Guía de Integración de QuickBooks Online

Introducción

En este artículo, explicaremos cómo configurar y usar nuestra integración con QuickBooks Online.

Como parte de la primera iteración, habilitaremos la generación y actualización de facturas en QuickBooks Online, tanto automáticamente como manualmente. Enviaremos los datos de reserva más relevantes, incluyendo:

• Detalles del cliente: Huésped, propietario u otro
• Elementos de línea: Ya sea el mismo desglose de precios que recibimos de los canales, o una lista personalizable de elementos de línea usando nuestras fórmulas
• Listado como una clase
• Otros datos (mensajes en la factura, campos personalizados, uso de campos dinámicos, etc.)

Si aún no está familiarizado con él, recomendamos encarecidamente familiarizarse con QuickBooks Online. Es un software muy poderoso y complejo, y entenderlo le ayudará a determinar si esta integración puede beneficiar sus operaciones.

Conexión

La integración funciona solo para QuickBooks Online. Ha sido diseñada y probada para las versiones de EE. UU. y CA, pero debería ser compatible con cualquier otra versión regional. 

Por favor, siga los siguientes pasos para conectarse a QuickBooks Online:

1. Para conectarse a QuickBooks Online, vaya a Informes Financieros > QuickBooks y haga clic en Conectar
   
   
   
   
2. Después de confirmar, será redirigido a QuickBooks donde deberá iniciar sesión y seleccionar la empresa que desea usar para esta conexión. En este momento solo permitimos conectarse a una cuenta y empresa, pero esto puede cambiar en el futuro. Por favor, use nuestro tablero de solicitudes de características del producto si está interesado en esta opción
3. Una vez que se haya seleccionado la empresa, volverá a Hostaway, donde se presentará una lista de pasos
   
   
   
   
4. Después de hacer clic en Iniciar configuración, la configuración inicial debe guardarse al menos una vez para habilitar la sincronización. Los pasos más importantes allí son seleccionar (y opcionalmente asociar) listados y mapear campos financieros a servicios

Configuraciones

Establezca qué datos desea automatizar y pasar a QuickBooks Online cuando generemos facturas allí.

Configuraciones generales

1. Opciones de sincronización: Seleccione lo que desea automatizar o gestionar manualmente:
   
   
   
   
   • Enviar nuevas reservas automáticamente (creación): Cada vez que recibamos una nueva reserva, crearemos automáticamente una factura en QuickBooks Online para transferir los datos más relevantes allí
     • Si esto no está seleccionado, aún será posible gestionar la creación manualmente
   • Reenviar tras modificación de reserva (actualización): Cuando se actualiza una reserva y los datos pueden ser relevantes para la conexión con QuickBooks Online, actualizaremos automáticamente la factura si esta opción está seleccionada
     • Si esto no está seleccionado, aún será posible gestionar las actualizaciones manualmente
     • Las cancelaciones enviarán valores con un 0 por el momento (independientemente de la política)
2. Configuración general de facturas
   
   
   
   
   • Fecha de la factura y fecha de vencimiento de la factura son campos obligatorios para generar facturas en QuickBooks Online
   • Establecer cliente de la factura como:
     • Huésped: Enviaremos el nombre y los detalles del huésped
     • Propietario: Enviaremos el nombre y los detalles del propietario. El propietario puede ser atribuido a un anuncio en la configuración de anuncios
     • Otro: Ya sea un campo fijo o dinámico, como canal, nombre del anuncio, etc.
   • Mensaje en la factura y mensaje en el estado de cuenta: Campos opcionales. Estos son generalmente preofrecidos por QuickBooks Online. Puede usar campos dinámicos para ingresar información relevante como las fechas de check-in o condiciones específicas
3. Campos personalizados de la factura:
   
   • Al hacer clic en Sincronizar campos personalizados de la factura se recuperarán los 3 primeros campos personalizados en QuickBooks Online
     • Esta es una limitación del lado de QuickBooks, por lo que recomendamos dejarlos para la integración de Hostaway. Los nombres pueden ser cambiados
   • Después de recuperar los campos personalizados, se pueden enviar datos estáticos o dinámicos. Esto es útil para enviar datos como el Canal o las fechas

Configuración de anuncios

Seleccione los anuncios que desea incluir y opcionalmente asígnelos a clases de QuickBooks.

