outil de comptabilité QuickBooks.

Pour cette raison, vous pouvez donner accès aux utilisateurs que vous souhaitez pour gérer l'outil. Pour ce faire, vous devez suivre les étapes suivantes :

Allez à votre tableau de bord Hostaway > Gestion des utilisateurs > Utilisateurs
Sélectionnez l'utilisateur à qui vous souhaitez donner accès à Quick Books
Allez à Permission d'accès > Cochez la case Modifier près de QuickBooks Online
Enregistrer

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Cette autorisation a été ajoutée aux autorisations de groupe et au modèle d'autorisation financière. Par défaut, elle est désactivée.