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Importación de reservas externas a través de CSV

Florian
  • Actualización

¿Cómo importar reservas externas a través de CSV?

¿De qué trata esta función?

Si deseas importar reservas de otro Channel Manager o de una OTA, entonces esta función es para ti. Al hacerlo, puedes llevar un seguimiento de todas tus reservas en un solo lugar. Ten en cuenta que esta función no está activada por defecto, por lo que necesitarás enviar una solicitud para usarla.

 

Introducción

  • Solo administradores o usuarios con acceso de nivel administrador pueden usar esta función
  • Recomendamos encarecidamente importar solo reservas que no estén ya en Hostaway
  • Las reservas se importarán como reservas directas de Hostaway. Indicaremos el canal de origen (campo obligatorio) en la reserva. Ten en cuenta que podrás cancelar estas reservas si es necesario
  • Puedes encontrar la plantilla CSV aquí
  • Si hay un error, la importación completa será abortada

¿Cómo importar tu archivo de reservas CSV?

Prepara tu archivo CSV

Algunos criterios generales

  • Todos los campos obligatorios deben estar completos. Los campos obligatorios están marcados con un símbolo *
  • Las columnas deben tener los mismos nombres que la plantilla, pero el orden de las columnas puede ser diferente. La única excepción es el símbolo *, que puede ser eliminado si es necesario
  • Cualquier otra condición como formatos o límites de longitud debe ser respetada
  • La cantidad máxima de reservas para una carga es de 500. Se pueden realizar cargas adicionales

Los campos son los siguientes

  • guestEmail *: Debe ser un correo electrónico válido. La longitud máxima es de 255 caracteres
  • guestFirstName * // guestLastName *: Longitud máxima es de 127
  • guestName: Si falta, se compondrá del nombre y apellido del huésped. Longitud máxima es de 255
  • numberOfGuests*: Debe ser un número entero positivo. No validamos que la suma de adultos + niños + infantes difiera de la cantidad en este campo
  • numberOfAdults // numberOfChildren // numberOfInfants // numberOfPets: Solo pueden ser un número entero no negativo
  • arrivalDate */departureDate *: Se aceptan diferentes formatos. Si el formato es DD/MM/YYYY, debe ser específicamente elegido en el proceso de importación emergente
  • totalPrice *: Podemos aceptar tanto puntos como comas para decimales y hasta 2 decimales. Si se eligieron comas, los puntos podrían usarse como separadores de miles. Debe ser un número positivo y un máximo de 19 dígitos
  • currency: Debe estar en el código ISO 4217. Si falta, se tomará de la moneda del listado asociado. Máximo 10 caracteres
  • status *: Solo aceptamos "new", "canceled" o "ownerStay". Lea más sobre Owner Stays aquí
  • originChannel*: Texto libre para identificar el canal de origen. Máximo 50 caracteres. Agregaremos un campo en las reservas que mostrará el valor introducido aquí
  • channel: Solo para Vrbo, de lo contrario debe dejarse en blanco. La columna "originChannel" para fines de identificación
  • externalReservationId*: Cada reserva debe tener su ID individual y único. Debe ser un ID de reserva del canal de origen. Si encontramos otra reserva con el mismo ID, eliminaremos esa y crearemos una nueva. Texto libre con un máximo de 255 caracteres
  • hostawayListingId*: Id del listado en Hostaway. Normalmente viene después del nombre del listado. Debe ser un número entero positivo
  • phoneNumber: Se acepta cualquier formato. Máximo 32 caracteres
  • checkinTime // checkoutTime: Debe estar en formato de 24 horas y no AM/PM. Solo se aceptan números enteros del 0 al 23
    • Si estos campos se dejan en blanco, el sistema usará la hora de check-in y check-out del listado
    • Debe usar un formato de 24 horas con dos puntos, por ejemplo 11:30, 12:30, 13:30, y así sucesivamente
  • reservationDate: Para la fecha, se aceptan diferentes formatos. Si el formato es DD/MM/YYYY, debe ser específicamente elegido en el proceso de importación emergente. Para los horarios, identificaremos horarios comunes. No se necesita la hora exacta. Debe ingresarse en UTC
  • totalPaid and paymentMethod: completar estas 2 opciones generará 1 cargo pagado para reflejar cuánto se ha pagado hasta ahora. Esta es una gran herramienta para mantener actualizado el estado de pago
    • Para paymentMethod puede seleccionar de los siguientes valores en el menú desplegable de la plantilla: credit_card, vcc, cash, paypal, venmo, bank_transfer, bank_check, ota, y other
  • Financial fields (baseRate, cleaningFee, etc.): También es posible ingresar datos financieros por reserva. La suma de los componentes del precio total debería coincidir idealmente con el precio total en la reserva para ver correctamente el desglose del precio en la reserva
  • reservationAgreement: Estado opcional de la firma del contrato de alquiler para la reserva. Puede ser firmado, no_firmado o no_requerido. Si se deja vacío, se marcará como no_requerido.

