Come utilizzare la funzione Dichiarazione del Proprietario?

Prima di utilizzare la Dichiarazione del Proprietario, dovresti leggere i seguenti articoli:

1. Report Finanziari: Aggiunta di formule personalizzate
2. Gestione Utenti: Creazione di utenti

Cos'è una Dichiarazione del Proprietario?

Le Dichiarazioni del Proprietario sono dichiarazioni finanziarie che puoi creare per te stesso o per i tuoi proprietari per tenere traccia di come stanno andando i tuoi annunci. 

Guarda il seguente video in cui spieghiamo le principali funzionalità delle Dichiarazioni del Proprietario in modo che tu possa iniziare a usarle subito e sfruttarne tutto il potenziale. 

Crea una Dichiarazione del Proprietario

Per creare una Dichiarazione del Proprietario segui i seguenti passaggi:

1. Vai alla tua Dashboard Hostaway > Dichiarazioni del Proprietario
2. Clicca su "Nuovo" > Inserisci un titolo
3. Una volta creata, puoi selezionare e tornare a una Dichiarazione creata cliccando sul menu a tendina

Note

• Se crei una nuova dichiarazione con lo stesso nome di una esistente, sostituirà quella vecchia
• Per creare rapidamente una nuova dichiarazione basata su una esistente segui i seguenti passaggi:
  1. Apri una dichiarazione esistente per un proprietario/annuncio (es. "Proprietario X, Marzo 2024")
  2. Cambia semplicemente le date
  3. Clicca su "Salva" e dagli un nome diverso (es. "Proprietario X, Aprile 2024")
• La Dichiarazione del Proprietario mantiene i numeri esatti che avevano al momento del salvataggio, anche se le prenotazioni hanno avuto delle modifiche o se le formule utilizzate sono state modificate. Ecco perché puoi usare il pulsante Aggiorna che aggiornerà i numeri
• I filtri di data supportano fino a un anno
• Cambiare i filtri o assegnare proprietari alla dichiarazione aggiornerà automaticamente i filtri. Raccomandiamo vivamente di impostare prima i filtri e gli utenti per evitare di perdere dati

Attività di noleggio e Spese & Extra

Riepilogo

Innanzitutto, puoi vedere un riepilogo a seconda delle date e delle altre informazioni che hai selezionato nella sezione filtro.

Di seguito, vedrai 5 icone con 5 valori. Questi sono i risultati delle formule che hai precedentemente creato. Puoi selezionare fino a cinque formule da mostrare. Per cambiarle, fai clic su Modifica:

Attività di Affitto

Qui, puoi vedere un riepilogo delle prenotazioni che hai ricevuto, a seconda dei filtri selezionati. Queste prenotazioni appariranno nel PDF scaricato.

Puoi aggiungere quante colonne desideri facendo clic sull'icona ingranaggio a destra. Il PDF scaricato può supportare 12-13 colonne (in orizzontale). Si adatterà in base alla quantità di colonne selezionate.

Note

• "Nome ospite" non è una colonna obbligatoria
• Quando si utilizza l'evento "calendario", le "Notti" non sono il numero di notti nella prenotazione. Sono il numero di notti trascorse, in base ai tuoi filtri, ad esempio un ospite effettua il check-in il 1° settembre e il check-out il 9 settembre. In questo caso, se stai filtrando dal 1° settembre al 1° settembre, mostrerà 1 notte. Perché solo 1 notte può essere considerata in questo intervallo di date.

Spese & Extra

Qui, puoi aggiungere spese ed extra che appariranno nel PDF scaricato. Per aggiungere spese, fai clic sul pulsante aggiungi. Poi puoi inserire tutte le informazioni. Le spese e gli extra creati da un rendiconto del proprietario non saranno registrati fino a quando il rendiconto del proprietario non sarà salvato, quindi assicurati di farlo prima di aggiornare i dati.
Nota che l'importo può essere positivo o negativo. Inoltre, tieni presente che la colonna "Categorie" non apparirà nel PDF.

