Comment utiliser la fonctionnalité de relevé de propriétaire ?

Avant d'utiliser le relevé de propriétaire, vous devriez lire les articles suivants :

1. Rapports financiers : Ajouter des formules personnalisées
2. Gestion des utilisateurs : Création d'utilisateur

Qu'est-ce qu'un relevé de propriétaire ?

Les relevés de propriétaire sont des états financiers que vous pouvez créer pour vous-même ou vos propriétaires afin de suivre la performance de vos annonces. 

Veuillez regarder la vidéo suivante dans laquelle nous expliquons les principales fonctionnalités des relevés de propriétaire afin que vous puissiez commencer à les utiliser immédiatement et profiter de leur plein potentiel. 

Créer un relevé de propriétaire

Pour créer un relevé de propriétaire, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Allez sur votre tableau de bord Hostaway > Relevés de propriétaire
2. Cliquez sur "Nouveau" > Entrez un titre
3. Une fois créé, vous pouvez sélectionner et revenir à un relevé créé en cliquant sur le menu déroulant

Notes

• Si vous créez un nouveau relevé avec le même nom qu'un existant, il remplacera l'ancien
• Pour créer rapidement un nouveau relevé basé sur un existant, suivez les étapes suivantes :
  1. Ouvrez un relevé existant pour un propriétaire/annonce (par exemple "Propriétaire X, mars 2024")
  2. Changez simplement les dates
  3. Cliquez sur "Enregistrer" et donnez-lui un nom différent (par exemple "Propriétaire X, avril 2024")
• Le relevé de propriétaire conserve les chiffres exacts qu'ils avaient au moment de l'enregistrement, même si les réservations ont subi des modifications ou si les formules utilisées ont été modifiées. C'est pourquoi vous pouvez utiliser le bouton Actualiser qui mettra à jour les chiffres
• Les filtres de date prennent en charge jusqu'à un an
• Changer les filtres ou attribuer des propriétaires au relevé actualisera automatiquement les filtres. Nous recommandons fortement de définir d'abord les filtres et les utilisateurs pour éviter de manquer des données

Activité de location et Dépenses & Extras

Résumé

Tout d'abord, vous pouvez voir un résumé en fonction des dates et autres informations que vous avez sélectionnées dans la section filtre.

Ci-dessous, vous verrez 5 icônes avec 5 valeurs. Ce sont les résultats des formules que vous avez précédemment créées. Vous pouvez sélectionner jusqu'à cinq formules à afficher. Pour les modifier, cliquez sur Modifier :

Activité de location

Ici, vous pouvez voir un résumé des réservations que vous avez reçues, en fonction de vos filtres sélectionnés. Ces réservations apparaîtront sur le PDF téléchargé.

Vous pouvez ajouter autant de colonnes que vous le souhaitez en cliquant sur l'icône d'engrenage à droite. Le PDF téléchargé peut supporter 12-13 colonnes (en mode paysage). Il s'adaptera en fonction du nombre de colonnes sélectionnées.

Remarques

• "Nom de l'invité" n'est pas une colonne obligatoire
• Lors de l'utilisation de l'événement "calendrier", les "Nuits" ne sont pas le nombre de nuits dans la réservation. Ce sont le nombre de nuits écoulées, en fonction de vos filtres, c'est-à-dire qu'un invité s'enregistre le 1er septembre et part le 9 septembre. Dans ce cas, si vous filtrez du 1er septembre au 1er septembre, cela affichera 1 nuit. Parce qu'une seule nuit peut être considérée dans cette plage de dates.

Dépenses & Extras

Ici, vous pouvez ajouter des dépenses et des extras qui apparaîtront sur le PDF téléchargé. Pour ajouter des dépenses, cliquez sur le bouton d'ajout. Ensuite, vous pouvez entrer toutes les informations. Les dépenses et extras créés à partir d'un relevé de propriétaire ne seront pas enregistrés tant que le relevé de propriétaire n'est pas sauvegardé, alors assurez-vous de le faire avant de rafraîchir les données.
Notez que le montant peut être positif ou négatif. Veuillez également noter que la colonne "Catégories" n'apparaîtra pas dans le PDF.