Importar reservas

  1. Ve a tu Panel de Hostaway > Reservas
  2. Haz clic en el botón "Importar Reservas" en la esquina superior derecha
  3. Se mostrará una ventana emergente con las opciones de formato disponibles

mceclip0.png


Formato de fecha

  • Automático: Identificará y procesará correctamente (casi) todos los formatos comunes
  • DD/MM/AAAA: Este puede ser un caso común en el que la opción automática no procesará correctamente, por lo que solo en este caso debe elegirse. También funcionará si la fecha es D/M/AAAA

Separador de decimales para precios

  • Coma decimal: Usada para separar miles
  • Punto decimal: Usado para separar miles

Después de hacer clic en "Siguiente", necesitarás elegir las características que se verán afectadas de la misma manera que lo harías si obtuviéramos estas reservas directamente de los canales.

 

Seleccionar características

Las reservas importadas bloquearán el calendario por defecto, bloqueando fechas cuando sea necesario y mostrando las reservas. Como ejemplo, podrías querer importar una reserva pero no crear automatización de mensajes. Las opciones son:

  • Automatización de Mensajes
  • Auto-tareas
  • Auto-pagos

 

Descargo de responsabilidad para la Importación de Reservas CSV

  • Por favor, tenga en cuenta que la creación de los pagos automáticos en una reserva dependerá de la fecha de creación de la reserva. Por ejemplo, si la fecha de creación de la reserva importada es anterior a la fecha de conexión del pago automático al listado, el sistema no generará un pago automático.
  • Si el proceso se realiza correctamente, se mostrará un mensaje de éxito. De lo contrario, se mostrará una lista de errores, identificando las filas con problemas y los campos de esas filas. Por esta razón, recomendamos que solo actualice CSVs que contengan reservas que aún no se hayan ingresado en Hostaway.
  • Para evitar duplicar reservas al cargar este CSV varias veces, verificaremos el externalReservationId, lo que significa que cada reserva debe tener su ID individual y único. Si encontramos un duplicado, eliminaremos esa reserva y la agregaremos nuevamente, dando una opción para actualizar los datos.
  • Si una reserva ha sido realizada a través de un canal como Airbnb y la misma reserva está presente en el archivo CSV usando el mismo externalReservationId, no eliminaremos y crearemos una nueva reserva. En tales casos, se agregará una nueva reserva del CSV, lo que resultará en una doble reserva.
  • Al importar reservas a través de CSV, tenga en cuenta que dejar ciertas opciones de casillas de verificación sin marcar, como la opción "Automatización de Mensajes", no evitará que se activen automatizaciones o tareas bajo ciertas condiciones.
    • Casilla de Automatización de Mensajes: Dejar la casilla "Automatización de Mensajes" sin marcar evitará que se envíen mensajes automáticos en el momento de la creación de la reserva. Sin embargo, no excluye las automatizaciones activadas por otros eventos, como los desencadenantes "Después de la Reserva", siempre que se cumplan las condiciones para esas automatizaciones.
    • Tareas y Otras Modificaciones: Incluso si la casilla para la automatización de mensajes está desmarcada, las tareas, códigos de acceso y otras modificaciones aún pueden programarse o procesarse, dependiendo de otros desencadenantes y condiciones. Estas no son prevenidas por la casilla, ya que solo desactiva la generación de mensajes durante el evento de creación de la reserva.
    • Automatizaciones y Desencadenantes: Si tiene habilitado "Siempre activar" para ciertos eventos, las automatizaciones aún pueden activarse basándose en modificaciones a la reserva después de la creación. Esto incluye condiciones como después de que una reserva se actualiza u otros desencadenantes específicos de eventos.

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