Le spese e gli extra vengono recuperati in base a 2 condizioni:

1. Annuncio + data corrispondono ai filtri
   Oppure
2. Proprietario + data corrispondono ai filtri (e assegnazione del proprietario)

Totale Generale

• Nel Totale Generale, puoi selezionare le Formule che desideri mostrare nel PDF scaricato
• Il sistema aggiungerà quindi tutti i totali delle formule insieme, con le spese e gli extra

Assegna Proprietari

Sarai in grado di assegnare questa dichiarazione a un Utente. La dichiarazione sarà accessibile dagli utenti assegnati con permessi di visualizzazione per le dichiarazioni del Proprietario. Per saperne di più su come creare un nuovo utente leggi questo articolo.

Raccomandiamo vivamente di assegnare inizialmente la dichiarazione del proprietario, poiché cambiare l'assegnazione del proprietario aggiornerà i dati cercando di trovare nuove corrispondenze per la sezione delle spese e degli extra.

Note

• Gli utenti con un livello di accesso Admin hanno accesso a tutte le Dichiarazioni del Proprietario

• Gli utenti senza accesso di livello Admin, ma che hanno permessi di 'Creazione' delle dichiarazioni del proprietario, possono creare una dichiarazione ma una volta salvata non possono vederla finché un utente con accesso di livello Admin non la assegna a quell'utente

Scarica

Le Dichiarazioni del Proprietario di Hostaway ti permettono di scaricare questi report nei seguenti formati: pdf, xlsx e solo gli allegati in un file zip.

Dichiarazione del Proprietario (pdf)

Puoi scaricare il PDF e inviarlo via email. Per scaricare il report, dovresti cliccare sul pulsante Scarica. Riceverai un PDF con tutte le informazioni che hai precedentemente selezionato. Durante il download, per favore passa a orizzontale + A4 (questa è un'impostazione una tantum, il browser ricorderà la configurazione per i download futuri).

Quando clicchi sull'opzione Dichiarazione del Proprietario (pdf) il comportamento previsto della funzione di stampa è:

• Se vengono selezionate 10 o più colonne, verrà visualizzato un carattere di dimensione 11px e applicato uno zoom dell'85%
• Se vengono selezionate 13 o più colonne, verrà applicata l'interruzione di riga per i nomi delle colonne
• Di default, utilizza un carattere di dimensione 12px

File Excel (xlsx)

Puoi anche scaricare le Dichiarazioni del Proprietario come file Excel!

Questa opzione ti permette di apportare facilmente modifiche e personalizzare o modificare le dichiarazioni del proprietario. Il formato predefinito (xlsx) è anche perfettamente compatibile con Google Sheets e altre applicazioni di fogli di calcolo.

Questa opzione è disponibile nelle sezioni Crea & Modifica e Gestisci Dichiarazioni per ogni dichiarazione salvata.

Scaricherà i dati più recentemente salvati in un formato molto simile alla nostra versione PDF, permettendo una facile personalizzazione e la possibilità di salvare come PDF se desiderato.

Allegati

Infine, puoi scaricare un file zip con gli allegati della Dichiarazione del Proprietario.

Gestisci Dichiarazioni del Proprietario

Questa scheda ti permette di filtrare, eliminare, archiviare e assegnare dichiarazioni del proprietario.

• Il filtraggio consente di cercare dichiarazioni e punti salienti per proprietario e vedere la somma totale per quel proprietario
• Sono disponibili azioni di archiviazione e cancellazione. La cancellazione rimuove definitivamente la dichiarazione, mentre l'archiviazione la "nasconde" dai filtri ma può essere recuperata
• Alcune altre opzioni già esistenti, come l'assegnazione di dichiarazioni agli utenti (proprietari), sono disponibili per ciascuna delle dichiarazioni visualizzate. Si prega di notare che anche i permessi utente sono considerati qui per limitare filtri e azioni