1. Seleccione los anuncios a los que desea suscribirse
2. Opcionalmente, asigne clases. Las clases pueden ayudarle a obtener una visión más profunda de sus ventas, gastos o rentabilidad por anuncio específico, propietario o ubicación
   • Varios anuncios pueden compartir una clase
   • Las clases solo están disponibles para QuickBooks Online Plus y planes superiores
   • Las clases normalmente se aplican a toda la transacción pero no a artículos específicos. Esta configuración se puede cambiar en la cuenta y configuración de QuickBooks -> Avanzado -> Categorías -> Asignar clases
   • Aprenda a activar y gestionar clases leyendo las guías de usuario de QuickBooks

Configuración de Informes Financieros

Hostaway le permite enviar datos financieros a QuickBooks Online de una manera que se adapte a las necesidades de su negocio. Puede enviar el desglose de precios tal como aparece al huésped o personalizar los datos utilizando fórmulas para proporcionar información financiera más detallada. La opción de personalizar los elementos de línea, como ingresos por alquiler, pago al administrador de la propiedad u otros desgloses personalizados, ayuda a garantizar que sus informes financieros sean lo más precisos y completos posible.

Tenga en cuenta que los servicios deben configurarse en QuickBooks Online para utilizar estas funciones.

En la Configuración Financiera de QuickBooks en Hostaway, los usuarios pueden elegir entre:

1. Enviar una lista personalizada de partidas: Enviaremos una o más fórmulas de su elección
2. Enviar partidas de reserva: Enviaremos el desglose exacto del precio de la reserva

Enviar una Lista Personalizada de Partidas

Con esta opción, puede enviar una o más partidas utilizando fórmulas para definir los componentes de sus datos financieros. Por ejemplo, puede crear un desglose como “Alojamiento + Tarifas - Comisiones”, o enviar elementos específicos como el Pago al Administrador de la Propiedad. El total reflejará la suma de estos componentes.

Esta opción permite a los administradores de propiedades enviar un desglose más personalizado de sus datos financieros a QuickBooks Online, como ingresos netos o participaciones específicas del propietario y del administrador de la propiedad. Esto puede ser una alternativa más útil a enviar el desglose de precios bruto, especialmente si necesita reportar detalles financieros específicos. Esta opción proporciona una solución altamente flexible para una amplia gama de casos de uso, ofreciendo a los administradores de propiedades un mayor control sobre sus informes financieros en QuickBooks.

Cada fórmula necesitará un servicio vinculado de QuickBooks. Leer más

Enviar las Partidas de Reserva

Si prefiere enviar los datos financieros exactamente como los mostramos en las reservas (correspondientes a lo que pagó el huésped), puede optar por enviar las partidas de reserva tal como están. Con esta opción, el sistema enviará el desglose que refleja lo que pagó el huésped, pero no incluirá partidas separadas para comisiones de canales o procesadores de pago.

Esta opción es ideal para los administradores de propiedades que desean enviar la forma más simple de datos financieros a QuickBooks Online, sin personalización o desgloses adicionales.

En este caso, puede mapear los campos financieros de Hostaway a servicios específicos en QuickBooks. Esto permite una integración perfecta entre Hostaway y QuickBooks, asegurando que sus datos financieros estén categorizados con precisión.

• Establecer un Servicio Predeterminado: Seleccione un servicio predeterminado para el mapeo de campos financieros. Esto es útil para los administradores de propiedades que no necesitan crear un servicio específico para cada posible partida, proporcionando un buen punto de partida para la mayoría de los usuarios
• Mapear Servicios Individualmente: Opcionalmente, puede asignar servicios específicos a cuentas de ingresos y gastos en QuickBooks Online, así como a categorías. Este mapeo detallado le ayuda a comprender mejor sus fuentes de ingresos y gestionar sus finanzas de manera más efectiva.

