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Importazione di prenotazioni esterne tramite CSV

Florian
  • Aggiornato

Come importare prenotazioni esterne tramite CSV?

Di cosa tratta questa funzione?

Se desideri importare altre prenotazioni del Channel Manager o da un OTA, allora questa funzione è per te. In questo modo, puoi facilmente tenere traccia di tutte le tue prenotazioni in un unico posto. Si prega di notare che questa funzione non è attivata di default, quindi sarà necessario inviare una richiesta per utilizzarla.

 

Introduzione

  • Solo Admin o utenti con accesso di livello admin possono utilizzare questa funzione
  • Consigliamo vivamente di importare solo prenotazioni che non sono già in Hostaway
  • Le prenotazioni saranno importate come prenotazioni dirette di Hostaway. Indicheremo il canale di origine (campo obbligatorio) nella prenotazione. Nota che sarà possibile cancellare queste prenotazioni se necessario
  • Puoi trovare il modello CSV qui
  • Se c'è un errore, l'intera importazione sarà annullata

Come importare il tuo file di prenotazione CSV?

Prepara il tuo file CSV

Alcuni criteri generali

  • Tutti i campi obbligatori devono essere compilati. I campi obbligatori sono contrassegnati con un simbolo *
  • Le colonne devono avere gli stessi nomi del modello, ma l'ordine delle colonne può essere diverso. L'unica eccezione è il simbolo *, che può essere rimosso se necessario
  • Qualsiasi altra condizione come formati o limiti di lunghezza deve essere rispettata
  • La quantità massima di prenotazioni per un caricamento è di 500. Possono essere effettuati caricamenti aggiuntivi

I campi sono i seguenti

  • guestEmail *: Deve essere un'email valida. Lunghezza massima di 255 caratteri
  • guestFirstName * // guestLastName *: Lunghezza massima di 127
  • guestName: Se mancante, sarà composto dal nome e cognome dell'ospite. Lunghezza massima di 255
  • numberOfGuests*: Deve essere un numero intero positivo. Non verifichiamo che la somma di adulti + bambini + neonati differisca dalla quantità in questo campo
  • numberOfAdults // numberOfChildren // numberOfInfants // numberOfPets: Possono essere solo numeri interi non negativi
  • arrivalDate */departureDate *: Sono accettati diversi formati. Se il formato è GG/MM/AAAA, deve essere specificamente scelto nel pop-up del processo di importazione
  • totalPrice *: Possiamo accettare sia punti che virgole per i decimali e fino a 2 decimali. Se sono state scelte le virgole, i punti possono essere usati come separatori delle migliaia. Deve essere un numero positivo e un massimo di 19 cifre
  • currency: Dovrebbe essere nel Codice ISO 4217. Se mancante, sarà preso dalla valuta dell'annuncio associato. Max 10 caratteri
  • status *: Accettiamo solo "new", "canceled" o "ownerStay". Leggi di più su Owner Stays qui
  • originChannel*: Testo libero per identificare il canale di origine. Max 50 caratteri. Aggiungeremo un campo nelle prenotazioni che mostrerà il valore introdotto qui
  • channel: Solo per Vrbo, altrimenti dovrebbe essere lasciato vuoto. La colonna "originChannel" per scopi di identificazione
  • externalReservationId*: Ogni prenotazione deve avere il suo ID individuale e unico. Dovrebbe essere un ID di prenotazione dal canale di origine. Se troviamo un'altra prenotazione con lo stesso ID, elimineremo quella e ne creeremo una nuova. Testo libero con un massimo di 255 caratteri
  • hostawayListingId*: Id dell'annuncio su Hostaway. Normalmente viene dopo il nome dell'annuncio. Deve essere un numero intero positivo
  • phoneNumber: Qualsiasi formato è accettato. Max 32 caratteri
  • checkinTime // checkoutTime: Deve essere in formato 24h e non AM/PM. Sono accettati solo numeri interi da 0 a 23
    • Se questi campi sono lasciati vuoti, il sistema utilizzerà l'orario di check-in e check-out dall'annuncio
    • Dovresti usare un formato a 24 ore con due punti, ad esempio 11:30, 12:30, 13:30, e così via
  • reservationDate: Per la data, sono accettati diversi formati. Se il formato è GG/MM/AAAA, deve essere specificamente scelto nel pop-up del processo di importazione. Per gli orari, identificheremo gli orari comuni. L'orario esatto non è necessario. Deve essere inserito in UTC
  • totalPaid and paymentMethod: compilare queste 2 opzioni genererà 1 addebito pagato per riflettere quanto è stato pagato finora. Questo è un ottimo strumento per mantenere aggiornato lo stato del pagamento
    • Per paymentMethod puoi selezionare dai seguenti valori nel menu a tendina del modello: credit_card, vcc, cash, paypal, venmo, bank_transfer, bank_check, ota, e other
  • Financial fields (baseRate, cleaningFee, ecc.): È anche possibile inserire dati finanziari per prenotazione. La somma dei componenti del prezzo totale dovrebbe idealmente corrispondere al prezzo totale nella prenotazione per vedere correttamente la suddivisione del prezzo nella prenotazione
  • reservationAgreement: Stato facoltativo della firma del contratto di noleggio per la prenotazione. Può essere firmato, non firmato o non richiesto. Se lasciato vuoto, verrà contrassegnato come non richiesto.

