¿Cómo usar la función de Estado del Propietario?

Antes de usar el Estado del Propietario, debes leer los siguientes artículos:

1. Informes Financieros: Añadiendo fórmulas personalizadas
2. Gestión de Usuarios: Creación de usuarios

¿Qué es un Estado del Propietario?

Los Estados del Propietario son estados financieros que puedes crear para ti o para tus propietarios para hacer un seguimiento de cómo están funcionando tus anuncios. 

Por favor, mira el siguiente video en el que explicamos las principales funcionalidades de los Estados del Propietario para que puedas comenzar a usarlos de inmediato y aprovechar todo su potencial. 

Crear un Estado del Propietario

Para crear un Estado del Propietario, sigue los siguientes pasos:

1. Ve a tu Panel de Control de Hostaway > Estados del Propietario
2. Haz clic en "Nuevo" > Ingresa un título
3. Una vez creado, puedes seleccionar y volver a un Estado creado haciendo clic en el menú desplegable

Notas

• Si creas un nuevo estado con el mismo nombre que uno existente, reemplazará al antiguo
• Para crear rápidamente un nuevo estado basado en uno existente sigue los siguientes pasos:
  1. Abre un estado existente para un propietario/anuncio (por ejemplo, "Propietario X, marzo 2024")
  2. Simplemente cambia las fechas
  3. Haz clic en "Guardar" y dale un nombre diferente (por ejemplo, "Propietario X, abril 2024")
• El Estado del Propietario mantiene los números exactos que tenían en el momento de guardar, incluso si las reservas tuvieron algunas ediciones o si se modificaron las fórmulas utilizadas. Por eso puedes usar el botón de Actualizar que actualizará los números
• Los filtros de fecha admiten hasta un año
• Cambiar los filtros o asignar propietarios al estado actualizará automáticamente los filtros. Recomendamos encarecidamente establecer primero los filtros y los usuarios para evitar la pérdida de datos

Actividad de alquiler y Gastos & Extras

Resumen

Primero, puedes ver un resumen dependiendo de las fechas y otra información que hayas seleccionado en la sección de filtro.

A continuación, verás 5 iconos con 5 valores. Estos son los resultados de las fórmulas que has creado previamente. Puedes seleccionar hasta cinco fórmulas para mostrar. Para cambiarlas, haz clic en Editar:

Actividad de Alquiler

Aquí, puedes ver un resumen de las reservas que recibiste, dependiendo de los filtros seleccionados. Estas reservas aparecerán en el PDF descargado.

Puedes agregar tantas columnas como desees haciendo clic en el icono de engranaje a la derecha. El PDF descargado puede soportar 12-13 columnas (en orientación horizontal). Se adaptará el tamaño dependiendo de la cantidad de columnas seleccionadas.

Notas

• "Nombre del huésped" no es una columna obligatoria
• Al usar el evento "calendario", las "Noches" no son el número de noches en la reserva. Son el número de noches que han pasado, basadas en tus filtros, es decir, un huésped se registra el 1 de septiembre y se retira el 9 de septiembre. En este caso, si estás filtrando del 1 de septiembre al 1 de septiembre, mostrará 1 noche. Porque solo 1 noche puede considerarse en este rango de fechas.

Gastos y Extras

Aquí, puedes agregar gastos y extras que aparecerán en el PDF descargado. Para agregar gastos, haz clic en el botón de agregar. Luego puedes ingresar toda la información. Los gastos y extras creados a partir de un estado de cuenta del propietario no se registrarán hasta que el estado de cuenta del propietario se guarde, así que asegúrate de hacerlo antes de actualizar los datos.
Ten en cuenta que el Monto puede ser positivo o negativo. También ten en cuenta que la columna "Categorías" no aparecerá en el PDF.

Los gastos y extras se obtienen basados en 2 condiciones:

1. Listado + fecha coinciden con los filtros
   O
2. Propietario + fecha coinciden con los filtros (y asignación del propietario)

Total General

• En Total General, puedes seleccionar las Fórmulas que deseas mostrar en el PDF descargado
• El sistema luego sumará todos los totales de las fórmulas, con los gastos y extras

Asignar Propietarios

Podrás asignar esta declaración a un Usuario. La declaración será accesible por los usuarios asignados con permisos de visualización para declaraciones de Propietario. Para saber más sobre cómo crear un nuevo usuario, lee este artículo.

Recomendamos encarecidamente asignar la declaración del propietario al principio, porque cambiar la asignación del propietario actualizará los datos tratando de encontrar nuevas coincidencias para la sección de gastos y extras.

Notas

• Los usuarios con un nivel de acceso de Administrador tienen acceso a todas las Declaraciones de Propietario

• Los usuarios sin acceso de nivel Administrador, pero que tienen permisos para 'Crear' declaraciones de propietario, pueden crear una declaración, pero una vez guardada no pueden verla hasta que un usuario con acceso de nivel Administrador la asigne a ese usuario

Descargar

Las Declaraciones de Propietario de Hostaway te permiten descargar estos informes en los siguientes formatos: pdf, xlsx, y solo los adjuntos en un archivo zip.

Declaración de Propietario (pdf)

Puedes descargar el PDF y enviarlo por correo electrónico. Para descargar el informe, debes hacer clic en el botón de Descargar. Obtendrás un PDF con toda la información que hayas seleccionado previamente. Al descargar, por favor cambia a horizontal + A4 (esta es una configuración única, el navegador recordará la configuración para futuras descargas).

Cuando haces clic en la opción Declaración de Propietario (pdf), el comportamiento esperado de la función de impresión es:

• Si se seleccionan 10 o más columnas, se mostrará un tamaño de fuente de 11px y se aplicará un zoom del 85%
• Si se seleccionan 13 o más columnas, se aplicará un salto de línea para los nombres de las columnas
• Por defecto, se utiliza un tamaño de fuente de 12px

Archivo de Excel (xlsx)

¡También puedes descargar las Declaraciones de Propietario como un archivo de Excel!

Esta opción te permite hacer ajustes fácilmente y personalizar o modificar las declaraciones de propietario. El formato predeterminado (xlsx) también es perfectamente compatible con Google Sheets y otras aplicaciones de hojas de cálculo.

Esta opción está disponible en las secciones Crear y Editar y Administrar Declaraciones para cada declaración guardada.

Descargará los datos más recientemente guardados en un formato muy similar a nuestra versión en PDF, permitiendo una fácil personalización y la capacidad de guardar como PDF si se desea.

Adjuntos

Finalmente, puedes descargar un archivo zip con los adjuntos de la Declaración de Propietario.

Administrar Declaraciones de Propietario

Esta pestaña te permite filtrar, eliminar, archivar y asignar declaraciones de propietario.

• El filtrado te permite buscar declaraciones y resaltar por propietario y ver la suma total para ese propietario
• Las acciones de archivado y eliminación están disponibles. Eliminar elimina la declaración para siempre, y archivar la “oculta” de los filtros pero se puede recuperar
• Algunas otras opciones ya existentes, como asignar declaraciones a usuarios (propietarios), están disponibles para cada una de las declaraciones mostradas. Ten en cuenta que los permisos de usuario también se consideran aquí para limitar filtros y acciones