Al personalizar cómo se envían los datos a QuickBooks, puede asegurarse de que sus informes financieros reflejen los detalles exactos que son importantes para su negocio, ya sea un desglose de precios simple o una lista personalizada más compleja de partidas.

Sincronización

Tenga visibilidad y control sobre lo que estamos enviando a QuickBooks.

Después de guardar la configuración inicial, la sección Gestionar sincronización y actualización comenzará a mostrar reservas.

Cada reserva tendrá un estado que corresponde a la generación de facturas en QuickBooks Online. Los tipos son:

1. No creado. La reserva no ha producido una factura en esta cuenta de QuickBooks y la empresa aún
   1. Permite la creación de una factura
      1. Pueden existir algunas limitaciones: reservas de antes de 2022, o pertenecientes a listados no conectados
2. Actualizado. La reserva generó una factura y corresponde a la última versión de esa reserva
3. Desactualizado. La reserva generó una factura pero posteriormente, la reserva cambió un valor relevante y dejó la factura desactualizada.
   • Permite actualizar una factura
   • Cambios que podrían hacer que la reserva se actualice:
     • Modificación de estado a cancelación
       • En este caso, pondremos los valores en 0 por ahora
     • Nombre del huésped
     • Check-in
     • Check-out
     • Al enviar desgloses de precios:
       • Los campos financieros incluidos en el desglose de precios incluyen:
         • Campos financieros añadidos
         • Eliminados
         • Modificados
       • Cualquier cosa que pueda cambiar el precio total
     • Al enviar una lista personalizada de Fórmulas:
       • Cualquier actualización en el valor de la fórmula
4. Validando. Estado temporal. Cuando una reserva se modifica, antes de sincronizar necesitamos validar si esto desactualizará la reserva o no
5. Sincronizando. Estado temporal. Estamos generando la factura en QuickBooks

Tenemos un conmutador maestro que seleccionará todas las reservas en esa página para hacer la sincronización más rápida. Pero la sincronización no comenzará hasta que no se haya hecho clic en Guardar.

Si hubo un intento de sincronización fallido, también mostraremos un indicador con el mensaje que recibimos de QuickBooks Online explicando la razón.

Facturas en QuickBooks Online

El resultado de este proceso será una factura en QuickBooks Online que contendrá:

1. Cliente:
   • Nombre
   • Correo electrónico
   • Teléfono
   • Facturar a (igual que el nombre)
2. Fecha de la factura y fecha de vencimiento
3. Un listado opcional asociado (vía clase)
   
   
   
   
4. Artículos de línea:
   • Cada campo financiero se mapeará a un Servicio en QuickBooks Online, incluidos los impuestos. Estos servicios pueden estar apuntando a diferentes gráficos de cuentas en QuickBooks Online
   • Cada servicio mostrará una descripción correspondiente al Alias de ese campo financiero
   • La cantidad, tarifa y monto coincidirán con los que tenemos en Hostaway
   • No utilizamos la funcionalidad predeterminada de impuestos sobre ventas
     
     
     
     
5. La nota al cliente y el memo en el estado de cuenta también se enviarán, y pueden usar datos dinámicos:
   
   

Permisos de gestión de usuarios para acceso a QuickBooks

Al usar la integración de QuickBooks, habrá usuarios que no tienen permisos de administrador que necesitan gestionar la herramienta de contabilidad de QuickBooks.

Por esa razón, puedes dar acceso a los usuarios que deseas que gestionen la herramienta. Para hacerlo, debes seguir los siguientes pasos:

1. Ve a tu Panel de Hostaway > Gestión de Usuarios > Usuarios
2. Selecciona el usuario al que deseas dar acceso a Quick Books
3. Ve a Permiso de Acceso > Marca la casilla Modificar cerca de QuickBooks Online
4. Guardar

Este permiso se ha añadido a los permisos de Grupo y a la plantilla de Permisos de Finanzas. Por defecto, está desactivado.