Les dépenses et extras sont récupérés selon 2 conditions :

1. L'annonce + la date correspondent aux filtres
   Ou
2. Le propriétaire + la date correspondent aux filtres (et à l'assignation du propriétaire)

Total général

• Dans le Total général, vous pouvez sélectionner les formules que vous souhaitez afficher dans le PDF téléchargé
• Le système ajoutera ensuite tous les totaux des formules ensemble, avec les dépenses et extras

Assigner des propriétaires

Vous pourrez attribuer cette déclaration à un utilisateur. La déclaration sera accessible par les utilisateurs assignés avec des permissions de visualisation pour les déclarations de propriétaire. Pour en savoir plus sur la création d'un nouvel utilisateur, lisez cet article.

Nous recommandons fortement d'attribuer la déclaration du propriétaire en premier, car changer l'assignation du propriétaire actualisera les données en essayant de trouver de nouvelles correspondances pour la section des dépenses et des extras.

Notes

• Les utilisateurs avec un niveau d'accès Admin ont accès à toutes les déclarations de propriétaire

• Les utilisateurs sans accès de niveau Admin, mais qui ont des permissions de 'Création' de déclaration de propriétaire peuvent créer une déclaration mais une fois enregistrée, ils ne peuvent pas la voir jusqu'à ce qu'un utilisateur avec un accès de niveau Admin l'assigne à cet utilisateur

Télécharger

Les déclarations de propriétaire Hostaway vous permettent de télécharger ces rapports dans les formats suivants : pdf, xlsx, et uniquement les pièces jointes dans un fichier zip.

Déclaration de propriétaire (pdf)

Vous pouvez télécharger le PDF et l'envoyer par email. Pour télécharger le rapport, vous devez cliquer sur le bouton Télécharger. Vous obtiendrez un PDF avec toutes les informations que vous avez précédemment sélectionnées. Lors du téléchargement, veuillez passer en mode paysage + A4 (c'est un réglage unique, le navigateur se souviendra de la configuration pour les téléchargements futurs).

Lorsque vous cliquez sur l'option Déclaration de propriétaire (pdf), le comportement attendu de la fonction d'impression est :

• Si 10 colonnes ou plus sont sélectionnées, alors il affichera une taille de police de 11px et appliquera un zoom de 85%
• Si 13 colonnes ou plus sont sélectionnées, alors il appliquera un retour à la ligne pour les noms de colonnes
• Par défaut, il utilise une taille de police de 12px

Fichier Excel (xlsx)

Vous pouvez également télécharger les déclarations de propriétaire sous forme de fichier Excel !

Cette option vous permet de faire facilement des ajustements et de personnaliser ou modifier les déclarations de propriétaire. Le format par défaut (xlsx) est également parfaitement compatible avec Google Sheets et d'autres applications de tableur.

Cette option est disponible dans les sections Créer & Modifier et Gérer les déclarations pour chaque déclaration enregistrée.

Il téléchargera les données les plus récemment enregistrées dans un format très similaire à notre version PDF, permettant une personnalisation facile et la possibilité de sauvegarder en tant que PDF si désiré.

Pièces jointes

Enfin, vous pouvez télécharger un fichier zip avec les pièces jointes de la déclaration de propriétaire.

Gérer les déclarations de propriétaire

Cet onglet vous permet de filtrer, supprimer, archiver et attribuer des déclarations de propriétaire.

• Le filtrage vous permet de rechercher des relevés et des surlignages par propriétaire et de voir la somme totale pour ce propriétaire
• Les actions d'archivage et de suppression sont disponibles. La suppression supprime définitivement le relevé, et l'archivage le "cache" des filtres mais il peut être récupéré
• D'autres options déjà existantes telles que l'attribution de relevés aux utilisateurs (propriétaires) sont disponibles pour chacun des relevés affichés. Veuillez noter que les autorisations des utilisateurs sont également prises en compte ici pour limiter les filtres et les actions