Importa prenotazioni

  1. Vai al tuo Hostaway Dashboard > Prenotazioni
  2. Fai clic sul pulsante "Importa Prenotazioni" nell'angolo in alto a destra
  3. Apparirà un pop-up che mostrerà le opzioni di formattazione disponibili

mceclip0.png


Formato data

  • Automatico: Identificherà e elaborerà correttamente (quasi) tutti i formati comuni
  • GG/MM/AAAA: Questo può essere un caso comune in cui l'opzione automatica non elaborerà correttamente, quindi solo in questo caso dovrebbe essere scelto. Funzionerà anche se la data è G/M/AAAA

Separatore decimali per i prezzi

  • Virgola decimale: Usata per separare le migliaia
  • Punto decimale: Usato per separare le migliaia

Dopo aver cliccato su "Avanti", dovrai scegliere le funzionalità da influenzare nello stesso modo in cui faremmo se avessimo ottenuto queste prenotazioni direttamente dai canali.

 

Seleziona funzionalità

Le prenotazioni importate bloccheranno il calendario per impostazione predefinita, bloccando le date quando necessario e visualizzando le prenotazioni. Ad esempio, potresti voler importare una prenotazione ma non creare automazione dei messaggi. Le opzioni sono:

  • Automazione dei messaggi
  • Compiti automatici
  • Pagamenti automatici

 

Avvertenza per l'importazione di prenotazioni CSV

  • Si prega di considerare che la creazione dei pagamenti automatici su una prenotazione dipenderà dalla data di creazione della prenotazione. Ad esempio, se la data di creazione della prenotazione importata è precedente alla data di connessione del pagamento automatico all'annuncio, il sistema non genererà un pagamento automatico.
  • Se il processo va a buon fine, verrà visualizzato un messaggio di successo. In caso contrario, verrà visualizzato un elenco di errori, identificando le righe con problemi e i campi per quelle righe. Per questo motivo, consigliamo di aggiornare solo i file CSV che contengono prenotazioni che non sono ancora state inserite in Hostaway.
  • Per evitare di duplicare le prenotazioni quando si carica questo CSV più volte, controlleremo l'externalReservationId, il che significa che ogni prenotazione deve avere il proprio ID individuale e univoco. Se troviamo un duplicato, elimineremo quella prenotazione e la aggiungeremo di nuovo, offrendo un'opzione per aggiornare i dati.
  • Se una prenotazione è stata effettuata tramite un canale come Airbnb e la stessa prenotazione è presente nel file CSV utilizzando lo stesso externalReservationId, non elimineremo e creeremo una nuova prenotazione. In tali casi, verrà aggiunta una nuova prenotazione dal CSV, il che comporterà una doppia prenotazione.
  • Quando si importano prenotazioni tramite CSV, si prega di essere consapevoli che lasciare alcune opzioni di casella di controllo deselezionate, come l'opzione "Automazione Messaggi", non impedirà l'attivazione di automazioni o attività in determinate condizioni.
    • Casella di Controllo Automazione Messaggi: Lasciare deselezionata la casella di controllo "Automazione Messaggi" impedirà l'invio di messaggi automatici al momento della creazione della prenotazione. Tuttavia, non esclude le automazioni attivate da altri eventi, come i trigger "Dopo la Prenotazione", a condizione che le condizioni per quelle automazioni siano soddisfatte.
    • Attività & Altre Modifiche: Anche se la casella di controllo per l'automazione dei messaggi è deselezionata, le attività, i codici di accesso e altre modifiche possono ancora essere programmate o elaborate, a seconda di altri trigger e condizioni. Questi non sono impediti dalla casella di controllo, poiché disabilita solo la generazione di messaggi durante l'evento di creazione della prenotazione.
    • Automazioni e Trigger: Se hai abilitato "Attiva sempre" per determinati eventi, le automazioni possono ancora essere attivate in base alle modifiche alla prenotazione dopo la creazione. Questo include condizioni come dopo un aggiornamento della prenotazione o altri trigger specifici dell'evento.

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